Организация импорта за 20 шагов - полный гайд. Часть 2: от границы до склада

Итак, товар в пути. Если первая часть была про подготовку и договоренности, то вторая — про жесткий контроль, бюрократию и битву за то, чтобы ваш груз оказался на вашем же складе. Здесь цена ошибки измеряется не только деньгами, но и неделями простоя — которые тоже деньги. Или административкой. Но надеюсь, что до этого не дойдет.

Поехали!

Шаг 11. Экспортное оформление: первая битва с таможней

Пока груз едет до границы, в стране-экспортере нужно оформить его вывоз. Поставщик или ваш агент подает экспортную декларацию (ЭД). Ваша задача — не просто знать, что она подана, а проконтролировать, чтобы это было сделано правильно: она открывается, что позволяет вывезти груз из страны.

Ваши действия: требуйте от поставщика копию зарегистрированной ЭД в момент ее открытия таможней. Не отчет «все подали», а конкретный документ с номером и отметкой.

Как избежать проблем?

Ошибка в коде ТН ВЭД на экспорте — потом при импорте будут вопросы, почему у вас одно, а у них другое. Сверяйте коды!

Несоответствие веса или стоимости недопустимо, все должно быть идентично инвойсу.

«Система не дает» — частое «оправдание». Давите на поставщика: пусть решает вопросы с местным брокером. У вас в контракте должен быть штраф за срыв сроков из-за его бюрократии.

Результат шага: открытая экспортная декларация с правильными данными у вас на руках (в скане). Груз легально готов к вывозу.

Шаг 12. Прохождение границы

Груз на погранпункте. Здесь ЭД закрывают, могут досмотреть груз и ставят штамп «выпуск разрешен». Казалось бы, рутина. Но на самом деле, здесь спрятано огромное количество рисков.

Вот основные:

• Очередь на погранпункте (из-за загруженности можно прождать о-о-о-очень долго).

• Требование дополнительных документов (инспектор может запросить договор, сертификат, письмо об использовании и т. д.).

• Груз могут не выпустить из-за несоответствия документов, спорных позиций по классификации (непринятие заявленного кода означает невыпуск).

• Неожиданные инспекции: даже если нет явных причин, товар могут направить на углубленный досмотр (например, при нештатном риске по базе или претензии к упаковке).

• Выбор неправильного погранперехода.

Ваши действия: организуйте постоянный контакт с водителем/экспедитором. Знайте номер декларации и отслеживайте ее статус в системе экспортера (если есть доступ).

Как избежать проблем?

К сожалению, почти никак. Но предупрежден — значит, вооружен.

• Очередь. Выбирайте проверенных перевозчиков, которые знают, что происходит на конкретных переходах.

• Внезапный досмотр. Если инспектор решил вскрыть контейнер — вы уже ни на что не влияете. Но вы влияете на упаковку (см. Шаг 8)! Хаотично набросанные коробки = подозрения = задержка.

• «Нам нужны дополнительные документы». Копия контракта, сертификаты — все, что вы готовили на шагах 4-9, должно быть у водителя в полном пакете. Сделайте для него памятку!

Результат шага: закрытая экспортная декларация. Фото штампа в накладной. Груз покинул страну отправления. Выдыхаем? Не смешно.

Шаг 13. Транспортировка

Дальний переезд — самый непредсказуемый этап: в «свободном плавании» вы никак не можете повлиять на сохранность и прочие вещи. Поэтому расслабьтесь (если сможете): ваша задача состоит в том, чтобы просто не терять связь с грузом.

Ваши действия

Требуйте от логиста GPS-трекинг или ежедневный отчет о месте. Особенно для сборных грузов (их могут неделями «комплектовать» на складе консолидации).

Как избежать проблем?

• «Груз утерян». Страховка (Шаг 7) — ваш единственный друг. И выбор перевозчика с именем, а не самого дешевого.

• Задержка. Заложите в планы +30% ко времени в пути. Всегда.

• Смена транспорта. Следите, чтобы документы (коносамент, CMR) переоформлялись корректно при интермодальных перевозках.

Результат шага: вы знаете, где ваш груз, и он движется по плану (или вы уже в курсе задержки и решаете вопрос).

Шаг 14. Сбор досье

Пока груз едет (плывет или летит) к нашей границе, вы готовите полный пакет документов для российской таможни. И это не 10 бумажек. Для сложного товара это 50+ документов. Причем + может быть очень большим.

Ваши действия: сделайте контрольный чек-лист с вашим таможенным брокером. Каждый документ — инвойс, пакинг-лист, лист загрузки, схемы загрузки, сертификаты, договор, платежки, технические описания — проверяется на идентичность. Одна опечатка в номере контракта — и оформление встанет.

Как избежать проблем?

• Нехватка документа. Запросите у поставщика ВСЕ, что есть на товар. Заранее!

• Старые версии документов (можно перепутать с актуальными). Используйте облако с актуальными версиями, чтобы бухгалтерия, брокер и вы работали с одним файлом.

• Просроченные сертификаты. Снова проверьте сроки действия! (см. Шаг 9).

Результат шага: идеальное (а лучше избыточное по документам), выверенное досье в папке (и цифровой, и физической), готовое к передаче таможенному брокеру.

Шаг 15. Таможенное оформление импорта

Внимание, самый ответственный момент! Брокер подает декларацию на товары (ДТ). Начинается диалог с ФТС. Система может принять все сразу, а может запустить процедуру рискового контроля (СУР).

