Лезем под капот понятия важности в личном списке дел

Еще вариант — правило трех, согласно которому следует выбрать из списка на день три самые важные задачи и сосредоточиться на их решении.

Все здраво. Но только ни один из этих методов не расшифровывает, по какому же критерию оценивать эту самую «важность».

Разгребаем понятие важности

Для начала условимся, что мы сами управляем своей жизнью, поэтому не будем оценивать задачи по «важности для кого‑то». Все, что обсуждается далее, стоит рассматривать применительно к себе. Упомянутый выше в качестве примера юбилей родственника на самом деле тоже важен для меня лично, потому что это именно я хочу показать свое доброе отношение (и немного не хочу оказаться в шаурмячной вместо хорошего ресторана). Приоритет, установленный другими людьми, мы таким образом игнорируем.

Условимся также не считать срочность одним из аспектов важности. Пусть она существует сама по себе. А как совместить важность и срочность, уже хорошо объяснил Эйзенхауэр (точнее, Стивен Кови, который и пиарил его подход в своей книге — см. картинку выше).

Прежде чем начнем

Рекомендую перед тем, как браться за оценку, вычистить из списка дел все лишнее:

• Пройтись по каждой задаче и нормально ее сформулировать. Обычно личные дела — это проекты из нескольких задач. Например, чтобы сменить резину на машине с летней на зимнюю, надо поехать в гараж, забрать резину, записаться на шиномонтаж и т. п. Нет смысла писать в список все эти пункты — они только «засоряют» его. Что можно сделать прямо сейчас? Записаться на шиномонтаж и уже по времени записи понять, когда ехать в гараж. Так в список и пишем — позвонить и выбрать время. Для себя можно сделать пометку, что это все для замены резины. Когда первое дело будет выполнено, его надо вычеркнуть. И в момент вычеркивания как раз можно будет добавить в список следующий пункт.
• Быстро сделать дела короче двух минут. Правило двух минут — это идея Аллена, которую он описал в книге «Getting Things Done». Мысль в том, что если дело короткое, надо делать его сразу, как только оно возникло, не записывая в бесконечные списки. Фиксация и хранение отнимет больше сил.
• Убрать в конец списка то, что невозможно сделать прямо сейчас, потому что оно упирается в независящие от вас факторы, отсутствующие ресурсы или выполнение других задач. Например, я жду зарплаты, чтобы купить картриджи в фильтры воды и заменить их. Нет смысла оценивать важность замены именно сегодня.

На выходе должен быть список более‑менее весомых дел, каждое из которых можно выполнять прямо сейчас. Вероятно, выполнение будет заключаться в делегировании. Но это делегирование требует от нас каких‑то действий (то, что можно было сделать за две минуты, уже из списка ушло).

Что закладывать в важность

Мой тезис в том, что надо максимально декомпозировать для себя само понятие важности и выделить тот критерий или их сочетание, который сейчас наиболее весом лично для вас.

Какие критерии можно рассматривать:

• Деньги. Сколько «стоит» решение этой задачи? Предположим, пока машина не отремонтирована, вы катаетесь на такси. Это дороже. При надо смотреть на полную картину. Например, на машине до работы 20 минут, а на общественном транспорте час. На транспорте вроде бы дешевле, но вы теряете дополнительно по 1.5 часа в день (которые можно было бы, допустим, потратить на работу и заработать денег). А еще холодает и вам вот‑вот придется купить пуховик, который при наличии машины в городе не особо‑то и нужен — тут мы уже думаем про долгосрочную перспективу. Пуховик стоит денег сам по себе, да еще и время на выбор придется потратить.
• Личный дискомфорт и эмоциональная составляющая в принципе. Тут речь о том, что некоторые незавершенные дела повышают уровень беспокойства. Например, вы каждый день спотыкаетесь о неубранный после отпуска чемодан. Бесит? Еще как! Я немного утрирую. Но капля по капле все это добавляется к стрессу с работы и создает ощущение, что дома не все в порядке. Десяток таких «чемоданов», и вам уже не захочется вечером с работы идти домой. Привет, психоаналитик (а это, кстати, деньги... но сейчас не об этом).
• Держит ли задача работу других. Это в большей степени социальный аспект — насколько лично для вас важно никого не задерживать и выполнять обещания, данные не только по работе, но и в личном?
• Последствия невыполнения. Что будет, если не сделать задачу? Уволят? Выселят? Попросят развод? Это больше о рисках.
• Приближение к выполнению конкретной цели. Допустим, вы сейчас находитесь в процессе покупки квартиры и считаете это основным своим «проектом» последних нескольких лет. В этом случае логично дать больший приоритет задачам, связанным с достижением этой глобальной цели. «Лежать в сторону мечты» работает хуже. И цели тут могут быть как долгосрочные (получить второе высшее), так и краткосрочные (сменить работу в ближайший месяц).

