Отказное письмо по сертификации: что это такое и как оформить на товар

В отличие от сертификата или декларации, оно не «разрешает» выпуск продукции, а фиксирует отсутствие обязанности оформлять разрешительные документы — при условии корректной идентификации товара (наименование, состав, назначение, код ТН ВЭД/ОКПД2, модель, маркировка).

Бизнесу отказное письмо по сертификации требуется в ситуациях, когда нужно быстро снять вопросы у проверяющих или партнеров: при размещении товаров на маркетплейсах (Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет и др.), при взаимодействии с контрагентами (опт, сети), а также при импорте и таможенном оформлении — чтобы подтвердить, что по данной позиции не нужен сертификат/декларация. На маркетплейсах модерация обычно смотрит на совпадение данных письма с карточкой товара и документами поставки, а при таможне важны корректные коды и описание: для партий, комплектующих, наборов и «сложных» товаров часто требуется аккуратная стратегия — иногда возможно одно письмо на линейку/серии/модели, а иногда нужны отдельные документы из‑за разных кодов и разных требований.

Срок действия отказного письма формально часто указывают как «бессрочный», но фактически его актуальность зависит от изменений в регламентах, перечнях продукции и подходах к классификации. Переоформление требуется, если меняются состав/материал, назначение, маркировка, модель/артикул, код ТН ВЭД/ОКПД2, поставщик/производитель или комплектность (например, товар стал набором, добавились аксессуары). Именно эти изменения чаще всего приводят к отклонениям на площадках и вопросам со стороны таможни или проверок.

Чтобы оформить отказное письмо без ошибок и снизить риски штрафов, блокировок карточек, претензий и изъятия товара, важно заранее проверить, не подпадает ли продукция под обязательные требования, и подготовить корректный пакет данных. Краткий чек-лист для старта:

1. точное описание товара (назначение, состав/материалы, модель/артикул, фото/маркировка);
2. коды ТН ВЭД и/или ОКПД2 с обоснованием;
3. сведения о производителе/поставщике и документы на поставку (при импорте — инвойс/спецификация);
4. перечень позиций (если оформляете на линейку) и логика объединения моделей/серий;
5. требования площадки: формат файла, читаемость, реквизиты, совпадение данных с карточками.

Правовая база и виды отказных писем

Правовая база для его оформления опирается на нормативные документы ЕАЭС и РФ: технические регламенты ЕАЭС/ТР ТС, решения и акты ЕЭК, а также постановления правительства РФ, устанавливающие обязательные требования к отдельным категориям продукции. При подготовке письма обязательно сверяются официальные перечни продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия, чтобы корректно указать основание «не входит в перечень» и привязать вывод к коду ТН ВЭД/ОКПД2 и назначению товара.

На практике встречаются отказные письма по ТР ТС/ЕАЭС — когда подтверждается, что продукция не подпадает под действие конкретного техрегламента (например, по безопасности оборудования, детских товаров, пищевой продукции и т. д.). Такие письма особенно востребованы при импорте, на маркетплейсах и в тендерных закупках: они помогают быстро снять вопросы таможни, контрагентов и площадок при отсутствии обязательных требований по техрегламентам.

Отдельная группа — отказные письма по ГОСТ Р, когда товар не включён в перечни обязательной сертификации/декларирования в национальной системе РФ. Также оформляют отказные письма по пожарной безопасности (если продукция не входит в перечни, подлежащие обязательному подтверждению соответствия требованиям пожарной безопасности) и по санитарным требованиям — когда товар не требует государственной регистрации или санитарно-эпидемиологических документов. Выбор вида отказного письма зависит от того, по какому основанию у товара отсутствует обязательная процедура, поэтому при оформлении важно правильно определить категорию продукции, область применения и применимые перечни.

Когда отказное письмо действительно необходимо, а когда нет

На практике его чаще всего запрашивают маркетплейсы, таможенные представители, контрагенты и проверяющие, чтобы быстро закрыть вопрос с «разрешительной» документацией и избежать блокировок карточек товара или задержек при поставках.

Типичные кейсы, когда отказное письмо действительно нужно: продукция не входит в перечни обязательного подтверждения соответствия, но у поставщика/продавца требуют документальное подтверждение этого факта. Чаще всего письмо оформляют на товары хозяйственно-бытового назначения, отдельные виды комплектующих, аксессуары или упаковку — при условии, что по коду ТН ВЭД/ОКПД2 и описанию они не попадают под технические регламенты ЕАЭС и обязательные формы оценки.

При этом встречаются ошибочные ожидания, из-за которых бизнес тратит время и бюджет. Важно понимать:

1. добровольная сертификация не заменяет отказное письмо, если от вас требуют именно подтверждение «не подлежит обязательной сертификации/декларированию»;
2. письмо «на всякий случай» не всегда оправдано: если товар однозначно подлежит обязательной оценке соответствия, отказное письмо не оформят, а правильным решением будет декларация или сертификат.

