Роль менеджера проекта в создании системы документации
Проджект-менеджер (project manager) или менеджер/руководитель проекта — это ключевая фигура в управлении проектами, отвечающая за планирование, выполнение и завершение задач. Его обязанности включают координацию команды, управление ресурсами, а также контроль за соблюдением сроков и качеством выполняемых работ. В условиях сложности современных проектов роль менеджера проекта становится особенно актуальной.
Зачем нужен менеджер проекта?
Менеджер проекта играет ключевую роль в успешной реализации любого проекта, обеспечивая организацию работы команды, контроль за выполнением задач, эффективную коммуникацию и управление рисками.
Он распределяет задачи между участниками, учитывая их навыки и опыт, что позволяет оптимизировать рабочий процесс и повышает продуктивность команды.
Руководитель проекта следит за тем, чтобы задачи проходили через все этапы жизненного цикла — от разработки до тестирования и документирования, что гарантирует учет всех деталей.
Кроме того, менеджер проекта выступает связующим звеном между членами команды, отвечая за получение и передачу информации, что особенно важно для уточнения деталей и обеспечения ясности в процессе работы. Он также выявляет потенциальные проблемы и разрабатывает стратегии для их минимизации, что помогает команде избежать задержек.
Роль руководителя проекта не ограничивается лишь управлением задачами. Он является стратегическим лидером, который обеспечивает эффективное взаимодействие и способствует созданию благоприятной рабочей среды. Без его участия успешное выполнение проектов становится значительно более сложной задачей.
Системы управления проектами и отслеживания задач как инструмент менеджера проекта
Сегодня сложно представить, что менеджер проекта управляет его выполнением только через устное и письменное общение с подчиненными. Совсем недавно это действительно происходило именно так: для обсуждения и распределения задач среди исполнителей руководитель проекта организовывал «планерку» — рабочее совещание, на котором обсуждались все нюансы. Также взаимодействие происходило через рабочую почту, с помощью которой можно было назначить задание конкретному исполнителю. Если нужно было перейти на более официальный уровень, издавался приказ или распоряжение, то есть вступал в силу административно-бюрократический ресурс.
Теперь менеджер организует работу команды через систему управления проектами, использующуюся как инструмент управления, мониторинга и аналитики. Чтобы понять, как проджект-менеджер организует работу команды в такой системе, важно разобраться с понятием жизненного цикла задач, поскольку любой проект — это ряд взаимосвязанных задач, направленных на решение одной конкретной цели (разработку цифрового продукта, его обновление, усовершенствование и т. п.).
В процессе работы с задачами важно, чтобы они проходили через четко определенные этапы. Например, существуют этапы разработки функционала или исправления ошибок, с которыми в основном работает команда разработчиков. Завершив свою работу, они передают задачи на тестирование, к которому подключаются тестировщики, проверяющие, работает ли всё корректно. Если задача прошла тестирование, она передается на документирование. На этой стадии создается сопровождающая документация (инструкции и руководства для пользователей, администраторов и другие документы), чем занимаются технические писатели.
Системы управления проектами и отслеживания задач являются ключевыми инструментами для команд, стремящихся организовать свою работу, повысить продуктивность и эффективно достигать поставленных целей. Эти системы помогают структурировать рабочие процессы, отслеживать прогресс по конкретным задачам, управлять ресурсами (распределять задачи между исполнителями) и улучшать взаимодействие внутри команды.
Одним из популярных решений является Redmine — веб-приложение с открытым исходным кодом, позволяющее управлять проектами и задачами. Оно предлагает функции, такие как управление задачами с установкой приоритетов и назначением ответственных, поддержку нескольких проектов одновременно, гибкую систему статусов для отслеживания прогресса, а также интеграцию с системами управления версиями (Git, SVN) и возможность использования пользовательских полей и плагинов.
Redmine включает базовые инструменты для создания отчетов и диаграмм, но для более сложной аналитики могут потребоваться сторонние плагины. Эта система также предоставляет широкие возможности для настройки и персонализации, что делает её гибким инструментом для различных команд и проектов.
