Организация импорта за 20 шагов - полный гайд. Часть 1: от внутреннего запроса до отгрузки поставщиком
Методика авторская, проверенная. Забирайте и пользуйтесь! Именно так должен работать ваш отдел ВЭД. Контролируйте, чтобы ваши менеджеры и специалисты организовывали свою работу по импорту именно так. Если нет времени или желания — это можем сделать мы.
Конечно, для каждого вида импорта будут свои особенности и нюансы. Более того, их будет огромное количество! Но о них я буду рассказывать в отдельных статьях на канале — это импорт станков, оборудования, производственных линий и техники для пищевки, строительства, сельского хозяйства, нефте- и газодобычи.
Шаг 1. Конкретизируйте внутренний запрос на импорт
В большинстве случаев, ваш менеджер получит от коллег очень размытый запрос. Задача — превратить эту «хотелку» в конкретный товар, который нужно заказать.
Ваши действия: проконтролируйте, чтобы все требования к импортному товару были зафиксированы документально — в виде технического задания, спецификации и т.д. Это критически важный момент: вы рискуете просто-напросто купить не то, что нужно, или, не проработав специфику, купите то, что ввезти в РФ будет крайне сложно или практически не возможно.
Как избежать проблем?"Выбивайте" конкретику и четкие технические параметры заказа из специалистов любыми способами. Собирайте технические комиссии, проводите брифинги, фиксируйте все, вплоть до мельчайших деталей. Если все равно непонятно — запросите образцы у потенциальных поставщиков для изучения или промониторьте рынок.
Результат шага: все требования к поставке должны быть зафиксированы в письменном виде (в заявке, техническом задании, спецификации).
Шаг 2. Поиск поставщика
Когда запрос на импорт конкретного оборудования, станков или другой номенклатуры утвержден, ищем поставщика. Нужен максимальный охват: ваши собственные базы, консультации с экспертами, походы на выставки и т.д.
Лайфхак: обращение в консульства и торговые представительства иностранных государств могут дать результаты, которых «в открытом доступе» можно и не найти.
Ваши действия: поиск — момент технический. А вот проверка кандидата должна быть тотальной.
Как избежать проблем?
Как минимум, надо проверить:
• Достоверность и полноту информации о поставщике (не те контакты, фейковые компании и т. д.).
• Запрет на сотрудничество с российскими компаниями.
• Уровень развития логистики (есть ли подходящие маршруты, транспорт, инфраструктура и т. д.).
Далее запросите у поставщика рекомендации, сертификаты, лицензии, отзывы и т. д. Проведите коммерческую разведку («пробиваем» инфо по поставщику в отраслевых ассоциациях, проверка по черным спискам и проблемам с законом).
Учитывайте: поставщика, который соответствует требованиям, может просто не быть (не та спецификация, не тот объем, нет опыта экспорта и т. д.). Поэтому всегда имейте в запасе надежную альтернативу с чуть менее строгими требованиями.
Результат шага: карточка проверенного поставщика с репутацией, опытом и адекватной ценой.
Шаг 3. КП и переговоры
Запрашиваем коммерческие предложения и вступаем в переговоры по ценам, срокам и условиям.
Ваши действия: чтобы снизить риски еще «на берегу», выясняйте условия поставки по всем параметрам — по спецификации товара, ценам, условиям оплаты, срокам, Incoterms и дополнительным требованиям.
Отдельная история — специфика работы иностранных поставщиков (особенно Азия и Китай). У них свои деловые традиции, культура, понимание дисциплины и сроков, и это все тоже нужно учитывать.
Как избежать проблем?
Во-первых, вести несколько поставщиков параллельно (на случай «отвала»). Во-вторых, брать на себя координацию контактов: напоминать о встречах, устанавливать дедлайны ответов на запросы и т.д.
Тщательно проверьте, насколько высланное коммерческое от поставщика соответствует вашему ТЗ. Привлеките к этому ваших технических специалистов.
Обязательно фиксируйте все устные договоренности в документальном виде! Согласия давайте только письменно! Сохраняйте переписку в почте или мессенджерах! Лучше всего организовывать личные встречи для прояснения позиций по вопросам — но это, разумеется, не всегда возможно.
Результат шага: таблица коммерческих предложений с четко изложенными ценами, товарными позициями, условиями поставки и оплаты — теперь можно выбирать.
