Лучшие статьи и кейсы стартапов
Включить уведомления
Дадим сигнал, когда появится
что-то суперстоящее.
Спасибо, не надо
Вопросы Проекты Вакансии
Список задач на контроле у директора
Рекомендуем
Продвинуть свой проект
Подписывайтесь на Спарк в Facebook

Постановка задач своим сотрудникам

1 011 28 В избранное Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Всем привет.

Сейчас в стране наступили достаточно сложные времена. Нефть (будь она неладна) нащупывает дно, курс рубля примерно там же - все это важно для макроэкономики нашей страны. Крупные компании терпят убытки, кредиты дорогие, в целом жуть. Один единственный островок спасения из всей этой ситуации - это мы, малые предприниматели (хотя государство так не думает, постоянно облагая нас все новыми и новыми налогами).

Так вот, во время нехватки ресурсов, нужно максимально увеличивать внутреннюю эффективность. Кто-то увольняет сотрудников, сокращая затраты. Кто-то ради сокращения затрат съезжает с офиса, благо современные средства связи позволяют отлично коммуницировать и дистанционно.

И как мы считаем, одним из способов экономии ресурсов и увеличения внутренней эффективности может быть - четкая постановка задачи и такое же четкое ее понимание. И что самое главное нужно это делать не устно, а письменно. И желательно в электронной форме, чтобы это было доступно на любом устройстве из любой точки.

Рассмотрим кейс. Директор говорит подчиненному, что к 31 декабря ему нужно купить елочные игрушки в офис, и выделяет ему на это 2000 рублей. Устно. Сотрудник покупает их ко 2 января и тратит на это 2500 рублей. Оправдания могут быть разными:

  • Все игрушки раскупили, подвезли только 2 января
  • Я плохо расслышал, вы говорили к 31 декабря?
  • Вы говорили на 2000? А мне бухгалтер выдала 2500!
  • И самое главное: Игрушки же куплены, я все сделал.

Игрушки то вам нужны были к новому году, потом их ценность падает. И тем более вы ему выдали меньшую сумму. Но вы выдали задачу устно. Когда он будет высказывать вам свои оправдания (а сотрудники это делают лучше, чем работают), вы немного начнете верить тому, что он говорит и в итоге скажете - ну ладно, и так пойдет. Вот здесь вы и потеряете свои ресурсы.

А если бы вы сделали это письменно в электронной форме, то он бы не отвертелся. Вы выдали ему распоряжение, он его получил, вы видите что он его получил именно в той форме, в которой вы его выдали (к 31 декабря и 2000 рублей). И когда он забудет их купить или потратит больше денег, у вас будет четкое понимание того, что этот человек тратит ваши ресурсы, которых в настоящее время и так немного.

К чему весь этот рассказ и этот кейс.

Как вы уже могли догадаться, мы разрабатываем мобильное приложение (планируем и веб) по выдаче распоряжений своим сотрудникам. Хотелось бы узнать у вас, как вы делаете это в своей компании? Как вы выдаете распоряжения сотрудникам? Устно, письменно, в электронной форме? Хотели бы увеличить внутреннюю эффективность? Или вообще, может уже пользуетесь какими-то похожими сервисами?

0
Первые Новые Популярные
Хорошие письма
HTML-шаблоны писем для рассылок
andersdir
Мегаплан достаточно хорошо с этим справляется. Не идеально, но хорошо.
Ответить
Симулятор бизнес-процессов
Сервис имитационного моделирования и оптимизации бизнес-процессов
Prolis Labkk
Всегда в корпоратах тут же дублирую любые устные договоренности по работе на рабочий емайл. А в особо хитросплетенных случаях еще и приписку, что прошу подтвердить срок ответом на письмо и отсутствие ответа три дня считаю успехом согласования.
Ответить
Автоматизация бизнеса.
Разработка ПО на платформе 1С:Предприятие
Нагибович Константин
+100500!
По опыту работы с крупными компаниями это правило усвоил очень быстро. Все задачи, уточнения, просьбы - только по электронной почте. Очень помогает при попытках найти крайнего.
Ответить
Симулятор бизнес-процессов
Сервис имитационного моделирования и оптимизации бизнес-процессов
Prolis Labkk
Точнее, не дать сделать крайним себя.
Ответить
Автоматизация бизнеса.
Разработка ПО на платформе 1С:Предприятие
Нагибович Константин
Ну или так. Главное, что это помогает. Больше бумаги - чище дело.
Ответить
Directiva
Список задач на контроле у директора
Вадик Лапыцкий
Вы наверное имеете в виду работу с контрагентами? Не внутри коллектива?
Ответить
Автоматизация бизнеса.
Разработка ПО на платформе 1С:Предприятие
Нагибович Константин
В данном случае я приводил пример про контрагентов.
Ответить
Автоматизация бизнеса.
Разработка ПО на платформе 1С:Предприятие
Нагибович Константин
MS Outlook справляется с этой задачей.
Ответить
Directiva
Список задач на контроле у директора
Вадик Лапыцкий
То есть вы просто отправляете сотруднику письмо с указаниями и все? После этого считаете, что он все правильно понял и все правильно сделает? Или чем руководствуетесь?
Ответить
Автоматизация бизнеса.
Разработка ПО на платформе 1С:Предприятие
Нагибович Константин
Outlook это не только письма. Вы можете через него ставить задачи своим сотрудникам.
Ответить
Симулятор бизнес-процессов
Сервис имитационного моделирования и оптимизации бизнес-процессов
Prolis Labkk
Через некоторое время совместной работы в коллективе устаканивается понятийный аппарат. Если периодически в подразделении информировать абсолютно всех о состоянии портфеля проектов, то все знают, что надо делать. Исключения - проектная, а не процессная (повторяющая) деятельность, но проектный менеджер для этого и существует, что бы правильно раздать задачи и проконтроллировать ход выполнения.
Ответить
Михаил Баженов
У меня есть 5 сотрудников, много времени уходит на задачи:
Топ 5 отмазок:
Я забыл.
Письмо не видел.
А я думал надо к завтра сделать.
Мне надо больше денег, и почему то не попросил..
А за это отвечает Петя.

