​Секретарь компании в Великобритании – почему без этого сотрудника нельзя обойтись?

Теперь директор фирмы и учредители определяют - нанимать секретаря или нет. Однако административные вопросы требуют решения, и по мановению волшебной палочки от обязательной отчетности вас никто не освободит. Именно поэтому многие компании с ограниченной ответственностью не спешат расстаться с секретарем или компанией-секретарем, продолжая оплачивать его услуги.

Кто такой секретарь английской компании?

Британский секретарь тоже может отвечать на телефонные звонки и фиксировать входящую корреспонденцию, как это делают его коллеги в других странах. Но всё же функционал у этого специалиста в Великобритании гораздо более широкий. В Англии секретарь компании – официальное лицо с широкими полномочиями. В его зону ответственности входят:

• Обеспечение управления компанией и соблюдение финансовых и нормативно-правовых процедур.
• Администрирование и коммуникация с акционерами компании и даже составление стратегических рекомендаций для совета директоров.

5 важных задач секретаря компании в Англии

1. Составление и своевременная подача обязательной отчетности. Секретарь составляет и подает ежегодный Отчет по структуре компании в Регистрационную палату (Companies House), а также другие предусмотренные британским законом отчеты. Он помогает директору компании подготовить и подать Годовой финансовый отчет, отчет директоров и другие важные документы. Кроме того, секретарь может помочь в проведении аудиторской проверки, но сам при этом аудитором быть не может.
2. Подготовка учредительных документов компании. Юридически грамотное составление и отправка в срок в Companies House копий уставных документов компании (например, решения о создании компании, устава и учредительного договора) – весьма трудоёмкая задача, которая часто ложится на плечи секретаря. Нарушение правил подачи регистрационных документов в Англии может закончиться штрафом до £5000.
3. Организация собраний директоров и акционеров. Секретарь компании отвечает за организацию заседаний совета директоров и акционеров. Он фиксирует повестку дня, предварительно распространяет необходимые документы и уведомления, составляет протоколы собраний и зорко следит за соблюдением всех нормативных требований к документам.
4. Информирование Регистрационной палаты об изменениях в регистрационных данных компании. В каждой компании могут произойти перемены, существенно меняющие регистрационные сведения. Могут измениться персональные данные директора или акционера. Или, например, увеличиться уставной капитал. Появление новых акционеров и, наоборот, уход старых. Увольнение старого директора и прием на работу нового. Освоение компанией новой сферы деятельности. Что бы ни случилось, задача хорошего секретаря – вовремя внести изменения в уставные документы и проинформировать об изменениях Регистрационную палату.
5. Подтверждение юридического адреса компании. Отвечая в срок на официальную корреспонденцию, секретарь тем самым подтверждает адрес регистрации компании. В случае изменения адреса он вносит соответствующие корректировки в документы компании, оповещает об этом Регистрационную палату и, что не менее важно, партнеров, клиентов и поставщиков.

Кто может стать секретарём?

Как видите, на секретаре компании, зарегистрированной в Соединенном Королевстве, лежит большая ответственность. Да, секретарем может выступать и физическое лицо. Но если вы впервые открываете свой бизнес здесь, настоятельно рекомендуем воспользоваться услугами профессиональной компании-секретаря, находящейся в Великобритании.

Это даст уверенность, что деятельность компании не будет приостановлена в самый неподходящий момент просто потому, что вы не исполнили какие-то обязательные административные требования по деятельности и отчётности компании, о которых вы даже и не догадывались. По любым вопросам, связанным с ведением бизнеса в Англии, вы можете обратиться к квалифицированным юристам компании Imperial & Legal.