Чтобы оформить отказное письмо на товар, обычно достаточно корректно описать продукцию, определить коды ТН ВЭД/ОКПД2 и предоставить информацию о назначении и составе (при необходимости — фото/инструкцию). Дальше уполномоченная организация проверяет применимость техрегламентов и выдает письмо, которое можно использовать для маркетплейсов, контрагентов и в документообороте по поставкам.

На какие товары выдают отказное письмо: примеры категорий

Непродовольственные товары: аксессуары, сувениры, части изделий и др. Чаще всего отказные письма оформляют на товары, которые не включены в перечни обязательной оценки соответствия и не попадают под действие профильных технических регламентов. К таким категориям могут относиться сувенирная продукция и подарочные изделия, отдельные аксессуары (например, декоративные элементы, не имеющие электрических или защитных функций), а также части изделий и комплектующие, которые сами по себе не являются конечным продуктом, подлежащим обязательной сертификации. Важно, чтобы в описании товара были корректно указаны назначение, материалы и код ТН ВЭД/ОКПД2 — именно по ним экспертно подтверждают отсутствие обязательных требований.

Продовольствие/косметика/детские товары: пограничные случаи и ограничения. В этих группах отказное письмо получают реже, потому что многие позиции подпадают под обязательное декларирование, госрегистрацию или специальные регламенты. Однако встречаются пограничные случаи: например, товары с «косметическим» внешним видом, но без заявленных косметических свойств, или наборы/аксессуары, не контактирующие с пищей и кожей. Для детских товаров требования особенно строгие: если изделие предназначено для детей или может быть так квалифицировано по маркировке и рекламе, вероятность обязательной оценки соответствия возрастает. Поэтому перед оформлением отказного письма важно правильно определить назначение и область применения товара и исключить формулировки, которые автоматически переводят его в регулируемую категорию.

Чтобы оформить отказное письмо на товар, обычно подготавливают описание продукции, состав/материалы, фото, этикетку или макет маркировки, а также коды ТН ВЭД/ОКПД2 и сведения о производителе/импортере. Далее аккредитованная организация или экспертный центр анализирует документы и нормативные перечни и выдает письмо, которое можно предоставлять на маркетплейсы и контрагентам. Чем точнее исходные данные и позиционирование товара, тем быстрее проходит оформление и тем меньше риск отказа из-за неверной классификации.

Кто выдает отказное письмо и почему «самостоятельно» его оформить нельзя

Важно понимать: отказное письмо оформляется только на основании корректной идентификации товара (наименование, назначение, состав, код ТН ВЭД/ОКПД2, область применения), поэтому «сделать самому» без проверки нормативной базы и практики — рискованно.

Выдавать отказные письма имеют право уполномоченные органы и аккредитованные организации: как правило, это органы по сертификации (и/или испытательные лаборатории в связке с органом), которые работают по установленным правилам и опираются на актуальные регламенты ЕАЭС/РФ, классификаторы и официальные перечни. Именно они проверяют, подпадает ли товар под обязательные требования, и фиксируют обоснование в документе. Самостоятельное оформление «на коленке» не признается юридически значимым подтверждением, потому что у него нет подтвержденной компетенции, регистрации и ответственности выдавшей стороны.

Покупка «шаблонов» или отказных писем без реальных оснований — частая ошибка, которая приводит к проблемам уже при первой проверке или запросе документов. Основные риски выглядят так:

1. отказ в размещении товара на маркетплейсе или блокировка карточки/аккаунта;
2. штрафы и предписания при проверках, изъятие партии, дополнительные расходы на оформление «задним числом»;
3. задержки на таможне и срыв поставок из‑за несоответствия кода, описания или неверной классификации товара.

Чтобы оформить отказное письмо правильно, обращайтесь в аккредитованный орган: предоставьте точное описание продукции, состав/материалы, фото/маркировку, инструкцию/паспорт (если есть), коды ТН ВЭД/ОКПД2 и область применения. На основе этих данных специалисты определят применимость техрегламентов и подготовят документ, который действительно принимают маркетплейсы и контролирующие органы.

Какие данные нужны для оформления отказного письма на товар

Для получения отказного письма по сертификации важно заранее подготовить корректные сведения: документ подтверждает, что товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию в рамках действующих требований. Чем точнее исходные данные, тем быстрее специалист сможет идентифицировать продукцию и обосновать основание для выдачи отказного письма.

Информация о товаре включает наименование продукции и ее назначение (для чего используется и в какой сфере применяется). Также обычно требуются данные о составе или материале (например, пластик, металл, текстиль, химический состав), а для корректной классификации — код ТН ВЭД и/или ОКПД 2. Эти сведения помогают определить, подпадает ли товар под технические регламенты и обязательные формы подтверждения соответствия.

Документы, которые прикладываются к заявке, подтверждают заявленные характеристики и упрощают проверку. Как правило, нужны описание товара, фотографии, макет этикетки или данные маркировки, а также ТУ или паспорт изделия (при наличии). Если продукция импортируется, дополнительно запрашивают контракт и/или инвойс — чтобы подтвердить наименование и идентификацию товара в поставке и корректно оформить отказное письмо для таможенных и торговых процедур.

