Корпоративная почта: оптимизация бизнес-коммуникаций

Далее мы расскажем о решениях для корпоративной почты, которые подойдут стартапам и микрокомпаниям:

1. Яндекс.Почта для Бизнеса — популярный сервис, который отлично подойдет небольшим компаниям без нужды в большом наборе дополнительных опций. Почта настраивается за несколько минут, причем бесплатно. Также можно оформить подписку, чтобы избавиться от рекламы. Размер стандартного хранилища составляет 100 гигабайт.
2. Mail.ru для Бизнеса — пожалуй, самый популярный почтовый клиент в России. Как и в Яндексе, здесь можно создать ящик совершенно бесплатно. Кроме того, доступна подписка с расширением функционала, однако ее цена начинается от 3990 рублей в месяц.
3. Google Workspace — иностранный сервис, который будет сложно оплатить из-за санкций. При этом он подойдет некоторым компаниям благодаря наличию продуманной экосистемы, возможности использования внутреннего домена во внутренних приложениях Google, а также функции звонков и видеоконференций. Цена за одного сотрудника начинается от 5,40 долларов в месяц.
4. Рег.ру — почтовый сервис от крупнейшего хостинга в России. Компания предлагает несколько тарифов на выбор, возможность расширения хранилища, ускоренную техподдержку и помощь в настройке и управлении доменом. Цены начинаются от 150 рублей в месяц, в зависимости от количества ящиков.

Если же вы являетесь владельцем крупного и среднего бизнеса, то вам потребуются профессиональные решения. Их главное отличие заключается в том, что все письма хранятся не в облачном хранилище, а на сервере. Это значительно повышает безопасность информации — для получения доступа необходимо не только получить логин и пароль, но и обойти внутреннюю защиту с участием системного администратора.

Также вы сможете дистанционно управлять почтовыми ящиками сотрудников, выдавая и отзывая доступы — делается это через удобную панель управления.

Интеграция корпоративной почты в бизнес-процессы

Кто-то может подумать, что корпоративная почта нужна лишь для демонстрации названия компании, однако она может стать полезным инструментом, который активно используется в работе.

Автоматизация рабочих процессов с помощью корпоративной почты

Вы можете внедрить автоматизацию маркетинговых стратегий с помощью email. Различные платформы позволяют настроить рассылку на определенные адреса, полученные через формы на сайтах.

В результате почта пользователя автоматически добавляется в список рассылки, а на нее начинают приходить сообщения: причем как общие для всех, так и уникальные — например, гайды, индивидуальные акции и так далее.

Вашему сотруднику остается лишь оценивать эффективность рекламной кампании и оптимизировать ее для достижения лучших результатов.

Взаимодействие корпоративной почты с другими системами

Кроме того, у вас есть возможность создания и взаимодействия с другими системами через корпоративную почту. Среди наиболее важных опций можно отметить обслуживание клиентов: человек присылает вам заявку в сообщении, она обрабатывается и передается к уполномоченному человеку.

Причем организовать это можно в полуавтоматическом режиме, при котором пересылка осуществляется автоматически, что значительно ускоряет обработку запросов. И это лишь один из возможных способов интеграции.

Управление корпоративной почтой

Управление осуществляется путем отслеживания активности работников и изменения параметров доступа.

Обычно за все эти действия отвечает системный администратор — ответственный за безопасность работы с корпоративным email, а также своевременную обработку различных запросов.

На этапе выбора провайдера и создания адресов вы можете подобрать тариф, который будет полностью отвечать потребностям компании в зависимости от ее приоритетов.

Безопасность и защита данных

При работе с email важно следить за безопасностью информации — причем как исходящей, так и входящей. В первом случае необходимо удостовериться в том, что сотрудники не отправляют конфиденциальные сведения конкурентам или для других нужд. Помочь в этом могут фильтры и ограничения, установленные системным администратором.

Письма, которые отправляются с корпоративной почты, надежно защищены современными протоколами шифрования SSL или TLS. Благодаря этому получить информацию невозможно без доступа к самому ящику.

Также провайдер может составить список IP-адресов, с которых запрещена или разрешена отправка сообщений на почту компании. Ограничить поток можно и по географическому признаку, что помогает избавиться от рекламных рассылок.

Кроме того, злоумышленники могут попытаться завладеть вашими данными и средствами с помощью фишинговой рассылки сотрудникам. Чтобы защититься от этого, компании блокируют входящие сообщения с определенных адресов, а продвинутые провайдеры и вовсе предлагают собственные спам-фильтры, надежно защищающие вас от мошеннических действий.

Администрирование корпоративной почты

В этапы администрирования входит работа по проверке деятельности сотрудников, выдача паролей и блокировка ящиков, которые более не востребованы. В небольших фирмах этим может заниматься руководитель, а в крупных компаниях такие обязанности часто лежат на системном администраторе.

Учтите, что важно следить за отзывом разрешений и сменой паролей в случае увольнения сотрудника с соответствующими доступами. В противном случае вы также рискуете безопасностью информации. Известны ситуации, когда в течение нескольких лет бывшие работники компаний могли получать конфиденциальные сведения через персональную почту с корпоративным адресом.