На практике адаптация часто начинается одинаково:

— Вот тебе ссылка на папку с документами.— Посмотри инструкции.— Если будут вопросы — спрашивай.

Кажется, что компания все сделала правильно. Но через несколько недель выясняется, что сотрудник что-то пропустил, часть информации не усвоил, а коллеги продолжают отвечать на одни и те же вопросы.

Проблема в том, что адаптация — это не передача информации.

Это управляемый процесс, который должен помочь сотруднику быстрее выйти на эффективную работу.

В этой статье разберем, как использовать возможности Битрикс24 для построения системы адаптации и где для полноценного онбординга может понадобиться специализированная LMS.

Что такое адаптация сотрудников

Адаптация сотрудников (онбординг, onboarding) — это процесс, который помогает новому сотруднику понять компанию, освоить необходимые инструменты и начать эффективно выполнять свои задачи.

Хорошая система адаптации отвечает на несколько вопросов:

1. Что сотрудник должен знать в первый день?
2. Какие навыки он должен получить в первую неделю?
3. Какие задачи он должен выполнить в первый месяц?
4. Как руководитель понимает, что сотрудник успешно адаптировался?

Главная цель адаптации — не просто познакомить человека с компанией, а сократить время выхода на продуктивность.

Основные этапы адаптации сотрудника

Обычно процесс адаптации можно разделить на несколько этапов.

Первый день

Задача первого дня — снизить неопределенность.

Сотрудник должен получить:

1. информацию о компании;
2. доступы к рабочим системам;
3. правила взаимодействия;
4. контакты коллег;
5. план первых шагов.

Важно, чтобы новый сотрудник понимал не только «где что находится», но и зачем ему это нужно.

Первая неделя

На этом этапе сотрудник начинает погружаться в рабочую среду:

1. изучает продукты и услуги компании;
2. знакомится с процессами;
3. проходит обязательное обучение;
4. выполняет первые задачи.

Первый месяц

Задача этого этапа — переход к самостоятельной работе.

Обычно сюда входят:

1. проверка знаний;
2. обратная связь от руководителя;
3. оценка результатов;
4. корректировка плана развития.

Почему обычной базы знаний уже недостаточно

Многие компании начинают адаптацию с создания базы документов.

В ней хранят:

1. инструкции;
2. регламенты;
3. презентации;
4. ответы на частые вопросы;
5. записи встреч.

Это полезный инструмент, но он решает только одну задачу:

помогает найти информацию.

Но адаптация требует большего.

Нужно понимать:

1. что именно должен изучить сотрудник;
2. в какой последовательности;
3. какие знания он уже получил;
4. где есть пробелы;
5. готов ли он выполнять работу самостоятельно.

Например, новый менеджер по продажам может получить десятки материалов:

1. описание продукта;
2. скрипты продаж;
3. инструкции по CRM;
4. кейсы клиентов;
5. регламенты работы.

Но кто определит правильный порядок изучения?

Кто проверит, что сотрудник действительно понял материал?

Кто поможет руководителю увидеть прогресс?

Именно поэтому современные системы адаптации строятся не только вокруг хранения информации, а вокруг управления процессом развития сотрудника.

Как использовать Битрикс24 для адаптации сотрудников

Битрикс24 уже содержит многие инструменты, которые можно использовать для онбординга:

1. задачи;
2. группы;
3. база знаний;
4. автоматизация;
5. роботы;
6. уведомления;
7. календари.

Главное преимущество Битрикс24 — он находится внутри рабочего процесса компании.

Сотруднику не нужно переходить в отдельную систему, чтобы выполнить задачу, получить уведомление или взаимодействовать с коллегами.

Сценарии адаптации сотрудников в Битрикс24

Welcome-курс для нового сотрудника

Первое знакомство с компанией можно организовать как последовательный маршрут.

Например:

День 1

1. приветствие от компании;
2. история и ценности;
3. структура организации;
4. знакомство с командой.

Первая неделя

1. продукты компании;
2. правила работы;
3. основные процессы;
4. используемые инструменты.

Первый месяц

1. профессиональные навыки;
2. стандарты работы;
3. проверка знаний.