Есть еще несколько критериев, которые всплывают в контексте приоритизации для бизнеса. Но на мой взгляд, в личном списке их учитывать не стоит. И вот почему:

• Сложность выполнения. Предположим, в условиях ограниченных ресурсов компании можно потратить 4 человеко‑часа на маленькую удобную фишку или 100 человеко‑часов на новый интерфейс. Условия, конечно, бывают разные, но чаще задача, требующая для выполнения 100 человеко‑часов, отправится куда‑то в конец списка (потому что надо быстро и минимальными усилиями выйти на рынок и набрать клиентскую базу). В личном списке все чуть более однозначно — вариантов решений на самом деле меньше. Та же покупка квартиры требует больших ресурсов. Но если принято решение ее покупать, сложность процесса уже ни на что не повлияет. Сложно, да. Но, как говорится, «делай, что должен, и будь что будет».
• Ресурсоемкость. Сколько ресурсов требует решение этой задачи. Этот критерий похож на предыдущий, просто измеряется в иных единицах. Допустим, вам нужны не человеко‑часы, а лестница и ведро краски. У бизнеса каких‑то ресурсов может не быть и, возможно, тогда задачу удасться задвинуть в конец списка. В личном перечне дел чаще встречаются задачи, от которых так просто не отмазаться — придется где‑то добывать ресурс и важность от этого не зависит. Скорее просто задача будет переформулирована — не «покрасить стену», а «поехать в строительный магазин и все купить» (или отложена — дождаться зарплаты, чтобы все это реализовать).
• Соответствие ценностям и миссии компании / проекта. Ну тут все понятно. Вряд ли лично для себя вы формулируете миссию. Такие факторы если и присутствуют, то «зашиты» в обычные личные цели.
• Обратная связь со стороны клиентов или различные исследования, связанные с анализом этой обратной связи. Выше уже сделана оговорка о том, что личный список мы рассматриваем только применительно к себе. Приоритеты от других людей не учитываем.

Примеры из практики

Определив критерий, задачи можно расставить в список в соответствии с его убыванием или возрастанием. Например, я выбираю личный дискомфорт. И так уборка дома и ремонт машины, которая напоминает о себе каждый раз, когда сажусь за руль, оказываются в списке приоритетов выше вывоза мусора из гаража.

Понятно, что важность в данном случае получается не объективным критерием. Ну а что у нас в личном списке объективно?

Главный фокус заключается в том, чтобы использовать один критерий для всех задач из одного списка. Например, если уж мы используем деньги для расстановки рабочих проектов, то надо деньгами же мерить личные дела (которые, как завещал Аллен, должны быть все в куче, раз у нас одна временная линия).

Но тут можно «схитрить» по принципу протоколов с временным разделением канала — завести несколько списков и отводить на них определенные временные слоты. Допустим, вы работаете по стандартному 8-часовому графику. Тогда в эти 8 часов вы выполняете только задачи из рабочего списка, а в остальное время — только задачи из домашнего. Причем, внутри списка можно использовать свои критерии. Допустим, на работе думать деньгами, а дома — дискомфортом.

Этот подход хорош и для фрилансера, чтобы в его списке не конфликтовали сильно напрягающий недоделанный ремонт и срочная клиентская задача за большие деньги. Ремонтные дела можно вынести в отдельный список и выделять на них в день 1–2 часа. Предположим, делать себе в середине дня обеденный перерыв и перед ним некоторое время тратить на то, чтобы закрыть самые приоритетные вопросы из «ремонтного» списка.

Важность стоит периодически пересматривать. Ситуация, цели и личный взгляд на все происходящее могут меняться, поэтому будет меняться и приоритет конкретных задач. Ну и прогресс выполнения же какой‑то будет — значит все это будет жить своей жизнью.

Ну и вместо вывода сыграю в Капитана Очевидность — важные дела надо делать в самом начале. Об этом еще Стивен Кови писал. Как только вы расставили приоритеты, становится понятно, с чего начать. Не надо при этом делать что‑то другое.

P. S. Мы публикуем наши статьи на нескольких площадках Рунета. Подписывайтесь на нашу страницу в VK или на Telegram‑канал, чтобы узнавать обо всех публикациях и других новостях компании Maxilect.