Думаем, вам хотелось бы узнать что скрывают ваши подчиненные, ведь это напрямую влияет на эффективность работы всей компании. Согласно исследованию, проведенному компанией HeadHunter, 60% сотрудников обманывают своего руководителя. Одна из самых частых причин обмана — занятие посторонними делами в рабочее время. Эта ложь напрямую не приносит большого вреда, по сравнению с хищениями, уводом клиентов к конкурентам или в собственную компанию. Но косвенно это приводит к огромным убыткам, особенно если смотреть на перспективу.

Консалтинговая компаниия ФБК еще в 2012 г. в своих исследованиях указали, что значительная часть рабочего времени сотрудниками используется на просиживание в соцсетях. А ведь за это время количество таких увлекательных ресурсов только увеличилось. Социальные сети мешают сосредоточиться и сильно отвлекают от работы, от этого страдает не только работник, из-за этого не успевающий сдать проект, но и клиенты, которые ждут выполненную работу.

Причины низкой производительности труда работников

Частые перекуры и другие отлучки

Рабочее время предусмотрено для работы, если сотрудник не понимает этого, нужно поговорить с ним и объяснить ситуацию. Чаще всего это помогает, а если нет — нужно вводить штрафы — это самый эффективный способ решить проблему. Бывают ситуации, что сотруднику действительно нужно отлучиться — нужно учесть эти моменты. Лучше всего тем сотрудникам, которые всегда работают по будням разрешать брать один отгул в месяц по заявлению — тогда они будут спокойно работать остальные дни без всяких отпрашиваний. Для перекуров и отдыха лучше всего также регламентировать время — 30 мин или 1 час — обеденный перерыв, а также перерывы примерно каждые 2 часа на 10-15 минут. Этого времени будет достаточно, чтобы отвлечься и отдохнуть, а жесткие временные рамки не позволят перерыву затянуться, при условии должного контроля — например специальная программа выдаст окно на рабочий стол: «Перерыв закончен, пора приступить к работе».

Опоздания

Для того, чтобы избежать опозданий — введите короткие утренние совещания, лучше — каждое в своем отделе. Это позволит собрать всех работников вовремя — они будут стараться не опаздывать, потому что будут знать, что все их ждут и их опоздание не останется незамеченным. Также часто сотрудники опаздывают, потому что с работой их разделяет долгая дорога, а вместе с ней и все атрибуты — пробки, ожидание общественного транспорта, либо трудности с парковкой, усталость от поездки и прочее. Вывод — если есть возможность, нанимайте тех, кто живет неподалеку или планирует переехать, это сэкономит время и вам и работникам. Рекомендуемое время, которое потребуется работнику ежедневно для того, чтобы добраться до работы — не более 30 минут в одну сторону. Как вариант — переход на удаленную работу. По опыту многих компаний, с опозданиями после этой меры было покончено раз и навсегда.

То же самое, что с «растянутым» временем, выделенным на обед. 10-15 минут ежедневного опоздания выливаются в 4-5 часов недоработанного времени в месяц. В целях борьбы с этим нарушением в некоторых автосалонах ввели систему карточек. При приходе на работу сотрудник проводит картой по специальному аппарату — рабочее время началось, и в конце дня — рабочее время закончилось. При накоплении за месяц более трех опозданий или уходов домой раньше времени сотруднику начислялся штраф на зарплату 500 руб. Сотрудники резко стали пунктуальными.

Для контроля прихода/ухода сотрудника также может работать такая система. В автосалоне сидит сотрудник банка для оформления кредитов прямо в автосалоне. Руководство банка не может лично контролировать приход и уход сотрудника. Поэтому при приходе на работу сотрудник по почте или скайпу отписывается своему руководителю всего два слова «Доброе утро», а уходя с работы пишет «Работа окончена, в приложении отчет о сделанных работах за день». Время отправления письма считается временем начала и конца работы сотрудника. Таким образом, приходя на работу, сотрудник должен рассчитывать, что ему нужно время переодеться, собраться, подготовить рабочее место, включить компьютер и только тогда начнется его рабочее время, а не тогда, когда он зашел в офис в 8.59, а работу в итоге начал в 9.15 и задержал клиента.

