Офис, которому не страшен кризис: 5 шагов, чтобы быстро организовать удаленную работу

Вы сможете снизить (или вовсе исключить) арендную плату, сэкономить на доставке воды, клининге и других услугах, плюс получите возможность прокачать штат, ведь удаленка позволяет нанимать сотрудников из разных точек мира. Главное здесь — шагнуть в новую реальность максимально быстро, дешево и безболезненно. Наша команда уже 16 лет занимается системной интеграцией и поставками компьютерной техники — в этой статье мы собрали советы и решения, которые помогут вам адаптироваться к изменившимся условиям, сохранив (или даже увеличив) эффективность бизнеса.

Прежде чем предпринимать какие-то шаги, вы должны решить, как будете осуществлять переход: заказывать работу под ключ или делать почти все своими силами, по необходимости привлекая подрядчика для настройки отдельных узлов.

Если вам близок первый путь, мы готовы помочь вашей компании освоить новый формат всего за 2 дня. Выбрать оптимальное решение и узнать примерный бюджет вы можете на сайте, который мы оперативно для вас подготовили. Если вы готовы совершить все трансформации (или большую их часть) сами, вам поможет эта инструкция от ГК «КОМПЬЮТЕРЫ И СЕТИ». Наши эксперты выделили 5 простых шагов по переводу офиса на удаленную работу.

Шаг 1: Назначьте ответственных за перемены

Создайте рабочую группу из 2-10 человек, в зависимости от размера компании. В нее обязательно должны войти руководители ключевых департаментов — у каждого будет своя зона ответственности. Например, IT-директор будет отвечать за покупку недостающей техники и установку ПО, а директор по персоналу — за разработку новой коммуникационной стратегии внутри организации. Рабочая группа должна регулярно проводить совещания вплоть до окончания перехода на новый формат.

Шаг 2: Опишите все производственные процессы и определите масштаб изменений

Если у вас пока нет четкого и последовательного описания всех бизнес-процессов, самое время его подготовить. Так вы поймете, какие звенья цепи будут сильными и в удаленном режиме, а какие придется оставить в офисе (или цехе). Кроме того, подробное описание бизнес-процессов даст вам полную картину коммуникаций с заказчиками, поставщиками и подрядчиками, а также между подразделениями и сотрудниками отделов.

Вот вопросы, на которые вам нужно ответить на этом этапе:

1. Какими внутрикорпоративными информационными системами пользуются ваши специалисты и насколько часто, можно ли их заменить стандартными мессенджерами?

2. Какое оборудование установлено рабочих местах и какое — у сотрудников дома? Можно ли перенести туда хотя бы часть офисной техники?

3. Какие бизнес-процессы точно пострадают при переходе на удаленку, и как можно этого избежать?

4. Есть ли у вас актуальные контакты всех сотрудников (от адресов для доставки техники до имен в Telegram)?

После изучения бизнес-процессов и ответов на вопросы вы будете понимать, вырастет ли нагрузка корпоративных систем на существующий интернет-канал (и хватит ли его плановой емкости), всем ли сотрудникам нужен будет удаленный доступ к офисным средствам коммуникации (или кто-то сможет общаться через простые мессенджеры и планировщики задач), кому из работников придется заменить или модернизировать домашнее оборудование.

Шаг 3: Совершите тестовый переход

Определив плановую нагрузку на интернет-канал, выделите один день, в который сотрудники, способные сменить формат без ущерба для бизнеса, будут работать из дома. Желательно провести эксперимент в начале или середине недели, чтобы было время на исправление ошибок.

Важно: все участники теста должны четко знать, к кому обращаться, если возникла проблема. Ведь задача этой репетиции — выявить и учесть все недочеты, чтобы настоящий переход прошел по накатанной.

Особое внимание стоит уделить обеспечению удаленного доступа к корпоративным ресурсам. Во-первых, нужно организовать безопасное подключение: вы открываете путь к секретным данным компании из сети интернет и должны исключить несанкционированный доступ. Во-вторых, сотрудники должны в любой момент подключаться к системам без проблем со скоростью или стабильностью соединения. И в-третьих, все должно быть максимально просто: любой работник с помощью краткой инструкции должен суметь самостоятельно настроить доступ к корпоративным ресурсам с домашнего устройства.

Чтобы организовать стабильный удаленный доступ, вы можете использовать как бюджетное решение Opensource, так и аппаратные VPN-сервера. Однако помните, что первый вариант не гарантирует того уровня безопасности и контроля, который обеспечивают аппаратные устройства. Здесь вы сможете подобрать необходимое вам оборудование, исходя из возможностей и преимуществ разных продуктов, и узнать примерный бюджет.

Шаг 4: Исправьте ошибки доступа

Скорее всего, после эксперимента многие компания обнаружат, что ширины их интернет-канала и/или скорости соединения не хватает для обеспечения удаленного доступа к базе данных и другим ресурсам. Эту проблему решат переговоры с провайдером, крайняя мера — смена поставщика услуг.

Здесь нужно помнить, что доступ ко всем корпоративным информационным системам (например, 1C и внутреннему порталу с контактами коллег) — залог легкого перехода на «удаленку». Во-первых, для некоторых сотрудников освоение новых программ станет стрессом, и качество их работы может упасть, потянув вниз показатели компании. Во-вторых, вместе с утратой доступа к привычным ресурсам вы можете лишиться инструментов контроля, которые особенно важны в переходный период.

Отдельная тема — доступ к рабочим телефонам, ведь сохранение привычной частоты и простоты общения — залог эффективности перехода на новый формат. Пожалуй, самым удобным решением будут так называемые «софтофоны» — полноценные копии рабочих телефонов на личных смартфонах сотрудников. Узнать, как это работает и сколько стоит, вы можете здесь.

Также советуем вам рассмотреть возможность усиления удаленной телефонии средствами видеоконференцсвязи. Современные технологии практически способны заменить личное общение, что очень важно для проведения совещаний и встреч с клиентами.

Шаг 5: Закупите и настройте недостающее оборудование

Скорее всего, тестовый переход покажет, какой техники не хватает каждому сотруднику. Однако все же советуем попросить всех специалистов, переходящих на удаленку, сообщить рабочей группе характеристики их ПК или ноутбуков, информацию о наличии веб-камер и гарнитуры, скорость интернет-соединения и другие показатели.

Если кому-то будут нужны новые компьютеры, мы рекомендуем выбрать стационарные ПК, а не ноутбуки: они обойдутся дешевле. Здесь вы сможете подобрать оптимальную конфигурацию оборудования для ваших сотрудников и узнать ее стоимость.

Выполнив эти шаги, вы гарантированно настроите удаленный доступ, однако есть еще один совет, который мы хотим дать. Помните о том, что такой формат работы требует новых подходов — и от сотрудников, и от руководителя. Отсутствие личного контакта и физического контроля требует более четкой постановки задач и более совершенной системы коммуникаций. Поэтому рекомендуем сохранить время традиционных планерок, установить систему отчетности по задачам и увеличить частоту коммуникаций. При этом важно, чтобы члены команды общались не только по рабочим вопросам, ведь немало отличных идей родилось во время обеда или кофе-брейка.

Надеемся, что ваша компания сможет легко перейти на новый формат и не только безболезненно пережить пандемию, но и получить возможности для роста и развития.