Как проверить достоверность кассового чека, полученного по SMS или e-mail

В продолжение темы глобальной цифровизации фискальных органов поговорим об онлайн кассах, QR-кодах и чеках по смс. На автоматических станциях заправки система предлагает два варианта получения чека: «распечатать чек» и получить по смс или электронной почте. Завершить покупку без получения чека невозможно - приходится выбирать. Некоторые опасаются спама и чеки распечатывают, кто-то предпочитает второй вариант. Сотрудники для отчетности сдают в бухгалтерию чеки, распечатанные из почты. Оказалось, существуют специальные программы, которые позволяют менять итоговую сумму по чеку. Это дает возможность для злоупотреблений.

Кадр из фильма "Поймай меня, если сможешь"

Если сотрудник сдаст в бухгалтерию чек с изменениями или ошибками в реквизитах, а налоговая это выявит, в признании расходов будет отказано. Согласно письму ФНС РФ от 25.06.2013 № ЕД-4-3/11515@, налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком. Однако для учета расходов в целях налогообложения кроме чека необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов. Кассовый чек свидетельствует только о факте оплаты.

Бухгалтеру необходимо проверить достоверность данных по чекам, которые распечатаны из почты. Согласно п.1 ст.4 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 06.06.2019) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации", одним из требований к контрольно-кассовой технике является обеспечение возможности печати в отдельной выделенной области кассового чека или бланка строгой отчетности двухмерного штрихового кода (QR-кода размером не менее 20 x 20 мм). QR-код должен содержать в кодированном виде реквизиты проверки кассового чека или бланка строгой отчетности:

• дата и время осуществления расчета;
• порядковый номер фискального документа;
• признак расчета;
• сумма расчета;
• заводской номер фискального накопителя;
• фискальный признак документа.

С помощью проверки QR-кода можно подтвердить достоверность данных чека. ФНС разработала приложения для проверки данных. Они доступны в Google Play и App Store Также эти данные можно проверить здесь. Бывают случаи, когда при проверке чека по QR-коду выясняется, что чек некорректен. Это может быть связано со сбоем работы кассы. Поэтому не всегда есть причины не доверять сотруднику. Стоит отложить сомнительный чек и проверить на следующий день. Проверка чека по QR-коду может помочь установить зарегистрирован ли документ с указанными реквизитами в системе ФНС. В случае отсутствия такой регистрации, получатель чека может сообщить ФНС об этом. QR-код на чеках помогает также регистрировать покупки в приложениях для получения баллов, бонусов, кэш-бэка при проводимых акциях в крупных магазинах. Резюмирую. Чтобы не принять к учету поддельные чеки, установите мобильное приложение и проверяйте их по QR-коду. Это не займет много времени, зато спасет от серьезных неприятностей. И у сотрудников желания подсунуть "липу" поубавится.