Электронная транспортная накладная с 1 сентября: почему не стоит откладывать переход на потом

Суть изменений

ЭТрН — это не бумажка, переведённая в PDF, а полноценный структурированный XML-документ, подписанный УКЭП и передаваемый через государственную систему ГИС ЭПД. Государство таким образом решает сразу несколько задач: снижает бумажный документооборот, ускоряет прохождение грузов через контрольные точки и делает более прозрачными цепочки НДС в транспортно-экспедиционных услугах.

До 1 сентября 2026 года ЭТрН — история добровольная, нужно согласие всех сторон сделки. После этой даты выбора не остаётся: изменения закреплены Федеральным законом № 140-ФЗ от 07.06.2025, который правит Устав автомобильного транспорта (259-ФЗ).

Ключевое, что стоит зафиксировать для себя:

• ЭТрН обязательна для коммерческих перевозок автомобильным, железнодорожным и воздушным транспортом.
• В электронный формат переходят также заказ-наряд, заявка на перевозку, экспедиторская и складская расписки, поручение экспедитору.
• Экспедиторам нужно зарегистрироваться в реестре ГосЛог — регистрация открыта с 1 марта 2026 года.

Есть перечень исключений (Приказ Минтранса № 262 от 01.06.2026) — перевозки для Минобороны, сделки с иностранными участниками вне РАФП, каботаж из ЕАЭС, личные перевозки, технические сбои систем, отсутствие интернета в отдельных населённых пунктах, совпадение отправителя и получателя, перевозка драгметаллов. Но даже при исключении электронный путевой лист остаётся обязательным для всех.

Кто за что отвечает

Если у вас в бизнес-процессах участвует несколько сторон, важно понимать зоны ответственности каждой:

• Грузоотправитель формирует данные о грузе, транспорте, водителе, маршруте и подписывает документ своей УКЭП.
• Перевозчик подтверждает приём груза, фиксирует замены водителя или ТС и подтверждает передачу груза получателю.
• Грузополучатель фиксирует фактическое количество и состояние груза при приёмке, вносит претензии при их наличии.
• Экспедитор (если привлечён) координирует стороны и оформляет сопутствующие электронные документы через ГИС ЭПД.

Цена за игнорирование требований

С 1 сентября 2026 года отсутствие ЭТрН приравнивается к перевозке без сопроводительных документов вообще. Штрафы по ст. 11.14.3 КоАП РФ ощутимые: должностные лица и ИП — 25 000–50 000 рублей, юрлица — 100 000–300 000 рублей. Отдельно за отсутствие документов у водителя на проверке ГИБДД — штраф 500 рублей или предупреждение (ст. 12.3 КоАП РФ).

Есть переходный период до 1 марта 2027 года, когда за отсутствие ЭТрН выносится только предупреждение при корректно оформленных бумажных документах. Но откладывать подготовку до последнего момента — плохая идея: интеграция с оператором ИС ЭПД и обучение сотрудников требуют времени, и если затянуть на старте, можно столкнуться с ошибками уже после отмены льготного режима. Плюс отдельный риск для тех, кто работает с вычетом НДС — при камеральной проверке налоговая может запросить ЭТрН для подтверждения реальности операции.

Что делать уже сейчас

1. Проверить УКЭП руководителя, оформить машиночитаемые доверенности (МЧД) для сотрудников, подписывающих документы по доверенности.
2. Выбрать оператора ИС ЭПД — актуальный реестр есть на сайте Минтранса; при выборе важно смотреть на совместимость с 1С/SAP, наличие приложения для водителей и стоимость.
3. Настроить учётную систему для автозаполнения реквизитов ЭТрН на основе уже сформированных отгрузочных документов.
4. Обучить сотрудников — диспетчеров, водителей, кладовщиков и бухгалтерию.
5. Согласовать переход с контрагентами и подписать допсоглашения об электронном документообороте.
6. Провести тестовые рейсы до 1 сентября, чтобы отработать процесс и убрать технические ошибки.