Лайфхаки для эффективного обучения сотрудников

Корпоративное обучение и онбординг персонала — это ключевые процессы, которые могут как приблизить успех компании, так и сделать бизнес неэффективным. Правильно выбранные методы обучения не только помогут новым сотрудникам быстрее адаптироваться, но и сэкономят бюджетные средства компании.

Сегодня мы не будем говорить о дорогостоящих обучающих курсах, повышении квалификации, стажировках и т.п. Мы постараемся понять, что можно сделать для сотрудников собственными силами. В этой статье мы рассмотрим, как корпоративные базы знаний и документация могут стать основными инструментами для достижения целей корпоративного обучения и онбординга.

Что такое онбординг?

Онбординг (анг. onboarding) — это процесс введения новых сотрудников в «курс дела», т.е. знакомство с рабочей средой, корпоративной культурой, стандартными рабочими процедурами и процессами. Другими словами это адаптация новичков к существующему режиму и специфике работы.

Онбординг включает в себя различные мероприятия, такие как ознакомление с корпоративными политиками, структурой компании, должностной инструкцией, техникой безопасности, знакомство с рабочим местом, предоставление необходимого оборудования и (при необходимости) средств индивидуальной защиты, обучение основным рабочим процессам и знакомство с командой.

Цель онбординга — помочь новым сотрудникам быстрее освоиться, преодолеть психологический барьер, чувствовать себя свободно и уверенно в коллективе и начать эффективно выполнять свои обязанности. Если говорить обобщенно, основная цель онбординга состоит в успешной интеграции нового сотрудника в компанию.

Важность корпоративного обучения

Начнём с примера из практики. Представьте, что в крупную ИТ-компанию поступает новый сотрудник. Допустим, технический писатель, контент-райтер или редактор. На фоне большинства сотрудников он является «гуманитарием», т.е. по природе своей деятельности относится к сфере ИТ лишь косвенно. В случае такого сотрудника онбординг будет проходить довольно сложно и длительно, и корпоративное обучение будет как нельзя актуально.

Или возьмем другой пример: переводчик на производственном предприятии или в конструкторском бюро — в этом случае необходимость корпоративного обучения становится ещё более очевидной. Переводчика надо не просто ознакомить с существующими регламентом, но и показать, как работает производственное оборудование, объяснить нюансы работы с заказчиками и подрядчиками и т.д. Нередко для оптимального перевода необходимо дать разъяснения по конкретным схемам и чертежам, а также обеспечить присутствие переводчика на всех совещаниях (не только на тех, где непосредственно требуется перевод). Это необходимо, чтобы максимально ввести сотрудника в курс дела. Если этого не сделать, и технический писатель, и технический переводчик будут работать неэффективно.

А теперь добавьте к перечисленным трудностям необходимость работать в крайне зарегулированной среде. Эта среда может быть вполне привычной для работников со стажем, но представьте себе, что неподготовленный сотрудник сталкивается с SAP ERP (специальным ПО для планирования всех ресурсов данного конкретного предприятия). Это знакомство может происходить всего лишь на уровне заполнения таблицы трудозатрат, но и здесь нужна помощь и поддержка на первоначальном этапе, иначе первый (и, возможно, последующие дни работы) будут омрачены неприятным впечатлением и даже желанием поскорее найти другое место для трудоустройства.

Преимущества корпоративного обучения

Чтобы онбординг вновь нанятого сотрудника прошёл успешно, необходимо обучение. Часто мы смотрим на этот процесс как на суровую необходимость механического заучивания корпоративных регламентов и сдачу экзамена. Однако корпоративное обучение — это не просто формальность. Оно позволяет:

1. Увеличить продуктивность. Правильно обученные сотрудники работают быстрее и качественнее.
2. Снизить текучесть кадров и кадровый голод. Корпоративные базы знаний помогают новым сотрудникам чувствовать себя частью команды.
3. Сохранить знания. Корпоративные базы знаний помогают сохранять и передавать важную информацию.

Корпоративное обучение играет ключевую роль в успехе компании, обеспечивая не только повышение продуктивности сотрудников, но и снижение текучести кадров. Эффективные программы обучения способствуют сохранению знаний и формированию сильной корпоративной культуры. Инвестирование в обучение — это инвестиция в будущее компании, которая в конечном итоге приводит к улучшению конкурентоспособности на рынке.

База знаний как часть корпоративного обучения и онбординга

Для многих новых сотрудников вливаться в уже сложившиеся рабочие процессы бывает непросто. Молодой специалист, который только присоединился к команде, сталкивается со множеством новых инструментов, незнакомыми методами работы и, возможно, даже с особенностями корпоративной культуры, которые не всегда очевидны. В результате он может чувствовать себя лишним, что негативно сказывается на его мотивации и продуктивности.

Однако, если в компании существует хорошо структурированная программа онбординга, процесс интеграции можно упростить. Например, благодаря доступу к корпоративной базе знаний новый сотрудник может быстро найти информацию об используемых инструментах, ознакомиться с примерами успешных кампаний и получить ответы на часто задаваемые вопросы. Это позволит ему не только быстрее адаптироваться, но и начать вносить свой вклад в команду уже с первых дней работы.

Корпоративная база знаний также может включать в себя видео-уроки и интерактивные модули, которые объясняют, как выполнять определенные задачи. Это дает новому сотруднику возможность учиться в удобном для него темпе и возвращаться к материалам по мере необходимости. В результате он не только быстрее осваивает рабочие процессы, но и чувствует себя более уверенно, что в конечном итоге способствует его успешной интеграции в коллектив.

Таким образом, эффективный онбординг, поддержанный корпоративной базой знаний, становится не просто формальностью, а важным инструментом, который помогает новым сотрудникам преодолевать барьеры и достигать успеха в своей новой роли.

