6 правил деловой переписки по электронной почте

Переписка с друзьями в социальных сетях может вестись в свободном стиле. Но в рабочей переписке существуют четкие правила, соблюдать которые обязательно. По стилю, оформлению письма, способу и времени отправки адресат составляет о вас определенной мнение. В бизнесе крайне важно произвести хорошее впечатление. Иногда, даже обращение и время отправления определяет, будет ли прочитано ваше письмо. От того, насколько сжато, четко и грамотно сформулировано предложение, зависит, ответят ли вам и пожелают ли поддерживать контакт в дальнейшем.Соблюдение правил деловой переписки демонстрирует ваше уважение к адресату и экономит его время.

1. Тема письма. Она должна передавать основной смысл письма. Оформление и содержание темы чрезвычайно важно. От этого зависит, будет ли человек вообще открывать ваше сообщение. Не указывать тему письма – дурной тон. Безымянное сообщение может быть запросто отправлено в корзину, даже если адресату интересно ваше предложение. Потрудитесь написать хотя бы несколько слов, чтобы человек смог получить представление о содержании. Слишком длинная тема не уместится в строку, такое письмо также имеет высокие шансы уйти в корзину. Максимально допустимая длина – 7-8 слов.
2. Нужно переслать файлы большого размера? Не размещайте их в сообщении. Они не поместятся в почтовом ящике или самом письме. Для этого созданы файлообменники. Залейте их на надежный файлообменник, а в сообщении предоставьте ссылку. Конфиденциальные документы можно защитить паролем. Он также должен быть предоставлен в письме.
3. В выходные дни большинство отдыхает и очень редко вообще открывает почту. Представьте, сколько писем собирается в папке «Входящие» за два, а то и три дня. Открывая почту в начале трудовой недели, человек начинает быстро сортировать сообщения и удалять, не читая все, что не кажется действительно важным или срочным. Если вы отправили письмо в пятницу вечером, его шансы улететь в корзину резко повышаются.
4. Обязательно обращайте внимание, скольким людям адресовано письмо, которое вы получили. Высылая ответ нескольким адресатам, не забывайте отметить соответствующую функцию. Если этого не сделать, можно серьезно запутаться и создать неловкую ситуацию. Вы просто не ответите всем, кто ждет сообщения.
5. Метка «Важное» работает. Но этим приемом не стоит злоупотреблять. При интенсивной и длительной переписке адресат просто привыкнет, что каждое ваше сообщение сопровождается этим истеричным дополнением и в момент, когда письмо действительно должны быть прочитано срочно или содержит важную информацию, проигнорирует его. Кстати, репутация при таком поведении также серьезно страдает.
6. Отвратительная и очень неудобная для адресата привычка – бесконечное продолжение цепочки цитирования. Для того, кто вынужден читать ваши сообщения, это очень неудобно и отнимает массу времени. При длительной переписке принято разделять каждый из обсуждаемых вопросов на отдельные темы.