Среди аналогичных систем выделяется Jira — инструмент от Atlassian, который особенно популярен среди команд, работающих по методологии Agile. Jira поддерживает Scrum и таблицы Kanban, а также предлагает мощные инструменты для отчетности и интеграцию с другими продуктами Atlassian. Jira активно используется в российских компаниях, особенно для разработки ПО и в рамках методологии Agile. При этом, компании могут столкнуться с трудностями при оплате подписок, так как Atlassian прекратил прямую продажу своих продуктов в России в 2022 году. Но есть возможность продолжать пользоваться продуктами через партнёрские каналы или найти альтернативные способы оплаты.
Как и Jira, Trello является продуктом Atlassian, и представляет собой визуальную систему управления задачами, основанную на методах распределения задач Kanban. Она отличается простотой использования и возможностью интеграции с множеством сторонних приложений, что делает её удобным инструментом для команд, которым не нужны сложные функции, как в Jira. Сервис в целом остается доступным через VPN и с использованием других методов оплаты.
Asana — еще один инструмент для управления проектами, который помогает командам отслеживать работу и достигать целей, предлагая удобный интерфейс и возможность создания подзадач. Доступна в России, но возможны трудности с оплатой.
ClickUp является универсальным инструментом, который отличается высокой степенью настройки и поддерживает различные методологии, включая использование в качестве CRM. Доступен в России и не ограничен санкциями.
Документерра — это платформа для работы с продуктовой документацией, которая активно используется для создания и управления техническими и пользовательскими документами. Она позволяет командам эффективно структурировать и публиковать документацию, а также облегчает процесс совместной работы над документами. Документерра поддерживает различные форматы документации и предоставляет возможность интеграции с другими системами, такими как Jira. Платформа доступна для пользователей в России без каких-либо дополнительных условий, т.к. является отечественным продуктом.
Basecamp делает акцент на простоту и предлагает инструменты для управления проектами и командной работы, обеспечивая легкость в организации коммуникации внутри команды и возможность хранения файлов. На текущий момент Basecamp продолжает оставаться доступным для российских пользователей.
Monday.com — визуальная платформа управления проектами, которая позволяет командам организовывать работу с помощью настраиваемых досок или «рабочих пространств». Каждый член команды может одновременно работать в нескольких рабочих пространствах. Рабочие пространства содержат задачи, назначенные различным исполнителям, и разделяются на текущие и выполненные. Платформа предлагает гибкие шаблоны для различных типов проектов и процессов, что делает её универсальным инструментом для разных команд. Monday.com поддерживает автоматизацию задач, интеграцию с другими приложениями и предоставляет мощные инструменты для отслеживания прогресса и отчетности. Платформа ориентирована на совместную работу и коммуникацию внутри команды, что помогает улучшить взаимодействие и повысить продуктивность. В зависимости от ситуации, может потребоваться использование VPN или альтернативных методов оплаты.
Выбор системы управления проектами и отслеживания задач зависит от специфики команды и требований проекта. Названные платформы предлагают разнообразные функции и возможности, позволяя менеджерам проектов находить оптимальные решения для организации работы команды и достижения успеха.
Функции проджект-менеджера и как они реализуются в системах управления проектами и отслеживания задач (на примере Monday.com)
Управление проектами и задачами — это главная составляющая работы любого проджект-менеджера. Эффективные системы управления помогают не только организовать рабочие процессы, но и повысить продуктивность, обеспечивая прозрачность и четкость выполнения задач. Системы, такие как Monday.com, предоставляют мощные инструменты для отслеживания статусов задач, распределения работы и взаимодействия между членами команды. Рассмотрим, как это происходит на практике.
Процесс управления задачами в Monday.com
- Статусы задач. В Monday.com жизненный цикл каждой задачи включает несколько статусов, что позволяет отслеживать её текущее состояние и легко обновлять его. Например, задача может иметь статусы «Done» (Выполнено), «Working on it» (В работе), «To Do» (К выполнению) и т.д. Менеджер проекта отслеживает эти статусы и обновляет их по мере выполнения задач, предоставляя команде ясное представление о текущем прогрессе.
- Распределение задач. Когда задача помечена как «Новая», менеджер оценивает её срочность и приоритетность по шкале Low, Medium и High. Затем задача назначается исполнителям с учётом их навыков и текущей загрузки. Задача может быть выполнена несколькими исполнителями в зависимости от её характеристик. Например, разработчик может работать над кодом, контент-райтер — над текстовой частью, а SEO-специалист — над оптимизацией. Это позволяет обеспечить качественное выполнение задачи, так как каждый участник работает над тем, что соответствует его компетенциям.