Важно, чтобы сотрудник понимал не только список материалов, но и следующий шаг.

Чек-листы адаптации

Один из самых простых инструментов — чек-лист новичка.

Например:

Первый день

☑ Получить доступы☑ Познакомиться с руководителем☑ Изучить правила компании☑ Заполнить профиль сотрудника

Первая неделя

☑ Пройти вводное обучение☑ Изучить продукт☑ Познакомиться с процессами отдела☑ Выполнить первые задачи

Такие сценарии можно реализовать через задачи Битрикс24.

Наставник для нового сотрудника

Даже самая подробная инструкция не заменяет человека, который помогает разобраться в контексте.

Поэтому многие компании используют наставничество.

В Битрикс24 можно:

1. назначить наставника;
2. создать рабочую группу;
3. ставить совместные задачи;
4. планировать встречи.

Автоматические задачи на период испытательного срока

Один из самых полезных сценариев — автоматизация.

После выхода сотрудника можно запускать процесс:

1. создать задачи;
2. назначить обязательные материалы;
3. отправить инструкции;
4. установить контрольные даты;
5. уведомить руководителя.

Например:

Через неделю — проверить прохождение вводного обучения.

Через месяц — провести встречу с руководителем.

Через два месяца — оценить результаты адаптации.

Контроль прохождения адаптации

Без контроля даже хороший процесс быстро превращается в набор рекомендаций.

Важно видеть:

1. какие материалы изучены;
2. какие задачи выполнены;
3. какие знания усвоены;
4. где сотруднику требуется помощь.

Для этого используются:

1. статусы задач;
2. отчеты;
3. результаты тестирования;
4. обратная связь руководителя.

Какой вариант системы адаптации выбрать

У компаний есть несколько вариантов.

Вариант 1. Только инструменты Битрикс24

Подходит небольшим компаниям, где:

1. мало новых сотрудников;
2. простые процессы;
3. немного обучающих материалов.

Для базовой адаптации достаточно:

1. задач;
2. базы знаний;
3. автоматизаций.

Вариант 2. Битрикс24 + база знаний

Подходит компаниям, где много информации:

1. инструкции;
2. документы;
3. регламенты.

Но остается вопрос:

Как понять, что сотрудник действительно изучил материал?

Вариант 3. Битрикс24 + LMS

Подходит компаниям, которым нужна полноценная система обучения и развития.

В такой связке каждая система решает свою задачу.

Битрикс24 отвечает за рабочий процесс:

1. задачи;
2. коммуникации;
3. процессы;
4. взаимодействие сотрудников.

LMS отвечает за обучение:

1. курсы;
2. тестирование;
3. контроль знаний;
4. аналитику обучения;
5. развитие компетенций.

Брусника.ЛМС для адаптации сотрудников в Битрикс24

Мы считаем, что CRM и LMS не должны конкурировать друг с другом.

CRM отвечает на вопрос:

«Что сотрудник должен сделать в своей работе?»

LMS отвечает на вопрос:

«Какие знания и навыки ему нужны, чтобы делать это хорошо?»

Например, сценарий адаптации может выглядеть так:

1. Новый сотрудник появляется в Битрикс24.
2. Ему автоматически назначается программа адаптации.
3. Сотрудник проходит welcome-курс.
4. Изучает материалы компании.
5. Проходит тестирование.
6. Руководитель получает информацию о результатах.

В результате обучение становится частью рабочего процесса, а не отдельной активностью.

Именно такой подход реализован в Бруснике.ЛМС — системе обучения, которая работает внутри рабочих инструментов компании и помогает обучать сотрудников там, где они уже работают.

Итог

Адаптация сотрудников — это не папка с инструкциями и не список задач.

Это процесс, который помогает человеку быстрее понять компанию, освоить необходимые навыки и начать приносить результат.

Битрикс24 дает отличную основу для организации онбординга: задачи, автоматизация, коммуникации и контроль процессов.

Но если компания хочет построить полноценную систему развития сотрудников, важно объединять рабочие процессы и обучение.

Связка Битрикс24 + Брусника.ЛМС позволяет создать именно такую среду: сотрудник получает знания в нужный момент и сразу применяет их в работе.