Оформление беспроцентного займа для сотрудников: что нужно знать?
Организациям и ИП не запрещено выдавать сотрудникам займы без процентов. В МБК рассказали, что учесть и как правильно оформить соглашение.
Можно ли выдать сотруднику заем без процентов?
Закон не запрещает ИП и частным организациям выдавать займы сотрудникам. Для этого не нужны лицензии и другие разрешения от контролирующих органов.
Кому выдавать заем, а кому нет, решает руководство. Если сотруднику отказали, он не может обжаловать решение в трудовой инспекции или другой инстанции.
Некоторые организации используют выдачу беспроцентных займов как стимулирующую меру. Например, предлагают работникам кредитование через 1–2 года после трудоустройства. Сотрудники становятся лояльнее и отрабатывают минимальный период, чтобы получать деньги на личные цели на выгодных условиях.
Можно разработать универсальное положение с критериями сотрудников, которым одобрят заем. Например, установить следующие требования:
- минимальный срок с момента трудоустройства;
- минимальная зарплата без учета нерегулярных премий;
- оценка руководителя отдела;
- и другие.
Положение утверждается как локальный акт и используется при принятии решения о выдаче беспроцентного займа.
Как оформить договор?
Договор займа между организацией и сотрудником составляется в письменной форме. Документ подписывают обе стороны — руководитель фирмы и получатель займа.
Если работодатель — ИП, можно заключить устный договор на заем до 10 000 ₽. Но такое практикуют редко, обычно на любые суммы составляется бумажный договор.
Договор беспроцентного займа имеет юридическую силу без нотариального заверения. По желанию стороны могут заверить документ у нотариуса, но это платная услуга.
Соглашение составляют в свободной форме, нет унифицированного бланка и строгих законодательных требований. При необходимости добавляйте другие разделы. Например, о неразглашении информации по выданному займу, способах разрешения споров и порядке действий при форс-мажорах. После подписания соглашение не считается заключенным. Чтобы оно вступило в силу, организация должна передать деньги сотруднику и подготовить расписку. В ней указывается, каким способом и сколько денег получил заемщик. Документ подписывают руководитель организации и работник. Образец договора беспроцентного займа с сотрудником → Если затрудняетесь самостоятельно оформить соглашение, обратитесь к юристу для подготовки универсального бланка. В будущем сможете использовать его со всеми сотрудниками, которым хотите выдать заем. Выдать беспроцентный заем и оформить соглашение — несложная задача, к которой не предъявляют нормативно-правовые требования. Гораздо важнее определить материальную выгоду, рассчитать и удержать НДФЛ. Материальная выгода — это экономия заемщика на процентах, которая признается доходом. Облагается НДФЛ по стандартным ставкам — 13% или 15% в зависимости от суммы дохода с начала года. В 2025 году ставки изменятся после вступления в силу прогрессивной шкалы. Материальной выгодой признается разница между ⅔ ключевой ставки и фактической ставкой по договору займа. Если выдается беспроцентный заем, то материальная выгода — ⅔ ключевой ставки. Выгода и НДФЛ рассчитывают на последний день каждого месяца, на этот же день определяется ключевая ставка. НДФЛ удерживают в ближайшую денежную выплату сотруднику (например, в день зарплаты) и перечисляют в бюджет не позже следующего рабочего дня. НДФЛ с материальной выгоды удерживают по ставке 35%. Пример. Организация выдала сотруднику беспроцентный заем — 200 000 ₽ на четыре месяца. Весь период ключевая ставка ЦБ РФ сохранялась на уровне 18%. Возврат долга поделили на четыре части — по 50 000 ₽ каждый месяц. Так как заем беспроцентный, материальная выгода — ⅔ ключевой ставки или 12% в месяц. За каждый месяц материальная выгода составила 500 ₽, всего — 2000 ₽. С этой суммы заемщик заплатил 700 руб. НДФЛ. На материальную выгоду не распространяются вычеты и прочие льготы по НДФЛ. Но если беспроцентный заем выдается на приобретение или строительство жилья, заемщик может воспользоваться стандартным имущественным вычетом. Если он имеет право на возмещение НДФЛ, то сможет вернуть средства, потраченные на налог за материальную выгоду. По желанию организация имеет право: О решении работнику сообщают в письменном виде. По уведомлению составляют соглашение о прощении долга. В нем указывают, какую сумму и за какой период прощают, по какому договору. Документ подписывают обе стороны. Прощенная сумма считается доходом сотрудника, который облагается НДФЛ по общим правилам — 13%. Например, если работнику простили 100 000 ₽, то организация должна удержать и перечислить в бюджет 13 000 ₽. Налог удерживается со следующей финансовой выплаты — например, с зарплаты. В бюджет перечисляется не позже следующего рабочего дня. Если сотрудник уволился и больше не получает выплаты, в ИФНС до 1 марта следующего года подают уведомление о невозможности удержать налог. Тогда налоговая самостоятельно рассчитает НДФЛ и пришлет бывшему сотруднику уведомление. Сумму прощенного долга нельзя сразу учесть в расходах организации и ИП. Сначала должно пройти три года с момента заключения соглашения о прощении, чтобы по закону долг стал безнадежным к возврату.
Что такое материальная выгода?
Можно ли простить заем сотруднику?