- Работа над задачей. Как только исполнитель начинает работать над задачей, он обновляет её статус на «В работе». Изменение статуса сигнализирует остальным членам команды о том, что задача активно выполняется. После завершения всех этапов работы, включая тестирование, ревью и документирование, задача получает статус «Выполнено». Этот процесс обеспечивает прозрачность, позволяя всем участникам увидеть, на каком этапе находится каждая задача.
Эффективное управление проектами требует четкой организации и прозрачности на всех этапах работы. Системы, такие как Monday.com, предлагают удобные инструменты для отслеживания статусов задач, их распределения и управления рабочими процессами. Применение таких подходов помогает командам достигать поставленных целей быстрее и качественнее, обеспечивая при этом высокую степень вовлеченности и сотрудничества между участниками.
Проблемы, с которыми сталкиваются проджект-менеджеры
Одной из распространенных проблем в управлении проектами является необходимость получения уточняющей информации от других членов команды. В процессе работы над задачами могут возникать ситуации, когда участникам требуется больше данных или разъяснений для продолжения выполнения своих обязанностей. Это может касаться различных аспектов проекта: от технических деталей до бизнес-требований.
Когда может понадобиться уточняющая информация?
- Неясные требования. Задачи или цели проекта могут быть сформулированы недостаточно четко, что приводит к необходимости дополнительных разъяснений для правильного выполнения работы.
- Изменения в проекте. В ходе работы над проектом могут происходить изменения в требованиях, приоритетах или бизнес-целях, что вызывает потребность в уточняющей информации, чтобы команда могла адаптировать свои усилия и продолжить работу.
- Разные уровни опыта. Члены команды могут обладать разным уровнем квалификации и опыта. Более опытные участники могут не всегда осознавать, что менее опытные коллеги нуждаются в дополнительных разъяснениях или более детальном объяснении задачи.
Роль менеджера проекта
Менеджер проекта играет ключевую роль в устранении задержек, связанных с необходимостью получения уточняющей информации. Ниже перечислены несколько способов, как менеджер может улучшить коммуникацию и контроль за выполнением задач:
- Четкое формулирование задач. Руководитель проекта должен уделять особое внимание формулировке требований. Это включает создание четких описаний задач, определение критериев приемки, понятных как для команды, так и для заказчиков, и указание всех необходимых деталей. Чем яснее будет поставлена задача, тем ниже риск её некорректного или несвоевременного выполнения.
- Регулярные обновления. Менеджер может организовывать регулярные, но краткие встречи (например, ежедневные stand-up совещания), чтобы обсудить с командой текущие проблемы и статус задач. Это позволяет участникам оперативно задавать вопросы и получать необходимые разъяснения без задержек.
- Создание документации. Ведение актуальной и структурированной документации, включая протоколы совещаний, записи обсуждений и инструкции, помогает команде получить доступ к нужной информации в любое время, снижая зависимость от прямого общения.
- Установление каналов связи. Менеджер должен обеспечить наличие удобных и эффективных каналов связи. Это может включать использование специализированных инструментов для управления проектами (например, Trello, Jira) или мессенджеров. Важно минимизировать количество каналов, чтобы избежать путаницы и дублирования информации.
Проблема необходимости получения уточняющей информации является существенным вызовом для команд, работающих над проектами. Однако с помощью эффективного управления, четкой коммуникации и доступной документации проджект-менеджер может минимизировать задержки и обеспечить плавный процесс выполнения задач.
* * *
Менеджер проекта — это руководитель, который обеспечивает организацию рабочего процесса, коммуникацию и контроль на всех этапах работы над проектом. Его деятельность включает не только управление задачами, но и анализ рисков, адаптацию к изменениям и создание условий для продуктивной работы команды. Использование инструментов, таких как системы управления проектами, помогает менеджеру эффективно отслеживать жизненный цикл задач, управлять командой исполнителей и обеспечивать прозрачность процессов. Всё это в конечном итоге способствует успешной реализации проектов и достижению поставленных целей.