Как определить код ТН ВЭД и/или ОКПД для отказного письма

Чтобы оформить отказное письмо по сертификации на товар, важно корректно определить код ТН ВЭД (для импортной продукции) и/или ОКПД2 (чаще для товаров на внутреннем рынке и в закупках). Именно кодировка подтверждает, что изделие относится к определённой группе и сопоставляется с перечнями продукции, подлежащей обязательной сертификации или декларированию, а также с перечнями исключений. Без точного кода уполномоченный орган может не подтвердить основания для выдачи отказного письма, а контрагенты и маркетплейсы — не принять документ.

Принципы подбора кода и связь с перечнями продукции. Коды выбирают по фактическим характеристикам товара: назначению, материалу, составу, способу изготовления, комплектации и области применения. Для ТН ВЭД ориентируются на правила классификации и примечания к разделам/группам, а для ОКПД2 — на описание вида продукции и её функциональное назначение. После предварительного определения кода его обязательно сверяют с действующими перечнями продукции, на которую распространяются требования технических регламентов ЕАЭС, постановления и иные нормативные акты — так становится понятно, требуется ли обязательная оценка соответствия или можно оформить отказное письмо.

Частые ошибки в кодировании и как их избежать:

1. выбор кода «по названию» без анализа назначения и состава товара;
2. использование устаревшей редакции классификаторов и перечней;
3. подмена ТН ВЭД кодом ОКПД2 (или наоборот) в зависимости от цели документа;
4. неверное определение комплектности (например, набор/комплект vs отдельное изделие);
5. игнорирование примечаний к группам и пояснений, влияющих на классификацию.

Чтобы избежать отказов и задержек, подготовьте описание товара (состав, фото, маркировка, техдокументация, область применения) и на его основе уточните кодировку, затем проверьте её по актуальным перечням обязательной сертификации/декларирования. При спорных случаях целесообразно закрепить выбранную классификацию официальным разъяснением или экспертным заключением — это упростит получение отказного письма и снизит риски претензий со стороны проверяющих и площадок продаж.

Пошаговая инструкция: как оформить отказное письмо

Первый этап — подготовка пакета документов и техописания товара. Обычно требуется карточка продукции с точным наименованием, назначением и областью применения, составом/материалами, кодом ТН ВЭД (при наличии), фотографиями, инструкцией или этикеткой, а также реквизитами заявителя (ИП/ООО). Чем подробнее техническое описание, тем проще корректно определить, попадает ли товар под обязательную сертификацию и какие нормативные требования к нему применимы.

Далее идет подача заявки в аккредитованный орган/центр (в зависимости от практики оформления) с приложением подготовленных материалов. Специалисты проводят анализ принадлежности товара к обязательной сертификации: сверяют характеристики с техническими регламентами ЕАЭС, постановлениями и перечнями продукции, проверяют корректность классификации и назначения. На этом шаге могут запросить уточнения по составу, маркировке или сфере использования — важно оперативно предоставить данные, чтобы не затягивать процесс.

Финальный этап — получение отказного письма. В документе указывают сведения о заявителе, наименование товара, обоснование неприменимости обязательной сертификации и ссылки на нормативные акты. После выдачи письмо можно использовать для размещения товара на маркетплейсах, в тендерной документации и при работе с партнерами. Чтобы отказное письмо было принято без вопросов, следите за точностью описания продукции и актуальностью нормативной базы на дату оформления.

Требования к содержанию отказного письма: что должно быть внутри

Чтобы письмо приняли маркетплейсы, таможня или контрагенты, важно соблюдать требования к содержанию: отсутствие ключевых сведений или неточные формулировки часто становятся причиной отказа в принятии документа.

К обязательным реквизитам относятся данные заявителя и товара, а также идентификаторы, по которым продукция однозначно определяется. В письме указывают наименование и реквизиты заявителя (ИНН/ОГРН, адрес), точное название товара и его описание, коды (например, ТН ВЭД ЕАЭС и/или ОКПД2), основания выдачи (по каким правилам сделан вывод), исходящий номер и дату. В конце обязательно ставятся подпись уполномоченного лица и, при наличии у организации, печать.

1. Данные заявителя (наименование, ИНН/ОГРН, адрес)
2. Наименование и описание товара (модель/артикул при наличии)
3. Коды товара: ТН ВЭД ЕАЭС и/или ОКПД2
4. Основание: ссылка на нормативные перечни и регламенты
5. Исходящий номер и дата
6. Подпись уполномоченного лица, печать (если используется)

Отдельное внимание уделяют формулировкам и ссылкам на нормативные перечни: обоснование должно быть корректным и проверяемым. Обычно используется формулировка вида «продукция не подлежит обязательному подтверждению соответствия» с указанием, по каким перечням/техническим регламентам сделан вывод (например, что товар отсутствует в перечнях продукции, на которую распространяются требования обязательной оценки соответствия). Чем точнее указаны ссылки и логика «не подлежит», тем меньше риск, что отказное письмо по сертификации попросят переделать.