Составление договоров - как правильно составить договор?
Многие клиенты задаются вопросом, можно ли подготовить шаблонный договор на все случаи жизни или требуется драфтить договор под каждого контрагента. Разберёмся?
Зачем нужен договор
Давайте будем честны: договор из Интернета точно не подойдёт. Его можно скачать, взять корсет (юристы называют его «рыбой») и подстроить под себя. Но брать чистый лист из сети — это риск для компании.
Первое, договор фиксирует договорённость. Например, стороны решили обговорить, в какой срок, в каком объёме, какого качества нужно выполнить работу. Если сделать это устно, то есть риск, что не все будут услышаны и многое забудется. Либо одна сторона не захочет платить вообще или вовремя. И если сроки были оговорены «на коленках», то доказать факт нарушения и взыскать неустойку будет трудно.
Второе, договор защищает ваши права. Допустим, вы решили устроить ремонт в помещении, заказали плитку, договорились с ремонтником о том, чтобы тот положил плитку. Спустя время после приёмки работы начали стучать по каждой плиточке и услышали «не такой звук». Если вы делали хотя бы раз ремонт в квартире, то знаете сами — звук не должен быть звонким, иначе плитка скоро отклеится и потрескается. И если такое произошло, и на руках есть договор, акт приёма-передачи, смета, то в суде будет значительно проще судиться.
Третье, договор экономит время и силы подрядчиков. Самый простой пример: заказали у фирмы подготовку сайта, но принять работу никто не спешит. Заказчик просит переделать сайт уже по 3-у кругу и не платит деньги. Но если бы стороны в договоре заранее обговорили, какой результат они ожидают получить, в какой момент производится оплата, из каких этапов строится работа, то не было бы такого растягивания во времени.
Последнее, договор предоставляется в налоговую и банк для подтверждения реальности операции. Если возникают сомнения в законности сделки, банк может запросить предоставление договора. Например, если на счёт бизнеса поступила большая сумма, которая значительно превышает обычные поступления. Банк обязан бороться с незаконными операциями и компаниями, занимающимися обналичиванием денег и уклонением от уплаты налогов. Поэтому он может приостановить операцию и попросить предоставить документы, такие как договоры и акты, чтобы подтвердить законность этой сделки.
Налоговая также может запросить представление договора, как и любой другой первичной документации. Этот документ будет подтверждать, что бизнес исправно платит налоги, расходы, правда, понесены, налоговый вычет обоснован и так далее.
Золотые правила подготовки договора
Договоров много, но все они строятся по одной логике. В любом договоре есть (а) обязательные условия, без которых договор не будет заключён, (б) условия, по которым стороны достигли соглашения и посчитали для себя существенными, (в) производные условия, которые обычно пишутся в договорах такого типа.
Говоря про последний пункт, в любом договоре есть положения об условиях заключения договора, исполнения обязательств, изменения, расторжения договора, привлечения к ответственности сторон. Вот только наполнение различается из раза в раз.
Например, можно прописать определенный размер пени/ неустойки за неисполнение, неполное исполнение обязательств, согласовать, что вы понимаете под непреодолимой силой, выбрать подсудность спора, применимое право (если вы ведёте дело с иностранной компанией). Размер штрафа будет отличаться в зависимости от самого нарушения, финансов компании, его можно сделать фиксированным или считать по процентно. Договор — это широкий пласт для вашей фантазии.
Перед подписанием документа и заключением сделки важно удостовериться в надежности контрагента. Это нужно как для налоговых (для получения налогового вычета, учёта расходов для налога на прибыль, признания сделки реальной), так и для гражданских целей (чтобы получить исполнение — какой-то товар, услугу или выполненную работу). Поэтому вот что вам нужно сделать поэтапно:
1. Убедитесь в том, что контрагент занимается реальной деятельностью. Очень важно, чтобы сделка с этим контрагентом не нанесла ущерб интересам компании. В прошлой статье мы как раз обсуждали сервисы, которые помогают проверить контрагента.
2. Проверьте правоспособность лица, выступающего от имени компании. Сделать это можно, проверив сроки полномочий по доверенности.
3. Правильно оформите договор. Он может быть выполнен в форме единого документа, может требовать нотариального заверения или согласия всех участников общего собрания. Сделать это не составит труда и будет не лишним.
4. Проверьте, требуется ли государственная регистрация договора. Если договор требовал госрегистрации, но вы оформили его в простой письменной форме, то сделка может быть признана недействительной.
5. Трезво оцените условия, которые содержатся в договоре. Принцип свободы договора имеет свои разумные пределы, и злоупотребление правом может иметь негативные последствия для стороны, подписавшей договор.
6. Проверьте, содержатся ли в договоре все существенные условия для договора этого типа. Если в договоре пропущено условие о предмете договора или ином существенном условии, то договор могут признать незаключённым.
Убедились в том, что на всем пунктах можно поставить «галочку» — тогда подписывайте договор.
Как подписывать договор
Подписать договор можно одним из двух способов: от руки или электронно.
Самый простой способ — сделать это вручную. В таком случае можно свести на нет споры о фиктивности подписи, неуполномоченности того или иного человека на подписание от имени компании и пр. Если у компании принято вести бумажный документооборот, то тем более ей будет удобно подписать соглашение «живой» подписью. Если у контрагента нет возможности сделать это лично, можно отправить документы по почте заказным письмом.
У этого способа есть недостаток — документы нужно хранить в течение нескольких лет. Сроки регламентированы приказом Росархива. Например, договор займа с условием о залоге имущества нужно хранить 10 лет.
Второй способ — использовать электронную подпись. Согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами.
Для подписания нужно использовать сервисы электронного документооборота. Это быстрый способ, который устраняет общение через почты, с вызовом курьера. Документ формируется через систему и подписывается по клику мышки.
Команда юристов DestraLegal.ru имеет большой опыт в подготовке понятных договоров. А понятный договор — это залог того, что он будет исполнен в надлежащем виде и не будет толковаться не под тем углом. Хотите также?