Шаг 4. Согласование
Поставщик выбран. Теперь нужно составить техническое и коммерческое задания, которые станут приложением к контракту поставки.
Ваши действия: составляем документацию, которая включает:
• Окончательную спецификацию товара
• Количество, цену, Incoterms (условия поставки и распределения рисков)
• Сроки поставки
• Условия оплаты
• Требования к упаковке, маркировке и т. д.
Помимо сопутствующих рисков (бюрократия — например, нужна официальная печать другой формы или перевод контракта нотариусом; долгие сроки; праздники и выходные), есть и более весомые.
Обязательно проверить!
- Правильность указания кода товара (ТН ВЭД).
Если ТН ВЭД выбран неправильно, вы либо получите доначисления на таможне, либо товар вообще могут не пропустить! При неблагоприятном стечении обстоятельств — административная (штрафы) или даже уголовная ответственность.
- Точность переводов на иностранные языки (вы и поставщик должны понимать технические термины, описания, единицы измерения одинаково).
- Выбранный Incoterms реально по силам логистике поставщика или вашей— иначе товар могут просто не довезти.
Важно! Поставщик может в последний момент поменять условия. Делайте все, чтобы этого не произошло: обсуждайте заранее; фиксируйте под штрафы срочные изменения; максимально тщательно знакомьтесь с параметрами поставки.
Результаты шага:
- Согласованные с поставщиком спецификация и коммерческие условия (документы с четкими параметрами товара, Incoterms, сроками поставки и т. д.).
- Правильно указан код товара (ТН ВЭД), перевод на иностранный язык точен, а Incoterms соответствует реальным логистическим возможностям поставщика или вашим.
Шаг 5. Подписание контракта
Подписываем бумаги — договор со всеми приложениями обретает юридическую силу. К контракту прилагаются все подтвержденные спецификации, технические требования, схемы взаиморасчетов и т. д.
Ваши действия: заранее подготовьте все приложения к контракту и проверьте правильность заполнения реквизитов. Если нужно — проведите повторную внешнеэкономическую экспертизу.
Важно! Между согласованием и подписанием контракта может произойти что угодно: от введения новых санкций до изменений требований валютного контроля. В этом случае дополняйте контракт допсоглашениями.
Результаты шага:
- Подписанный обеими сторонами контракт со всеми приложениями (спецификация, коммерческие условия, возможно переводы контрактов).
- Документ проверен на соответствие законодательству (налоговому, валютному контролю) и внутренним регламентам компании.
Шаг 6. Перечисление предоплаты (или другая схема расчетов)
Один из самых стрессовых моментов, связанных со сложными и тонкими моментами, связанными с санкциями и ограничениями для российских компаний. Не забываем и о мошенниках: их на рынке международных платежей более, чем достаточно.
Какими могут быть риски при расчетах?
- Санкции — банк или регулятор может запретить перечисление в недружественной валюте или из/в страну (например, США, евро, часть азиатских валют), может потребовать платить в определенной валюте.
- Задержки в прохождении валютного контроля. Могут потребовать дополнительные документы о сделке, договор, инвойсы. Плюс сроки могут увеличиться из-за комплаенс-проверки получателя (будут проверять счета банка-партнера).
- Фальшивые реквизиты. Если вы ошиблись с поставщиком, он предоставить неверные банковские данные (фишинг), и деньги могут потеряться.
- Платеж могут и заморозить из-за нахождения в санкционных списках или из-за неверных реквизитов.
Прибавим сюда еще и классический валютный риск — скачок курса валюты между моментом согласования и оплатой. Тогда стоимость закупки может вырасти.
Ваши действия: заранее ищите альтернативные каналы расчетов — мелкие «нейтральные» банки в третьих странах, бартерные схемы — частичные или полностью и т.д.
Результат шага: у вас на руках подтверждение факта оплаты: ПП с отметкой списания, SWIFT-подтверждение, согласование валютного контроля. И, конечно, нужно убедиться: суммы и реквизиты совпадают с договором.
Шаг 7. Страховка
Груз нужно застраховать от всех мыслимых и немыслимых рисков. Важно выбрать страховую сумму, покрытие рисков и франшизу так, чтобы они соответствовали характеру груза и маршруту.Ваши действия: как минимум, страхуете от рисков утраты, повреждения, порчи или других непредвиденных событий (пожар, ДТП, пиратство). Далее — нюансы, которые зависят от характера груза. Основные риски здесь:
1. Если страховая сумма окажется меньше стоимости того, что вы перевозите.
