Делегирование: как справиться с намеченными планами и не навредить себе

Ален Маккензи, известный специалист в области менеджмента, говорил: «Нет ничего более легкого, чем быть занятым. И нет ничего более трудного, чем быть результативным». Действительно, современный человек ежеминутно констатирует себе, что практически всё его время занято выполнением повседневных задач. Если эти действия направлены на достижение его главной цели, или же в будущем могут как-то способствовать этому, а также не могут быть выполнены кем-то другим, то в некотором смысле эту гонку можно назвать оправданной. Совсем другой случай – это когда самый ценный ресурс, которым мы обладаем, тратится впустую. В такой ситуации стоит лишь вопрос умения расставлять приоритеты. Если же задачи действительно важны, но их выполнение не требует лично вашего участия, на помощь приходит делегирование.

Индивидуальное делегирование – организация процесса выполнения задач, стоящих перед человеком, который стремится оптимизировать затраты личного времени с помощью других ресурсов.

В отличие от корпоративного, индивидуальное делегирование не использует рычаги формального влияния, как это бывает в ситуации «руководитель – сотрудник», а полагается на личные возможности человека.

Принимая на себя обязательства по выполнению какой-то задачи, мы получаем дополнительную нагрузку, прежде всего психологическую. Ведь, добавляя очередной пункт в планы на день, месяц или даже на год, мы уже мысленно представляем, какое количество времени на это придётся потратить, и результат не всегда оказывается в нашу пользу. Дополнительная энергия тратится на то, чтобы удерживать конечные результаты в голове. Но что, если бы была возможность выполнять всё намеченное, при этом не причиняя проблем своему психологическому, а иногда и физическому здоровью? Тут на помощь приходит делегирование.

Как составить алгоритм индивидуального делегирования?

Алгоритм индивидуального делегирования отличается от корпоративного, ведь, каждый человек обладает сравнительно меньшими ресурсами для реализации цели. Но так как само понятие заимствовано из деловой сферы, то и некоторые принципы всё-таки будут схожи.

1. Постановка цели.

То, с чего всё начинается. Именно от цели будут зависеть все дальнейшие решения и действия. Эффективней всего будет начать с самой глобальной для себя цели – того пункта, к которому, в результате, и приведут все выбранные пути. Общее видение всегда должно присутствовать во всех начинаниях, поскольку именно оно выступает в роли маяка, ведущего из неизвестности к желаемым результатам. Даже если нет чёткого представления о том, как цель будет достигнута.

2. Планирование.

На этом этапе абстрактная цель приобретает чёткость и становится в более очерченные границы. Самый популярный метод – это её разбивание на более мелкие цели, на те, которые можно достичь в пределах определённых временных рамок, или «дерево целей». «Ствол» этого дерева представляет собой главный результат, основу, дающей начало всему остальному. Далее по степени важности из основной цели выступают более второстепенные – те, которые закономерно предшествуют её достижению. И выстраивается вся структура, вплоть до самых незначительных задач. Такое визуальное представление при обратном наблюдении может показать путь, по которому небольшое действие становится весомым шагом в направлении к цели, ранее казавшейся невыполнимой. И это весьма успокаивает, так что можно двигаться дальше. Даже если в процессе достижения цели «дерево» будет корректироваться.

3. Расстановка приоритетов.

Согласно этому принципу, все задачи можно разделить на 4 группы:

• Срочные – Важные: требуют непосредственно личного выполнения
• Срочные – Неважные: дают возможность для делегирования
• Несрочные – Важные: моментальное вовлечение в решение вопроса не требуется, но необходимо личное внимание к ним
• Несрочные – Неважные: могут быть отложены или вовсе не выполняться

Принцип используется для установления преимущества одной задачи над другой, и в результате может оказаться, что выполнение некоторых из них совершенно необязательно – например, если они забирают неоправданно много времени, или достаточно попросить о помощи.

4. Оценка возможностей.

Сюда относятся все ресурсы, которые есть в распоряжении, и которые можно задействовать при достижении целей. В качестве основного, например, можно назвать личное время, так как оно используется в большей степени, чем другие ресурсы, которые требуют согласования и находятся под влиянием внешних, не зависящих от нас самих факторов – например, время других людей. В случае с командным лидером, это время команды или помощников. То есть классическое делегирование, когда руководитель имеет возможность перепоручить какие-то задачи, если его личное внимание необязательно, или же они отнимают время у более важных.

Если же речь идёт об индивидуальном делегировании, то оно может быть, например, горизонтальным (между сотрудниками по договорённости). Помощь может быть оказана и в нерабочих вопросах: вы не успеваете встретить друга в аэропорту, и поэтому просите кого-то другого об этой помощи. Время как ресурс часто сопоставляется с ресурсом финансовым: оба часто замещают друг друга в зависимости от объёма одного или другого. Поэтому время часто «приобретается»: это услуги, предлагаемые различными сервисами или людьми. Например, если нет возможности вести бухгалтерию самостоятельно, к этому привлекается компания или специалист на аутсорсе. В распоряжении жителей современных городов также клининговые услуги, доставка обедов и множество других сервисов, освобождающих время для более важных задач.

Остаётся только определить для себя, какие ресурсы есть в вашем распоряжении, и в каком соотношении вы готовы их использовать.

5. Принятие решений.

У вас уже определены задачи, которые необходимо выполнить, а также ресурсы, имеющиеся в наличии. Теперь представьте себе таблицу, в которой названия строк – это задачи на какой-то срок, а названия столбцов – это ресурсы. В ячейке на пересечении столбцов и строк вы отмечаете, как будет выполнена задача: принимаете решение, какой ресурс задействовать, и делаете соответствующую пометку. Вы упрощаете контроль за выполнением задач и достижением цели: визуальное представление избавляет от необходимости постоянно принимать решения, от мелких до более значительных, а также можете постоянно корректировать этот план в соответствии с текущими необходимостями. Ведь, необходимость подстраиваться – ещё одна задача, которая будет тянуть вас назад.

Стремитесь к своим целям, достигайте их, но цените себя и своё время: действуйте только на пользу.