Как понять, что пора сокращать штат, найти и уволить «слабое звено» без конфликтов

Часто собственники или топ-менеджеры компании слишком поздно понимают, что пора приступать к сокращению числа неэффективных сотрудников — баланс компании трещит по швам, а ее бизнес идёт под откос.

В целом признаки того, что с бизнесом что-то не так, можно разделить на две группы. Одни из них сигнализируют о существовании проблем в компании в целом: это резкое снижение остатков на счете, нехватка средств на самое необходимое, снижение портфеля заказов ниже оптимального уровня. Другие позволяют более точно определить источник проблем, а именно: избыточность штата и неэффективность отдельных сотрудников. Тем не менее наличие каждого из этих признаков — повод задуматься о сокращениях.

Пора сокращать

Безусловно, первый признак раздутого штата — это дисбаланс между доходами компании и затратами на персонал. Одна из проблем молодых компаний — это переоценка перспектив роста. Скажем, первые полгода компания успешно растет, затем руководство активно набирает штат под грядущий рост. Однако в реальности все может оказаться не столь радужно. С ситуацией, когда в нашей компании наметился дисбаланс между доходами компании и затратами на персонал, мы сами столкнулись шесть лет назад. Компания получила инвестиции, и наш штат увеличился вдвое. Рост штата привел к увеличению оборота, однако зарплаты съедали всю прибыль. В результате с частью коллектива нам пришлось расстаться. Ситуация была довольно неприятной, однако сейчас «Мегаплан» — прибыльный и растущий бизнес.

Второй критерий, по которому можно определить,оптимален ли штат компании на данный момент, — это размер портфеля заказов. Не все компании работают с этим критерием, однако он дает возможность видеть перспективу и правильно оценивать ситуацию, в которой придется работать в самом скором времени. Если портфель растет и компания на подъеме, мы можем позволить себе дополнительные затраты, в частности, на персонал, если бизнес на спаде, приходится думать о снижении издержек. Для себя мы определили, что наш портфель заказов — это сумма выставленных счетов за две недели. Если сумма получается ниже, чем в среднем, и кривая идет вниз, нам есть о чем беспокоиться. Если кривая идет вверх, то все в порядке. Не всегда снижение этого показателя говорит о необходимости сокращать штат. Иногда уменьшение суммы портфеля заказов может быть связано с временными внешними обстоятельствами. Но это не отменяет необходимости «держать руку на пульсе» и быть готовым принять меры, если снижение продаж в компании окажется затяжным.

Еще один показатель, который нуждается в регулярном мониторинге, — это расчет эффективности работы команды. Для этого сумму общей прибыли делим на количество работников. Если результат получается больше, чем сумма средней зарплаты, это говорит о том, что штат работает эффективно, если меньше — стоит подумать о сокращении численности персонала.

Как ни странно, но один из признаков того, что штат стоит сокращать, — это наличие работников с зарплатой выше, чем в среднем по рынку. В кризис этот критерий весьма актуален для всех компаний, ведь выиграть у конкурентов может только эффективная компания, а не та, которая несет необоснованные расходы.

Как выявить «слабое звено»

После того как вы осознали наличие проблемы, предстоит самое трудное — определить, кто из работников менее эффективен и приносит компании наименьшую пользу. С работниками, выполняющими непрофильные для компании функции проще, с ними расстаются в первую очередь. А вот увольнять сотрудников, которые заняты производством продукта, всегда сложнее. По опыту использования автоматизированных систем управления бизнесом могу сказать, что во многих случаях вычислить «слабое звено» в компании, а также сформулировать понятные критерии эффективности сотрудников даже в таких сферах помогает CRM. К примеру, в сервисных компаниях системы автоматизации бизнеса позволяют определить, как каждый из сотрудников отдела продаж справляется с различными этапами работы, сколько времени тратит на разговоры с клиентами, насколько эффективно решает те или иные задачи.

Выявить среди работников умственного труда того, кто действительно напряженно работает, а кто имитирует кипучую деятельность, рассказывая о большой загрузке, особенно сложно. CRM позволяет увидеть, чем занимается каждый из сотрудников и насколько быстро справляется с поставленными задачами, кто соблюдает, а кто срывает сроки. Размер зарплаты работника также может быть легко обоснован с помощью четких критериев эффективности, которые позволяют выработать системы автоматизации бизнес-процессов и учета в компании.

К примеру, в компании «Мегаплан» руководители отделов ежемесячно на основе данных CRM готовят отчеты о работе каждого сотрудника. По отчетам о поставленных и выполненных задачах можно реально оценить рабочую нагрузку персонала: сколько было поставлено задач, сколько выполнено, сколько комментариев написано, сколько звонков сделано, как долго шли переговоры, сколько счетов выставлено, сколько сделок было заключено и т.д. Если сотрудник работает удаленно, система при необходимости может сообщить, сколько времени он посвящает работе.

Отчет по персоналу делается сразу по нескольким параметрам, и показатели каждого работника сравниваются с целевым показателем по отделу. Таким образом, руководитель может получить представление о том, кто реально работает, а кто лишь симулирует деятельность, рассказывая в курилке, «как сильно он занят» и как ему приходится надрываться «за такие смешные деньги». Безусловно, CRM не может выработать критерии эффективности работников сама. Их должен продумать руководитель каждого из отделов. Нельзя также спустить такие критерии «сверху» волевым решением топ-менеджмента. Критерии, по которым составляются отчеты и проводится расчет эффективности сотрудника в каждом подразделении, могут быть разными. Бездумный подход к автоматизации управления персоналом чреват тем, что компанию покинут ее лучшие сотрудники.

Как уволить

Тем не менее автоматизация заметно упрощает не только формализацию признаков эффективности сотрудника, но и принятие жестких кадровых решений. В идеале работник, эффективность которого ниже, чем у остальных, после разговора с руководителем сам покидает компанию. Возможно, он просто занимается не тем, что ему нравится, или работа не соответствует его темпераменту и склонностям, и ему стоит поискать новое занятие, которое подойдет ему больше.

К тому же на основе данных отчетов о качестве работы можно применить и статью 81 Трудового кодекса (п. 3), которая регулирует расторжение трудового договора по инициативе работодателя. Однако при выборе столь жесткого варианта (увольнения по статье) нужно внимательно отнестись к самой подготовке процедуры аттестации работников. В компании, которая встала перед необходимостью принять такое жесткое решение, должно быть положение об аттестации с четко прописанными критериями эффективности сотрудников, а также утвержден состав аттестационной комиссии. Кроме того, аттестацию должны проходить все сотрудники, и проводиться он должна регулярно (например, ежемесячно или ежеквартально), а не спорадически. По ее итогам оформляется заключение, которое и является основанием для увольнения неэффективных сотрудников, из-за которых не растет бизнес.