Создание структурированной программы обучения

Как правило, план онбординга включает следующее:

1. Знакомство с корпоративной культурой.
2. Обучение основным процессам и инструментам.
3. Наставничество со стороны опытных сотрудников.

Опытные руководители понимают, что создание четко структурированной и прозрачной программы онбординга — это важный шаг к успешному «вливанию» новых сотрудников в коллектив. Поэтому на обучение нередко тратятся большие суммы из бюджета компании. Это могут быть онлайн-курсы, внутренние тренинги, на которые приглашают ведущих из авторитетных учебных заведений, или официальные курсы повышения квалификации и т.д. Однако ни один авторитетный и модный тренер не введёт сотрудника в курс дела на рабочем месте так профессионально, как это можно сделать внутри самой компании, вложив средства и время в развитие корпоративной базы знаний или корпоративной «Википедии».

Другими словами, не всегда требуется обязательное вложение значительных финансовых средств в корпоративные тренинги. Вместо этого компании могут использовать доступные ресурсы и внутренние знания для разработки эффективных обучающих материалов.

Создайте базу знаний, в которую войдут инструкции, видеоуроки и презентации, подготовленные опытными сотрудниками. Это не только снизит затраты, но и позволит использовать уникальный опыт и практические навыки, которые уже существуют внутри компании.

Эти ценнейшие ресурсы, как правило, не используются, занимая место на дисках рабочих компьютеров. Необходимо «заставить их работать». Для этого часто создается специальная штатная единица — менеджер базы знаний (управляющий корпоративной «Википедией»), в обязанности которого входит учет, создание, обновление и распространение обучающих материалов внутри компании.

Менеджер базы знаний также может организовать внутренние семинары, где старшие коллеги будут делиться своим опытом и знаниями, что способствует не только обучению, но и укреплению командного духа.

Если собственная база знаний пока находится на стадии развития, можно ликвидировать пробелы в знаниях сотрудников за счет внешних ресурсов. Вполне допустимо использование внешних онлайн-платформ и открытых ресурсов, таких как вебинары и курсы, представленные в интернете. Это будет временной, но эффективной «рабочей» мерой, которая позволит сэкономить время и деньги на обучение.

Затем, когда собственная база расширится, с ее помощью можно будет существенно облегчить процесс обучения без необходимости значительных финансовых вложений. Важно помнить, что структурированная программа онбординга должна быть адаптирована под конкретные нужды компании и ее сотрудников, а не следовать универсальным шаблонам.

Таким образом, создание структурированной программы онбординга возможно без больших затрат, если использовать внутренние ресурсы и доступные инструменты, что в конечном итоге приведет к более эффективной интеграции новых сотрудников и повышению их вовлеченности.

Содержание корпоративных баз знаний

Корпоративные базы знаний — это мощный инструмент, который может значительно упростить процесс онбординга. Они должны включать:

1. Ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ). Сборник ответов на наиболее распространенные вопросы новых сотрудников.
2. Учебные материалы. Видеоуроки, инструкции и презентации, доступные для самостоятельного изучения.
3. Документацию по процессам. Подробные описания рабочих процессов и стандартов.

Таким образом, использование корпоративных баз знаний играет ключевую роль в оптимизации рабочих процессов и улучшении доступа к информации.

Системы управления документацией, такие как Документерра, позволяют создавать и управлять базами знаний, обеспечивая централизованное хранилище данных. Документерра предлагает расширенные функции для систематизации информации, поиска и совместного использования документов, что делает её идеальной для создания и поддержания корпоративных баз знаний. Правильная настройка и регулярное обновление базы данных в Документерре помогают обеспечить актуальность и доступность информации для всех сотрудников, что в свою очередь способствует повышению эффективности работы и принятию обоснованных решений.

Документация как способ экономии средств компании

Использование корпоративных баз знаний и документации может существенно сократить расходы компании. Рассмотрим подробнее основные направления этой деятельности:

Снижение затрат на обучение

Централизованная база знаний позволяет автоматизировать процесс обучения новых сотрудников. Вместо того чтобы тратить время и деньги на проведение живых тренингов или индивидуальных обучений, компании могут предоставить доступ к хорошо структурированным материалам и ресурсам, размещенным в базе данных. Это не только сокращает затраты на внешних тренеров и внутренних специалистов, но и минимизирует необходимость в проведении частых обновлений обучающих программ.

Уменьшение времени на адаптацию

Если документация тщательно организована и легко доступна, новые сотрудники могут самостоятельно изучить все необходимые процессы, политики, особенности корпоративной культуры и рабочие инструменты. Это позволяет им быстрее интегрироваться в рабочий процесс и приступить к выполнению своих обязанностей. Уменьшение времени на адаптацию означает более быстрое достижение продуктивности, что напрямую влияет на эффективность работы и общую экономию затрат.

Сохранение корпоративных знаний

Корпоративные знания, хранящиеся в базе данных, остаются доступными даже при уходе сотрудников. Это предотвращает потерю ценных знаний и навыков, которые могли бы быть утеряны без должного документирования. Когда информация централизована, повторное обучение новых сотрудников становится менее затратным, так как им не нужно заново проходить весь путь накопления знаний, а достаточно ознакомиться с документами, чтобы сразу начать работать с актуальной информацией.

* * *

Корпоративное обучение и онбординг — это неотъемлемая часть успешной работы компании. Использование корпоративных баз знаний и документации помогает не только ускорить процесс адаптации новых сотрудников, но и существенно сэкономить средства. Внедрение приведенных в сегодняшней статье рекомендаций в корпоративную практику может привести к значительным улучшениям в эффективности работы команды.