Малецкая Юлия
Глубина бронирования MICE-мероприятий в 2024 году: срочные заявки составляют 40% от общего количества
Период времени между отправкой MICE-заявки и стартом мероприятия может быть разный в том или ином случае, но от его размера зависит
- комфорт всех участников организационного процесса,
- возможность подбора вариантов поставщиков event-услуг,
- возможность фиксации цен на услуги подрядчиков,
- гарантии бронирования дат в календаре топовых ведущих и артистов,
- и в целом выполнение MICE-заявки точно в соответствии с тех. заданием.
Глубина бронирования от 9 месяцев до года
- адекватна для новогодних корпоративных событий. Здесь главный фактор — это «горячая дата». Абсолютно все компании в стране пытаются организовать праздник в один и тот же период — конечно, это создает колоссальную загрузку event-сферы.
- для любых мероприятий, предполагающих большое количество участников, особенно из разных регионов: например, встречи дивизионов, старт цикловых конференций, масштабные обучения и презентации продукции.
Однако далеко не все компании могут похвастаться таким широким горизонтом планирования: в 2023-2024 гг. он всё же имеет тенденцию к сокращению.
Глубина бронирования от 3 до 8 месяцев
Если мероприятие уникальное, не являющееся типовым из цепочки
подобных событий, то заявку на его организацию лучше отправлять в MICE-агентство минимум за
3 месяца до предполагаемой даты. При этом важно работать в диалоге с MICE-специалистами: клиент должен учесть корпоративные
особенности своей компании, а опытный сотрудник MICE, со своей стороны, может подсказать
встречные нюансы принимающей страны или выбранной площадки. Например, если
есть задача организовать в марте деловое мероприятие в Китае, то над ним нужно
начать работать еще в январе, т.к. в феврале большинство китайских организаций
не работают, а отмечают Китайский Новый год. Опять же если в характере
компании-заказчика есть традиция долгого празднования отечественного Нового
года и Рождества — надо учесть и это, и еще сдвинуть сроки. Срочные заявки на проведение MICE-мероприятий — с глубиной бронирования около недели — имеют
место в каждом деловом сезоне и их появления не избежать, как не избежать
стремительно меняющихся обстоятельств в мире. В текущем 2024 году количество
срочных MICE-заявок
внушительное — примерно 40% от общей массы. Малая
глубина бронирования наиболее уместна при организации мероприятий, во-первых, рассчитанных
на группу участников до 50 человек, а во-вторых, состоящих из
небольшого набора компонентов: например, только площадки и питания для
гостей, без сложной логистики, проживания и культурной программы. Также срочные MICE-заявки
часто встречаются при организации типовых событий, повторяющихся у
конкретного заказчика регулярно. В этом случае с наибольшей долей
вероятности всё пройдет успешно, т.к. у MICE-специалиста уже есть «готовый шаблон» создания мероприятия и
пул подрядчиков, гарантированно подходящий для данного клиента.
Глубина бронирования от недели до 2 месяцев
«MICE-организаторы
умеют не спать ночами и делать, казалось бы, невозможные вещи. Однако мы не хотим сообщать клиенту, что он
ограничен в своем выборе только потому, что заявка настолько срочная, что его любимые
отели, артисты, сервисы кейтеринга и т.д. уже заняты другими заказчиками. Мы
хотим радовать клиентов, а не огорчать»,
