Как увеличить трудоспособность коллектива не расширяя штат
В отделе под руководством главного бухгалтера числится 13 человек. Это 4 старших бухгалтера, 5 бухгалтеров, 4 стажера. У всех стандартный график: с 9:00 до 18:00 и стандартный набор рабочих программ. Основные функции по подготовке важных отчетов и сделок несет главный бухгалтер. Старшие бухгалтеры отвечают за текущую отчетность, начисление заработных плат, отпускных, декретных, больничных. Бухгалтеры занимаются контролем за регулярными расходами организации, стажеры помогают, по мере необходимости, выполняя простые задания, не требующие высокой квалификации.
Наши действия:
Для того чтобы понять, какое решение подойдет для этой проблемы, надо было оценить ее масштабы. Используя возможности программы учета рабочего времени CrocoTime, мы отслеживали в каких программах работают сотрудники, сколько времени тратят на проверку почты, сколько отводят для работы в 1С, сколько уходит времени на непрофильные программы. Данные собирались на протяжении недели, учет рабочего времени CrocoTime автоматически выдает отчеты, оценивая продуктивность работы отдела или конкретного сотрудника.
После анализа полученных за неделю данных, мы предоставили отчет, из которого было видно: один человек из группы старших бухгалтеров 40% рабочего времени тратит на работу в Microsoft Word, проверяя договора. На самом деле эта работа не требовала компетенций старшего бухгалтера, особых навыков и уникальных знаний. Этот момент в организации труда не был учтен, а потому общие показатели работы группы старших бухгалтеров начали снижаться.
Наши рекомендации:
Распределить нагрузку в отделе бухгалтерского учета опираясь на компетенции, т.е. предоставить проверку договоров стажерам и бухгалтерам.
Результат: Благодаря четкому распределению нагрузки, с учетом квалификации сотрудников отдела бухгалтерского учета, удалось избежать неоправданных затрат на поиски дополнительного сотрудника. А также это позволило группе старших бухгалтеров заниматься своими непосредственными обязанностями, не срывая сроков и показателей.