2. Неплатежеспособность или ненадежность страховой компании (например, лишенной лицензии после подачи полиса).
3. Опоздание. Да, вы можете не успеть оформить полис и груз поедет без страховки. Но вы же понимаете...
Важно! Согласовывайте параметры страховки с логистическим планом и контрактом. Можно и нужно привлекать профильных страховых агентов, запрашивать у них варианты и условия. Особое внимание — специфическим рискам (особенно для негабаритных или опасных грузов).
Результат шага: полис с покрытием всех необходимых рисков у вас на руках, все параметры груза учтены.
Шаг 8. Документы на отгрузку ОТ ПОСТАВЩИКА
Как вы уже догадались, основная сложность в том, что поставщика вы контролировать не можете. Значит, нужно предельно внимательно проверять поступивший от него пакет сопроводительных и разрешительных документов для отправки товара.
Ваши действия:
- Смотрите наличие коммерческого инвойса, упаковочного листа, товарно-транспортных накладных (CMR, AWB, коносамент), сертификатов качества/соответствия, происхождения. Это далеко не все документы — полный перечень зависит от вида поставки и требований законодательства экспортера и импортера.
Скажу сразу — рисков тут очень много. Во-первых, неполный пакет документов либо в них неверные данные (ошибка в номерах, кодах ТН ВЭД, отсутствие подписи или печати, несоответствие веса или количества и т.д.)
Во-вторых, если поставщик неопытен, она может ошибиться в оформлении таможенных документов или плохо упаковать груз (а это очень важно — везти придется долго, возможно, с перегрузкой). Наконец, поставщик может вас и обмануть: отправить подмену или подделать документы, чтобы подтвердить якобы оригинальное происхождение.
- Заранее согласуйте полный перечень нужных от поставщика документов. Сделайте для него точное техническое задание по их оформлению, чтобы не получить «самодеятельность»!
Чтобы снизить риски ошибок, просите периодически прислать черновики документов на отсмотр и проверку, используйте контрольные списки и образцы. Нет компетенций или времени — наймите профессионалов. Если увидели ошибки — требуйте исправления до отправки груза, если чего-то не хватает — настаивайте на досылке (на словах ничему не верить!).
Результат шага: получен и проверен полный комплект отгрузочных документов от поставщика.
Шаг 9. Сертификация
Получаем все необходимые разрешения и сертификаты для ввоза и вывоза. Для этого ваш ВЭД-менеджер должен организовать прохождение процедур сертификации товара (например, сертификация соответствия, декларирование, фитосанитарные/ветеринарные сертификаты и т. д.).
Приготовьтесь к плотному взаимодействию с сертификационными центрами, лабораториями и контролирующими органами.
Возможные риски:
· Ошибки от лаборатории или сервиса по сертификации.
· Изменение требований. Пока вы сертифицировались, мог измениться регламент.
· Долгая сертификация (особенно для сложного импорта)
· Бюрократия (наименование на русском языке или нотариально удостоверенный перевод и т. д.).
Ваши действия. Тут помогает здравый смысл, опыт и знание технических регламентов— нужно понимать, какие разрешения будут необходимы. Дополнительно нужен тщательный мониторинг изменений в таможенном законодательстве (через официальные сайты ФТС, Минпромторга, Роспотребнадзора и т.д).
Результат. У вас — все разрешительные документы и сертификаты для экспорта из страны поставщика и импорта в Россию. Поздравляю! Уверена, это было нелегко.
Шаг 10. Отгрузка
Наш заказ отправляется! Товар грузят в транспорт — обязательно убедитесь, что все соответствует вашему заказу.
Ваши действия: желательно лично присутствовать на погрузке и заранее проверить транспорт. Требуйте присутствия своего представителя или стороннего эксперта на погрузке, чтобы убедиться в правильности процесса. Обязательно составляем акт приема-передачи груза с фото и записью весовых показателей.
Наймите сюрвейера — это ваш лучший друг на этом этапе.
Рисков — огромное количество: от слабого закрепления до нехватки грузоподъемности машины или опоздания водителя на прошлой точке отгрузки.
Заранее уточните требования к транспорту (габариты, крепежные элементы). Если надо — берите второго водителя или подменную машину.
Результат шага: проведен предотгрузочный осмотр (сюрвей). Факт не расходится с документами.
Итак, отгрузка прошла. Продолжение гайда ищите во второй части статьи.