Почему презентации в бизнесе все еще незаменимы

На одном из первых мест оказались навыки «сторителлинга» и «визуализации информации» — они уступили только методике управления проектами Scrum. Получается, презентации в бизнесе не только по-прежнему актуальны, но и крайне востребованы, ведь именно через наглядное представление информации можно «донести до аудитории историю» и «показать сложные данные в удобоваримой форме».

Сегодня мы поговорим о презентациях, их влиянии на бизнес-процессы и планомерном эволюционном развитии.

Убедительная статистика

Интересно, что впервые презентации появились на персональных компьютерах в далеком 1987 году, когда вышел PowerPoint 1.0, но они все еще не сдают позиций. Наоборот, многочисленные исследования подтверждают их ценность:

1. информация с визуальной составляющей запоминается на 40% лучше текстовой;
2. наличие изображений в тексте побуждает человека к чтению на 40% чаще;
3. человек запоминает только 10% того, что слышит, и 65% того, что видит;
4. благодаря использованию цветов в визуальных эффектах объем внимания читателей и запоминаемость увеличиваются на 82%;
5. 77% людей боятся выступать публично, и в 95% случаев нивелировать страхи помогает подготовка к выступлению (один из самых популярных способов — опереться на презентацию);
6. презентация не только снижает страх и тревожность выступающего, но и улучшает качество выступления.

Получается, презентация помогает всем. Для выступающего это опора и шпаргалка, помогающая не потерять суть рассказа и вспомнить ключевые моменты. Для слушателей — информативный, наглядный источник данных, помогающий лучше усвоить рассказ. В бизнесе такие свойства бесценны: чем лучше вы донесете до потенциального клиента свои идеи, тем выше процент конверсии.

Для каких целей применимы презентации

Презентации решают следующие задачи:

1. Убеждение. Презентация убедительнее монолога перед аудиторией — с этим трудно спорить. Ведь мы запоминаем только 10% звуковой информации, о чем говорилось выше. Каждый слайд — это инструмент для управления вниманием аудитории. Наглядный график лучше доказывает точку зрения, чем озвученные вслух цифры, фотография или лозунг на экране вызывают больше эмоционального отклика, чем слова.
2. Обучение. В некоторых случаях презентация — это единственный эффективный способ обучения. Когда речь идет о сложных технических инструкциях, массивах информации, которая лучше воспринимается в виде схемы, реальных объектах, то описать процессы лекцией или с помощью интерактивной доски бывает сложно.
3. Демонстрация опыта. Кейсы, опять же, лучше воспринимаются в наглядном виде. Так как цель каждого кейса в демонстрации результатов и профессионализма, жизненно важно «удержать» внимание публики. В противном случае единственное, что поймут слушатели — вы не подготовились к выступлению основательно, или же не умеете этого делать.
4. Продажи. Когда речь идет о прямых продажах, борьба ведется за каждого представителя целевой аудитории. На какое коммерческое предложение обратят большее внимание: в виде красочной презентации в фирменном стиле или текстового письма? Ответ очевиден.
5. Публичные выступления. Презентация иллюстрирует рассказ, помогает слушателям не потерять нить разговора. Обратите внимание, что на научных конференциях, в бизнес-коллоквиумах, отчетных и других подобных мероприятиях презентация является неотъемлемой частью каждого выступления. Более того, организаторы зачастую не принимают заявку без файла со слайдами.
6. Продвижение сайта. Речь идет о дополнительном способе привлечения посетителей на свой ресурс: опубликуйте презентацию на сайте для последующей индексации поисковыми системами или разместите на одном из агрегаторов (Slideshare, Speaker Deck) — это бесплатный и простой вариант распространения информации о компании в сети.

Вывод: презентация — универсальное средство, помогающее и продавать, и обучать, и демонстрировать кейсы. По сути, ограничения по применимости накладывает только фантазия разработчика. Важное преимущество в том, что слайды можно демонстрировать как в онлайн-формате, так и очно.