Эффективен ли такой способ контроля работы сотрудников? Многие эксперты ставят под сомнение данные методы. В современных компаниях используют системы учета рабочего времени, это позволяет сохранить деловые отношения и эффективно контролировать сотрудников в рабочее время.

Отсутствие плана на день

Отсутствие ежедневного плана приводит к тому, что сотрудник может просто забыть, что ему нужно сделать. Для того, чтобы не забыл, можно напоминать, а можно предложить вести план. Можно вести и в блокноте, главное, чтобы он был всегда под рукой. Но лучше всего это делать в специальной программе с удобным интерфейсом и широкими возможностями для контроля.

Отсутствие контроля

Вашим сотрудникам нужен контроль, даже не сомневайтесь. Рядовой сотрудник расслабляется, если его не контролируют и начинает заниматься своими делами, болтовней или серфингом в интернете. К чему это приведет? Конечно, к снижению результатов работы компании. Особенно если таких работников будет много — потери трудно будет не заметить. Рекомендуем контролировать работников и делать это разными способами.

К нам обращаются компании, которые хотят установить систему не только для учета рабочего времени, но и для контроля персонала — это говорит о доверии к компании и отличном качестве работы программы.

Способы организации труда работников — их плюсы и минусы

Применение системы учета рабочего времени

Такая система — самый лучший способ организации труда офисных работников. Она делает контроль легким и точным, учитывает мельчайшие нюансы, которые не заметит человек. Использование специального программного обеспечения дает возможность снять с себя функцию надзирателя и предоставить все компьютеру. Периодически нужно будет только проверять отчеты, сформированные системой и делать выводы о работе персонала.

Пример скриншота программы:

Учет времени работником самостоятельно

Этот способ имеет свои преимущества. Работник сам составляет себе расписание и придерживается его, а затем ставит фактическое время работы. Но такой способ не всегда работает по причине забывчивости сотрудника, а также неточности измерений. Хотите сделать способ более эффективным — проверяйте отчеты лично каждый день. Но что стоит дороже — специальное ПО или ваше время?

Совещания

Это способ организации труда популярен во многих компаниях. Чаще всего он приносит результаты, но время и силы, потраченное на организацию и их проведение не оправдывают применение. Совещания могут быть полезны, но нужно сразу ставить конкретные вопросы и не отклоняться от них. Также лучше сократить количество участников — пригласить только ключевых работников и с ними обсудить все важные вопросы.

Отчеты

Отчетность играет важную роль в сфере организации труда. Ведь в отчете отражен конечный результат труда работника, а видеть результаты своего труда, значит видеть ошибки и слабые стороны, которые можно улучшить. Если каждый озадачится этим вопросом, повысится общая продуктивность коллектива.

Еще о системе учета рабочего времени

Фишками системы являются:

1. гибкая система фильтрации данных — она уменьшает время, потраченное на отслеживание качества работы подчиненных и позволяет выявить точные причины срыва сроков и ошибок в организации,
2. статистика в реальном времени — позволяет оперативно реагировать на нарушения, «по горячим следам» это сделать проще и дает возможность выявить ошибки на любом этапе работы,
3. мониторинг удаленных сотрудников — это могут быть работники филиалов, региональных представительств, внештатные или находящиеся в командировке сотрудники. Система имеет возможность объединить всех этих работников и показывать по ним общую статистику,
4. систему невозможно обмануть — использование прокси-сервера или зеркала сайта не поможет — программа фиксирует любые нарушения.

У нас накоплена некоторая статистика от клиентов и мы хотели бы поделиться с вами этим опытом:

1. Экономия времени на ведении учета сотрудниками и вашего времени на чтение всех этих отчетов — может составлять до нескольких часов в неделю.
2. Экономия средств компании на нерациональном использовании рабочего времени сотрудниками — может составлять до 50% фонда оплаты труда.

1. Риск обмана подчиненными сводится к нулю — сотрудники не смогут «подсидеть» коллегу, присвоить результаты чужого труда и перестанут заниматься посторонними делами в рабочее время.

Заключение

В наш информационный век система учета рабочего времени — единственный оптимальный способ эффективно организовать работу сотрудников. Это подтверждено отзывами многих компаний среднего и крупного бизнеса. Учет и контроль в организации труда — важнейшие элементы процесса. Доверьте их профессионалам Bitcop.