10 способов повысить производительность ваших офисных сотрудников

Способы, позволяющие увеличить производительность труда, мы рассмотрим во взаимосвязи с методами эффективной организации производства в целом.

Социально-экономические методы

Чтобы понять, какие способы позволяют улучшить производительность вашего «офисного планктона», надо, прежде всего, уловить саму взаимосвязь между работой как таковой, и ее эффективностью. И тут все теоретики в один голос заявят, что корень эффективности труда есть мотивация работающего. Сотрудник ходит на работу в первую очередь ради материального вознаграждения. Это замечательно, потому что есть общая для компании и для сотрудника цель – зарабатывать больше, чтобы иметь больше возможностей в жизни. Потому все успехи и «косяки» компании должны отражаться соответственно в поощрении либо наказании сотрудников. Следовательно, способом № 1, и тут же способом № 2 назовем «поощрение и наказание», те самые всем известные «кнуты и пряники».

За этими старыми, как сам капитализм, способами немедля следует способ № 3 – обязательной ответственности сотрудника за результат своего труда. Причем ответственности персональной: коллективная тут не пройдет, поскольку она противоречит предыдущему принципу справедливого поощрения и наказания. Так, один трудился изо всех сил, в то время как другой кроссворды решал, а каждый получил одинаковую награду... «Трудягу» это обидит, и возможно он перестанет стараться, если получить премию можно и «на халяву»!

Социально-психологические методы

После этой простой и на первый взгляд примитивной «тройки» социально-экономических методов влияния на эффективность труда подчиненных следует неоднозначная триада социально-психологических методов. «Неоднозначная», потому что психологические формы влияния – материя тонкая и трепетная... Попробуем все-таки в них разобраться, тем более что сила их воздействия велика!

Помните эти слова из известного шлягера на тему семейных взаимоотношений: “Важней всего погода в доме”? Также и на работе “погода” взаимоотношений между коллегами оказывает серьезное влияние на эффективность их труда. Конструктивное соперничество еще может быть в чем-то полезно, но офисные склоки, грызню и прочий негатив должно пресекать на корню! Но как?! Способ № 4, он же рецепт, на самом деле прост: необходимо прививать доброжелательную атмосферу в компании с самого её создания.

А тут уже многое зависит от личности самого руководителя. Пословицы ведь не врут – «рыба гниет с головы», «каков поп – таков и приход». Руководитель собственным примером поощряет либо запрещает те или иные модели взаимоотношений между своими сотрудниками, показывая, как «можно» или «нельзя» вести себя с окружающими. Если сам “шеф” доброжелателен и показывает позитивный пример в общении, то и в офисе, как правило, складывается подобная атмосфера. И это, пожалуй, самая тонкая, эфемерная, грань влияния руководителя на эффективность труда сотрудников.

Более существенным проявлением влиянием руководителя является грамотное распределение обязанностей между членами коллектива. Эту важную управленческую задачу мы и определим по счету способом № 5 увеличения производительности труда. Так, хороший проект-менеджер может добиться максимальной эффективности каждого из сотрудников, верно распределив задания в работе над проектом. А хороший руководитель способен выстроить карьерный рост своих подчиненных, исходя из психологических наклонностей и служебных компетенций каждого из них.

Возможность построить карьеру также является мощным стимулом мотивации работающего. Способом № 6 назовем “создание возможностей для карьерного роста сотрудников”. На этом рассмотрение социально-психологических методов влияния завершим и перейдем к организационным методам.

Организационные методы

Контроль, как таковой, является ключевой функцией руководителя, в отсутствии которой не смогут решиться большинство производственных задач. Чтобы помочь руководителю офиса сделать контроль более объективным и всеобъемлющим, создаются различные системы наблюдения за работой сотрудников на компьютеризированных рабочих местах.

В качестве примера приведем разработку программного обеспечения от нашей компании CleverControl. Несмотря на то, что система CleverControl очень просто, в 2 клика, устанавливается на компьютере, она обладает весьма широким потенциалом. Ее программное обеспечение поможет вам проследить за поисковыми запросами сотрудников в Интернете, пользованием социальными сетями, перепиской в чатах, в электронной почте и в интернет-мессенджерах. Вы будете также в курсе, что распечатывают сотрудники офиса на принтерах: деловые бумаги или свои. CleverControl отслеживает использование любых подключаемых к рабочему ПК дополнительных устройств, будь то USB, HDD либо SD. Эта функция программы поможет предотвратить утечку ценной информации. Также система CleverControl позволяет руководителю в режиме реального времени вести наблюдение за экраном компьютера, на котором работает его подчиненный. Представьте себе, насколько проще таким образом контролировать работу новичка, выявлять бездельников и определять лучших из сотрудников! Все результаты наблюдений система сохраняет в виде удобных графиков и таблиц. Кроме того, CleverControl дает возможность следить за ситуацией удаленно: вы будете в курсе того, что происходит в вашем офисе, даже находясь в отъезде! Руководители, уже использующие CleverControl, положительно оценивают результаты ее применения и однозначно советуют коллегам применять подобные системы контроля в своих компаниях. Итак, Способ № 7- это контроль труда подчиненных.

