Цифровизация грузоперевозок: основные правила электронного документооборота

Осенью 2026 года сферу грузоперевозок ждёт серьёзное техническое изменение. Согласно требованиям ФЗ № 140, вступившего в силу 7 июня, с 1 сентября 2026 года основные перевозочные документы — транспортные накладные, заявки/заказы на перевозку, экспедиторские документы и т.д. — должны оформляться только в электронном виде. Причём данная обязанность касается всех участников процесса: отправителей, перевозчиков и получателей.

Даже если компания заказала себе в офис расходники или канцтовары, с точки зрения закона она выступает получателем товара и с 1 сентября должна будет вести документооборот с поставщиком в электронном виде.

Как вводилось регулирование

В сфере грузоперевозок электронный документооборот вводился поэтапно:

1. Первоначально его порядок был прописан в постановлении Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200, утверждавшим общие правила перевозок грузов автомобильным транспортом.
2. В мае 2022 года постановлением № 931 Правительство РФ утвердило правила обмена электронными передаточными документами (ЭПД) между участниками грузоперевозок.
3. С 1 сентября 2022 года начала работать Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), оператором которой стал Минтранс РФ. Министерство утвердило список компаний-посредников, внедривших собственные информационные системы (ИС ЭПД) для передачи документов от участников перевозки в основную систему — так же, как разные операторы ЭДО используют собственное программное обеспечение.

Изначально использование ЭПД происходило на добровольной основе. Уже тогда стали видны преимущества: выросла скорость обмена документами и взаиморасчётов между участниками перевозки, повысился уровень защиты данных по сделкам, сократился риск ошибок при оформлении документов, упростилось взаимодействие с ФНС и другими ведомствами. Теперь ФЗ № 140 делает использование ЭПД и данной государственной системы обязательным, за исключением отдельных случаев.

Что такое ЭПД и как подключиться к ИС ЭПД

Электронный перевозочный документ, или ЭПД — это файл в формате XML. Он является полным цифровым аналогом оригинала бумажного транспортного документа, с той же юридической значимостью. Такой формат хорошо знаком компаниям — плательщикам НДС, которые через систему ЭДО обмениваются с контрагентами универсальными передаточными документами.

Важный нюанс: ИС ЭПД отличается от обычного ЭДО — это две совершенно разные системы, поэтому участники грузоперевозок, включая получателей товара, должны использовать их одновременно.

Подключение к ИС ЭПД происходит в три этапа:

1. Заключить договор с одной из компаний-операторов ИС ЭПД — важно, чтобы она была включена в реестр Минтранса РФ, других вариантов закон не допускает.
2. Оформить электронные подписи. Руководителям компании-отправителя/перевозчика/получателя груза или представляющим её сотрудникам потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП) — руководители оформляют её только в УЦ ФНС, остальные — в любом аккредитованном коммерческом УЦ из реестра Минцифры, плюс машиночитаемая доверенность (МЧД). Водителям, экспедиторам и складским работникам обычно достаточно простой электронной подписи (ПЭП) — кода в мессенджер или по СМС; в отдельных случаях требуется неквалифицированная подпись (НЭП) через сервис «Госключ».
3. Установить программное обеспечение от оператора ГИС ЭПД (или использовать веб-версию) и обучить персонал работе с ним.

Как проходит обмен ЭПД

Процесс обмена ЭПД сложнее, чем обмен документами в обычном ЭДО, хотя бы потому, что в нём участвует больше сторон:

1. Грузоотправитель создаёт электронную транспортную накладную, подписывает её КЭП и отправляет оператору ИС ЭПД — документ получает уникальный идентификатор.
2. Оператор проверяет формат XML, действительность подписи, уникальность идентификатора и корректность полей; при отсутствии ошибок документ передаётся в ГИС ЭПД и рассылается остальным участникам.
3. Водитель в мобильном приложении оператора фиксирует приём груза с помощью ПЭП или НЭП — система обновляет статус в ГИС ЭПД.
4. Представитель перевозчика подписывает свой титул КЭП (с приложением МЧД, если подписывает не руководитель).
5. После доставки водитель снова фиксирует факт, а получатель и перевозчик закрывают документооборот своими подписями — на этом обмен считается завершённым.

Когда можно использовать бумагу

Отдельным приказом Минтранса РФ № 115 от 3 апреля 2026 года (вступает в силу тоже с 1 сентября) предусмотрены исключения из обязательного электронного документооборота:

1. перевозки в условиях военного положения и чрезвычайных ситуаций, а также осуществляемые для нужд органов власти;
2. перевозки, не связанные с предпринимательской деятельностью — например, когда груз доставляется физическому лицу для личных, семейных или бытовых нужд, либо когда компания перевозит груз для себя собственным транспортом.

Что грозит бизнесу при игнорировании требования

Если участники грузоперевозки проигнорируют обязанность обмена ЭПД или допустят ошибки в оформлении, ФНС может отказать в учёте расходов по перевозке. Именно поэтому переход на электронный документооборот стоит начинать не только со своей компании, но и с проверки контрагентов — уточнить, подключены ли они к реестру операторов ИС ЭПД и готовы ли обмениваться электронными перевозочными документами к 1 сентября. Это особенно важно для компаний, у которых много разовых или нерегулярных поставщиков — именно там риск столкнуться с бумажным документом вместо электронного выше всего.