В итоге потеря времени на выполнении задач от пары часов до дня.
Я конечно начинающий руководитель и большинство тут скажет да надо их в шею гнать или материть, но мне кажется это не правильным..

Было бы не плохо если ваш продукт пригодился мне. Мегаплан слишком монструозен.

У кого как сотрудники отмазываются?)
Ответить
Startr.ru
Стартап чат, чат для команд, виртуальный коворкинг. Связи решают все.
Roman Yakovlev
Значит ваши сотрудники не мотивированы, а если так, нужно конторолировать их больше. На эту тему можно почитать Дэна Кеннеди, отлично мозги вставляет - "Жесткий менеджмент. Заставьте людей работать на результат". Однако над мотивацией так же нужно работать. В качестве более общей книжки, могу посоветовать "Искусство управлять", Крис Макгофф, там так же все эти моменты описаны, как сколотить команду, как вести, как мотивировать и т.д.
Ответить
Михаил Баженов
Спасибо почитаю, мотивация на уровне как и у всех. Не вижу отличий особых. Просто не хватает автоматизации какой-то чтоли..
Ответить
Автоматизация бизнеса.
Разработка ПО на платформе 1С:Предприятие
Нагибович Константин
Вас автоматизация в плане постановки задач интересует?
Ответить
Михаил Баженов
Меня интересует дать задание и не париться что какие то осложнения возникнут, ну и чтобы можно было: "держать руку на пульсе"
Ответить
Ольга Георгиева
В вашем случае, похоже, остается только контроль. Тот самый, который со временем вырабатывает у людей привычку.
Не ответил на письмо - в следующие раз отправляете письмо с припиской "Просьба ответить на письмо в течение n дней". Не ответил в течение этого времени - по истечении узнаете, что помешало.

Важно понять, почему на самом деле сотрудник не выполнил задачу: потому что просто забил, потому что нагрузка и без того велика или потому что он не понял смысла задачи или её цели. То есть, пытаться понять причину, а не сразу гнать :)
Ответить
Тимур Командин
Битрикс 24, в штате больше десятка сотрудников с двух городов. Вполне хорошо все работает
Ответить
ДоброДелка
Мы успешно совместили инновации, современные технологии и добрые дела
Дмитрий Доброделов
Аналогично. Только коробочное решение.
Задачи, облачный диск, обсуждения, планировщик, чат, контроль рабочего времени, отчеты и пр. - удобно, что все в одном месте и под контролем.
Ответить
Pragmatika
Продуманные и понятные сайты для продажи товаров и услуг в интернете.
Николай Яковенко
По-моему, тут полезно рассказали про похожие ситуации http://artgorbunov.ru/bb/soviet/20160204/
Ответить
Foreseer
Data Mining для вашего бизнеса
Ван Гугенхайм
Устно всегда только обсуждаем задачи, после чего они формируются в письменные предписания в рамках задачи.
Мне нравится wrike для этих целей, мегаплан тоже прекрасно справляется а помимо них еще с десяток collaboration сервисов. Там же есть и комментирование для обсуждения исполнения и тайм трекинг и добавление подзадач, а действие нескольких исполнителей переводится на общий вид выполнения проекта. Удобно и уже также есть с приложениями для смартов.