5 правил успешной презентации

Важно понимать: перечисленные преимущества презентации могут обернуться недостатками, если этот инструмент неправильно использовать. Даже плохо подобранные шрифты отбивают желание читать текст на слайдах. Предлагаем список из 5 ключевых правил, которые не позволят совершить элементарных ошибок:

1. Используйте инфографику. Любая пошаговая история с пунктами — повод для применения инфографики, чтобы внести ясность в общую картину и каждый отдельный шаг. Процесс может быть любым (не только роадмап-проект). Важно, чтобы были этапы, их типы, разделы, сроки, стоимости, участвующие стороны, перечень работ и т. д. Все, что имеет начало, содержание и конец, можно визуализировать инфографикой.

1. Не усложняйте без надобности. Убедить современного зрителя или пользователя тяжело. Но это не значит, что надо пытаться угодить всем и каждый раз создавать что-то впечатляющее — такое не всегда уместно. Презентация должна запоминаться — факт. Но даже простые способы могут быть действенными:

1. визуальные образы (согласитесь, единорог — заметный элемента слайда);
2. чистый минимализм (иногда так лучше видна суть);
3. цветовое деление информации (двух-трех цветов может быть достаточно для презентации в 40 слайдов, главное задать тенденцию использования оттенков для положительного/отрицательного значения, яркого акцента и других форм отображения);
4. краткие тезисы (четко сформулировать мысль — это талант).

1. Анализируйте и сокращайте текст. Важно понять, о чем будет каждый слайд. Презентаций много, они разные по своим структурам, но у каждой есть общепринятый и проверенный годами скелет. С него и следует начинать, а потом уже идти от большего к меньшему. Структура заголовков, подзаголовков, сносок, блоков текста, графики — это пазл, который нужно собрать. И чем больше опыта в этой сфере, тем быстрее вы понимаете, как и что нужно отразить через текст.

1. Сделайте схемы понятными. Одно дело — пункты и шаги, а совсем другое — сложная структура с расстановкой элементов для демонстрации какого-то процесса. Порой сами схемы задают стиль презентации, их создание — технически трудный процесс, требующий высокой концентрации и точного понимания того, что изображено. Но только так можно донести информацию до рядового слушателя.

Если вспоминать великолепные презентации, которые проводил Стив Джобс, то в них не было поражающих воображение визуальных эффектов — это позже компания Apple сделала упор на видеоролики. В 2003 году ключевую роль играло сочетание грамотно подобранных слайдов с умением Джобса привлечь внимание слушателей. В каждом его выступлении можно проследить влияние озвученных выше правил.

Сделать самому или заказать

На создание презентации у профессионала уходит от 20 часов до месяца в зависимости от сложности задачи. У неподготовленного человека — в разы больше. Есть мнение, что современные слушатели «избалованы» высоким качеством преподносимой информации, поэтому оформленные «на коленке» слайды автоматически вызывают недоверие.

Когда стоит заняться разработкой собственными силами:

1. есть достаточный опыт работы в PowerPoint или Keynote — осталось его только развить и закрепить;
2. в компании есть штатный дизайнер, который занимался разработкой презентаций ранее;
3. сроки не поджимают, и есть желание изучить вопрос.

Когда лучше поручить работу специалисту:

1. требуется бескомпромиссно высокое качество результата;
2. презентация нужна в короткие сроки;
3. отсутствуют необходимые навыки (структурирование информации, работа с аудиторией, стильное оформление и т. д.);
4. сложное ТЗ с обилием анимации, инфографики и статистики.

Сборка каждой презентации — многоэтапный процесс. Нужно фильтровать информацию, выделить самое важное, разработать концепцию, определиться со стилистикой и только потом садиться за компьютер для формирования слайдов. Если вы готовы потратить на это время, лучше заняться презентацией собственными силами — так обретаются полезные навыки на будущее.

Заключение

У презентаций пока нет достойной альтернативы — этот бизнес-инструмент по-прежнему актуален и эффективен. Причем вне зависимости от сферы деятельности и конкретных целей. Презентация универсальна, она помогает визуализировать данные и донести идеи до слушателей, улучшает качество выступления и наглядно показывает все преимущества рекламируемого продукта. Но только в том случае, если составлена без явных ошибок и с учетом ожиданий целевой аудитории.