Ваши действия: быть на связи с брокером 24/7 и отвечать на запросы таможни ASAP.

Как избежать проблем?

• «Корректировка таможенной стоимости» (КТС). Если ваша цена ниже «контрольной» — доказывайте и аргументируйте свою позицию. Подкрепляйте свое мнение контрактами, платежами, прайсами производителя. Готовьтесь морально — будет тяжело.

• Досмотр. Если попали на СУР — будьте готовы предоставить доступ к грузу. Наличие полных технических фото (Шаг 10) поможет.

• Отказ в выпуске. Частая причина — неверный код ТН ВЭД. Вы же проверили его на Шаге 4, правда?

• Технический сбой. Убедитесь, что ваша ЭЦП действующая, лицензия брокера тоже. Да, и такие детали тоже важны. Причем критически.

Результат шага: выпуск товара таможней. Заветная отметка в ДТ — и груз теперь легально находится в РФ.

Шаг 16. Доставка после таможенного оформления

Наконец-то товар выпущен! Казалось бы, что может пойти не так?

Ваши действия: лично (!) согласуйте время прибытия машины со своим складом. Передайте на проходную список водителей и госномера.

Как избежать проблем?

• «Нам не сообщили, пропуска нет». Ваша вина. Контролируйте лично.

• Водитель заблудился. Скиньте ему точные координаты и контакт кладовщика.

• Поломка на подъезде. У перевозчика должен быть план «Б» с подменной машиной.

Результат шага: машина с вашим грузом на подъезде к складу, въезд согласован.

Шаг 17. Выгрузка: принимаем «по полной»

Физическая передача груза. И, как вы догадываетесь, нужно не просто «скинуть» его с машины, а зафиксировать состояние.

Ваши действия: присутствуйте на разгрузке или нанимайте сюрвейера. Фотографируйте процесс, особенно если видите повреждения упаковки.

Как избежать проблем?

• Несоответствие оборудования — например, выгрузка невозможна из-за отсутствия крана, не того типа погрузчика, узкого пандуса или нерабочих ворот. Все это нужно согласовать заранее.

• Недостача/пересорт. Сверяйте каждую позицию с упаковочным листом. Расхождения — сразу в акт!

• Повреждения при разгрузке. Видеофиксация поможет доказать вину склада или перевозчика.

Результат шага: подписанный акт разгрузки с точным количеством мест и пометками о состоянии.

Шаг 18. Приемка

Теперь товар нужно распаковать и проверить на соответствие заказу — тщательно и во всех деталях.

Ваши действия: привлеките техспециалиста, который «выбивал» ТЗ на Шаге 1. Он должен убедиться, что привезли именно то, что заказывали.

Можно ли минимизировать риски на этом шаге? Скорее всего, нет — товар уже перешел к покупателю. Но заранее можно настоять на том, чтобы приемка проходила в присутствии представителя перевозчика и с обязательной фото/видеофиксацией, чтобы можно было доказать изначальное состояние груза.

Реагируйте максимально оперативно: при браке или недостаче сразу составляйте рекламационные акты и уведомляйте страховую, перевозчика и поставщика.

Как избежать проблем?

• Скрытый брак. Обнаружится через неделю. Защита — четкие гарантийные условия в контракте (Шаг 4).

• — «Мы что-то потеряли». Без акта, подписанного при выгрузке/приемке, — это пустые слова.

Результат шага: акт окончательной приемки. Все хорошо? Идем дальше. Нет? Запускаем рекламацию.

Шаг 19. Оприходование

Груз принят, теперь его нужно «провести» по бухгалтерии и складскому учету.

Ваши действия

• Передайте бухгалтеру полный, идеально собранный пакет документов (см. Шаг 14), плюс акты приемки и ДТ.

Как избежать проблем?

• Если бухгалтерия «не понимает» инвойс, ваша задача — быть «переводчиком» между логистом и бухгалтером.

• Если есть расхождения в учетных системах, сверьте номенклатурные номера и единицы измерения.

Результат шага: товар числится на вашем балансе — его можно продавать или использовать.

Шаг 20. Анализ и выводы: чтобы в следующий раз было лучше

Поздравляю! Поставка закрыта. Самое время сделать работу над ошибками.

Соберите отчет: фактические сроки vs плановые, затраты vs бюджет, проблемы и их причины.

Зачем это нужно?

• Чтобы оценить работу контрагентов (поставщик, брокер, перевозчик).

• Чтобы оптимизировать следующую поставку.

• Чтобы иметь доказательную базу на случай проверок. Они могут быть запросто, поэтому храните все 3-5 лет.

Результат шага: портрет вашей идеальной поставки и четкое понимание, где «узкие места». Ура, вы сожгли все нервы стали опытнее!

Резюме

Импорт — это не магия, а огромный по трудоемкости, полный мелких, но важных деталей, проект. Им нужно управлять: предвидеть риски, контролировать каждый этап и требовать результата от всех участников цепочки.

Если у ваших менеджеров нет времени на такую скрупулезную работу — это повод задуматься о передаче этих задач профессиональному внешнему исполнителю. Ведь, как и в первой части, именно так должен работать ваш отдел ВЭД.

На этом гайд завершен. Но тема импорта — бездонна. Впереди разборы по отраслям, историям успеха и провалов. Отличный повод оставаться на связи и подписаться на канал, чтобы задавать вопросы и узнавать много интересного о ВЭД в частности и развитии вашего бизнеса в целом.