Так что, спорную нишу вы выбрали, она уже давно занята
Ответить
Ольга Георгиева
Согласна, ниша спорная.
Вообще, удобнее все в одном месте хранить, а не рассыпаться по программам и месенджерам, особенно это в плане работы важно. Искать рабочий документ в одном месте, задачу техотдела - в другом, а задачу подчиненному - в третьем - ад.

У нас задания выдаются в канале slack (быстро выполняемое) или в корпоративном внутреннем блоге; любой пост в блоге обязателен к ознакомлению (то есть, хоть "+" сотрудник в комментариях оставляет), мне так удобнее. Получается, что лента блога - задания, мелкие внутренние задачи и новости/изменения. Рабочая почта - для переписки со сторонними компаниями и подрядчиками. Внутреннее общение с коллегами - только slack, уж слишком удобный там поиск и хранение файлов.
Ответить
Directiva
Список задач на контроле у директора
Вадик Лапыцкий
А какие вы аргументы приводите своим сотрудникам в случае, когда поручение не выполняется? Плюс если у него отговорка: "я не видел"
Ответить
Ольга Георгиева
Не возможно сказать "Не видел", потому что корпоративный блог обязателен к ознакомлению.
Я делаю так: при создании поста дополнительно дублирую ссылку на него в slack; у себя отмечаю, кто отписался; на созвоне напоминаю о том, что каждый пост нужно комментировать; если единицы не отписались - подхожу в личку и спрашиваю почему так. Т.к. сейчас мы (коллектив) только привыкаем к блогу и, как писала выше Михаилу Баженову, по сути я стараюсь привить привычку.

Мотивация тут одна: не читаешь блог - не знаешь изменений в работе, а значит работаешь не так эффективно или можешь дать клиенту недостоверную (уже) информацию.

Если задача общая - один не выполнивший в срок человек подставляет всю команду. Срок один, если часть задачи не сделана, то она распределяется на всех оставшихся (выхода-то другого нет) и я сотруднику объясняю, что он подставил всех коллег, которые кроме того что выполнили свою работу вовремя, теперь еще заняты его частью задачи.
Обычно этого хватает, поскольку люди работают вместе и я стараюсь объяснять что сегодня ты помог - завтра тебе помогут.
Ответить
Directiva
Список задач на контроле у директора
Вадик Лапыцкий
А если бы вам предложили инструмент, в котором вы ставите задачу и с помощью специальных статусов видите, ознакомился с ней сотрудник или нет. Далее он отмечает, согласен он с задачей в такой форме или ему нужно внести какие-то коррективы (если нужны коррективы, он их вносит и вы видите что он предлагает). Затем вы можете у него запрашивать промежуточные отчеты с вопросом, все ли нормально? успеваешь ли к назначенному сроку? (все это нажатием одной кнопки). И после того как он выполнил задачу, он делает небольшой отчет (несколько пунктов) и вы видите, все ли он сделал вовремя, сколько потратил на это денег.

И если есть какие-то несоответствия (это все видно при помощи интерфейса), вы можете на законных основаниях объяснить ему, что он например не вовремя сделал задачу и немного подвел коллектив.

И все это без звонков, смс, почты и т.д. (и вообще лишних разговоров, получена задача - делай)

Что скажете?
Ответить
4devs
Разработка и поддержка проектов на Symfony 2
Андрей
для общих задач это trello, можно поставить дату окончание можно поставить одного и больше исполнителей, или добавить метку. Сам себе могу ставить задачи, чтобы не забыть.
Для проектов issue в gitlab, github и тп. все что относится к проекту только там. Там есть и деление на итерации и метки.
по поводу устного общения, то это всегда можно только после должна быть сформирована задача письменно, это полезно работать не только с другими людьми в команде но обязательно при работе с заказчиком...
Ответить
Maxim Adamov
Мне кажется, что письменно/устно/по электронной почте/по телеграфу/да как угодно – все это не гарантирует выполнения задачи точно и в срок. Не менее важно формулировка задачи, ее четкость и полнота. Почти в любой формулировке может содержаться двусмысленность, как раз, с которой и необходимо всячески бороться. И это касается как условий задачи, так и критериев ее выполнения, которые могут отличаться у руководителя и подчиненного.
Ответить
Directiva
Список задач на контроле у директора
Вадик Лапыцкий
Максим, вы абсолютно правы. Конечно же, в первую очередь нужно уметь правильно формулировать свои мысли, чтобы люди которые с тобой общаются понимали тебя не двусмысленно. Но мне кажется, что это касается всех областей нашей жизни и не только работы.

Но если говорить про сами задачи непосредственно. Давайте представим, что все таки вы правильно сформулировали задачу (а я уверен, что вы так и делаете), в какой форме вы бы хотели ее видеть? Или так, все таки в какой форме она должна быть?
Ответить
Выбрать файл
Читайте далее
Загружаем…
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать