Главное Свежее Вакансии Образование
185 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Как организовать учет финансов без дополнительных затрат?

Не каждому бизнесу нужны сложные платные системы учета финансов с красивыми графиками и яркой визуализацией. Небольшие компании могут обойтись более легкими и простыми сервисами. И один из таких способов – Google таблицу - мы рассмотрим в этой статье.

Главные функции Google таблицы


Мы не только собрали полноценную систему для финансового учета в обычных Google таблицах, но и создали для нее отдельного Telegram-бота. Он позволяет контролировать изменения в таблице с мобильного устройства, чем существенно упрощает систему учета.

1. Теперь вы можете легко создать копию таблицы, внести в нее персональные настройки и дать доступ другому пользователю к Telegram-боту. Получится удобная и слаженная работа с финансами компании сразу для нескольких пользователей. Участники процесса могут вводить данные как напрямую через таблицу, так и через бот — данные просто отобразятся в нужных графах.

2. К таблице также привязана База Данных FireBase. Это позволяет восстановить данные в случае их утери с листа «Учет финансов», а также чтобы избежать торможения в работе таблицы.

3. Все показатели автоматически рассчитываются на основе учетных данных. В режиме онлайн вам показывается отчет об остатках средств, движении денег, выплат сотрудникам и контрагентам по периодам, финансы проектов и направлений, отчеты об убытках и прибыли.

Пошаговая настройка таблицы


1. Получить таблицу для старта работы можно, заполнив форму на сайте: https://www.helpexcel.pro/service

2. Открываем исходник и создаем копию на своем Google Диске: выбираем в главном меню «Файл» — «Создать копию».


3. Заполняем необходимые данные в справочниках.

Подробный процесс подготовки таблицы мы записали в этом видео.

Заполнять необходимо только красные столбцы. Синие нужны только для автоматических формул: если поменять в них данные, работа таблицы будет нарушена.

Лист «Проекты»


Создан для учета ваших направлений деятельности или проектов. Позволяет в дальнейшем фиксировать операции и видеть сводные финансы по каждому из них. Проектам необходим статус «В работе», чтобы они были доступны при записи учетных операций. Обязательно нажмите кнопку «Сохранить» на листе «Справочник» после того, как внесли изменения в «Проекты». Это необходимо для корректной работы Telegram бота.

Лист «Справочник»: разделы и описание


Статьи ДДС. Раздел для ввода всех видов поступлений и трат в компании. Список не стоит чрезмерно обобщать или детализировать. Например, создавать отдельную категорию для оплачиваемой раз в год доставки, нет особого смысла. Старайтесь продумать список статей примерно на год пользования таблицей, чтобы изменять его как можно реже и не терять важные показатели. Технические статьи для перемещения финансов между счетами создавайте обязательно.

Тип операции. Любая статья ДДС в этом шаблоне может быть или доходной, или расходной. Указание типа операции нужно для правильного подсчета остатков на счетах.

Статьи P&L или отчет о прибылях и убытках в таблице строится кассовым методом. Каждая операция имеет дату начисления. Она определяет период отображения операций в отчете. Статьи ДДС группируются статьями прибылей и убытков. К одной статье PL может относиться несколько статей ДДС. Так выделяются составляющие, которые являются основанием для расчета прибыли.

Тип оплаты. Здесь указывается полный список ваших счетов, в том числе и резервных, для расчета остатков средств.

Контрагент/сотрудник. Добавляйте сюда тех, с кем постоянно совершаете взаиморасчеты. В одноименном отчете будут показаны сводные выплаты по каждому из указанных участников.

Нажмите кнопку «Сохранить» в верхней части листа после внесения всех данных. Затем откроется диалоговое окно авторизации. Процесс прохождения авторизации подробно показан на видео выше.


Как подключить Telegram-бота?


1. Открываем лист «Пользователи бота» и вводим имена и телефоны зарегистрированных в Telegram пользователей. Ставим галочку в столбце «Доступ».


2. Жмем кнопку «Сохранить» вверху таблицы. Указанные на этом листе пользователи переходят в Telegram, находят в поиске бота @help_excel_finances_bot и принимают пользовательское соглашение.


Далее нужно ввести свой номер телефона в формате +79.... Бот подключится к вашей таблице, и можно начинать работу с данными.


Почему связка бота и таблицы — бесплатная?


Связка бота и таблицы — наша демонстрация простоты создания подобных сервисов. Между тем, возможностей такого варианта учета достаточно для многих представителей малого бизнеса. Мы создавали Google таблицу на основе обратной связи от многих пользователей наших шаблонов и старались учесть максимальное количество их пожеланий. Наша задача — показать ее удобство, функциональность и простоту для решения подобных задач в небольших компаниях. Поэтому, делать эти функции платными мы не планируем.

Но по вопросам персональных настроек, смело пишите нам.

Видеообзор для тех, у кого остались вопросы по работе сервиса — тут.

Лист «Учет финансов».


Информацию в этот раздел можно занести через бот или сразу в столбцы таблицы. После изменения или добавления данных надо нажать кнопку «Сохранить».

Кнопка «Обновить» обновляет содержимое листа данными из базы за определенный период дат. Ее также необходимо нажать, чтобы увидеть данные, введенные через Telegram-бот.


Кнопка «Удалить» удаляет отмеченные галочками операции в столбце с таким же названием.

Важный момент — временной диапазон, который мы выбираем в верхней части. Если нажать кнопку «Обновить» или «Сохранить», в таблице отобразятся данные только за выбранный период времени. Сами данные хранятся в FireBase. Такой подход не перегружает таблицу большим количеством строк и помогает избежать торможения в работе.

Каждое поле — это самостоятельная аналитика для построения отчетов, приведенных ниже.

Лист «Проекты»


Информация о поступлениях и расходах по каждому из направлений или проектов.


Лист «Cash flow»


Форма отчета о движении средств. Отображает сводную информацию трат и поступлений по всем категориям ежемесячно. Строится по дате операции.


Лист «Cash flow по проектам»


Отчет отображает суммы вводных поступлений и трат по каждому направлению на каждый месяц года. Формирует по дате операции.


Лист «Сотрудники и контрагенты»


Отчет по выплатам сотрудникам и контрагентам за определенный период времени по дате операции.


Лист «P&L»


Вывод отчета о составляющих прибыли. Формируется по дате начисления кассовым методом. Статьи P&L собирают статьи ДДС. Выручка будет отображаться, если на листе учета финансов в поле «Акты подписаны» стоит галочка.


ВСЕ РАБОТАЕТ!


Обновления для этой таблицы будут публиковаться регулярно. Из ближайшего — добавим настраиваемый учет и расширим аналитику. Также будем рады вашим идеям. Если у вашего бизнеса есть реальная потребность, наш Telegram-чат открыт для предложений. Возможно, именно это вдохновит нас на создание нового продукта.

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.