Но самым широко известным организационным методом, который по нашему плану повышения эффективности труда сотрудников будет способом № 8, является трудовая дисциплина. Безусловно, она необходима - даже в коллективах творческих сотрудников, где дисциплина может быть довольно мягкой. Но то, что ее отсутствие отрицательно сказывается на эффективности труда, вряд ли опровергнет сам директор Большого театра! Кстати, и с учетом рабочего времени, и с фиксацией опозданий на работу также успешно справляются автоматизированные системы контроля компьютеризированных рабочих мест сотрудников.

К организационным методам повышения эффективности можно отнести и технические условия труда сотрудников. Кто-нибудь подсчитал, сколько времени теряется из-за поломок офисной техники, заедания бумаги в принтерах, зажевывания ленты в факсах?! Это особенно критично в горячую пору, когда ждет-не дождется нужных бумаг важный клиент, или грозит сорваться поставка необходимого оборудования. “Техника на грани срыва” страшно раздражает руководителя постоянными затратами на ремонт, но еще больше она досаждает сотрудникам, которые ежедневно вынуждены ”воевать” с ее капризами. Поэтому, способ № 9 прямолинеен: для эффективной работы офиса приобретение качественной техники необходимо!

Весомой причиной неэффективности офисных сотрудников, по мнению исследователей, является их слабая техническая подготовка. Если ранее при приеме на работу офисных служащих непременным был вопрос об их уровне владения ПК, то сегодня в вакансиях требование «уверенный» либо «опытный» пользователь является скорее формальным. Подразумевается, что любой человек, пользующийся для своих нужд компьютером и интернетом, автоматически обладает достаточными компетенциями и для работы в офисе. В действительности сегодня вполне себе толковый сотрудник не всегда результативно справляется даже с быстрым набор текста. Неспроста на западе обучение набору текста на клавиатуре ПК стало таким же обязательным в общеобразовательных школах, как в наших - обучение письменности. Специалисты подсчитали, что коллектив, где все сотрудники овладели методом слепого десятипальцевого набора текста, работает на 10% - 15% эффективнее. Согласитесь, для вашего офиса эти проценты наверняка не будут лишними.

Что касается прочих технических навыков сотрудников, то низкий уровень владения IT-технологиями является самым негативным фактором, работающим “на понижение” эффективности труда в офисе. “Виновны” в этом сами IT-технология, за бурным развитием которых обычному офисному служащему сегодня просто не угнаться. Его работу может тормозить недостаточное владение таблицами Excel, Гугл-дисками и даже электронной почтой. Значит, способом № 10 будет «обучение сотрудников современным компьютерным технологиям для офиса». Просто найдите хорошего тренера-ведущего, определите с ним, овладение какими технологиями наиболее важно для вашей компании, и организуйте обучение своих служащих. Затраты на это благое дело окажутся невелики, но впоследствии вы приятно удивитесь, как скоро за них «воздастся» возросшей производительностью ваших тружеников «компа и мышки».

Резюмируя наш разговор о 10 способах для повышения эффективности труда офисных служащих, стоит заметить, что решение этой сложной и многогранной проблемы не может выглядеть просто. Нужна целая система мер, направленных на достижение стабильных результатов в повышении производительности труда вашего коллектива. И очень хорошим подспорьем в решении этого вопроса становятся пришедшие на помощь руководителю современные технологии контроля.

Хочется завершить этот разговор притчей о Счастливом садовнике. Жил-был на свете садовник, которому работалось очень легко. Он собирал в саду яблоки. Стоило этому человеку пройти мимо яблони и протянуть к ней руку, как тут же спелое яблоко падало ему прямо в ладонь. Люди восхищались этим его даром легко работать, и просили садовника: «Открой нам секрет!» Он ответил: «Все просто: надо лишь захотеть этого!» И вот люди стали ходить под яблонями, и, с желанием протягивая руки, ждали, что вот-вот спелое яблоко упадет им прямо в ладонь… Но ничего у них не получалось… Тогда ученики садовника обступили его и стали выпытывать, в чем его тайна. «Так и быть, я открою свой секрет, - сказал садовник, - Только предупреждаю: вам это не понравится». И садовник раскрыл перед толпой учеников ветви одной из яблонь, и показал на скрытые от глаз разные приспособления: рычаги, крючки и пружинки. Затем продолжил свою речь: «Я же говорил вам - «Вы недостаточно хотите», потому что надо не просто желать результата, но и тщательно подготовить его. Вначале я долго создаю и настраиваю эти разные приспособления, но потом, когда я прохожу мимо яблони в нужный момент, спелое яблоко летит ко мне прямо в ладонь!»

Также и вы, если хотите стать Счастливым садовником в своем деле, не просто желайте этого, но подготовьте и различный функционал для достижения цели.