Мобильные сотрудники – риск для работодателя. Как его уменьшить?

Лет 15 назад, в начале нулевых, один из наших сотрудников, будучи школьником, зарабатывал карманные деньги, раздавая листовки. Друзья недоумевали – почему бы ему не выкинуть всю пачку листовок в мусорку и не пойти гулять? Многие его коллеги так и делали, но сотрудник был ответственным и пост свой не покидал до окончания смены. Оплата у него была почасовая, к тому же, иногда мимо проезжали супервайзеры и контролировали, что происходит, на месте ли сотрудник.

На самом деле, такой метод контроля, хоть и заставляет работников более ответственно относиться к обязанностям, не слишком эффективен. Во-первых, проверка местоположения сотрудника редкая и выборочная, а значит, он может на нее просто забить, понадеявшись что «пронесет». Во-вторых – это дополнительные расходы на найм и транспорт сотрудника-супервайзера.

Другой важной составляющей организации работы выездных сотрудников является прозрачность информации. Её роль возрастает, если речь идет о специалистах, которые оказывают услуги конечному потребителю: мастера ремонтных служб, монтажники, курьеры и т.п. Частый кейс: заказчик вызывает мастера, например, для ремонта стиральной машины. По телефону диспетчер называет стоимость в 3000 рублей, а мастер выставляет счет на 4500. Клиент звонит в офис и жалуется руководству. Руководитель пытается разобраться в ситуации, общается с диспетчером - тот утверждает, что обсуждал задачу с мастером, и они оговорили стоимость в 3000 рублей. Мастер же утверждает, что он имел ввиду другой объем работ за 3000 рублей. Кто виноват? Что делать? Руководитель бессилен, он может пойти на встречу клиенту, но кто прав, а кто виноват, так и не выяснит. Нет никакой возможности разобраться, ведь нет документальных подтверждений договоренностей и выполненной по сути работы. Примерно то же самое – с опозданиями, не доехавшими курьерами, некачественно проведенными работами и так далее.

Проблем мы видим несколько:

• Линейная зависимость роста количества диспетчеров, которые служат посредниками между заказчиком и специалистом, от количества мобильных сотрудников. Большая нагрузка на диспетчеров.
• Трудности в решении конфликтных ситуаций между клиентом и исполнителем, разногласий между исполнителем и руководством компании - объективная информация для разрешения конфликта просто отсутствует.
• Необходимость нанимать дополнительных сотрудников (например, супервайзеров) и тратить лишние ресурсы на контроль удаленных работников.
• Сложно контролировать, насколько описание результатов работы выездных сотрудников соответствует реальности.

Решение – в системе управления мобильными сотрудниками, которая устанавливается на смартфон каждого выездного сотрудника и интегрируется в учетную систему 1С. Система “Мобифорс” служит расширением для существующей системы управления предприятием и позволяет работать с мобильным персоналом непосредственно из 1С.

Очень часто такие системы рассматриваются только как средство слежения за сотрудниками с помощью геолокации, однако, по нашему опыту, это далеко не самая востребованная функция, и используют ее только при возникновении конфликтных ситуаций. Сотруднику достаточно знать, что «за ним следят», или быть пойманным один раз, чтобы больше не покидать вверенную зону и не отклоняться от маршрута.

Основная польза для бизнеса от внедрения «Мобифорс» - это экономия времени, повышение эффективности и улучшение коммуникации между офисом, мобильными сотрудниками и клиентами. В конечном итоге это приводит к снижению операционных расходов и росту выручки.

Как могла бы решиться проблема с ремонтом стиральной машины при использовании системы? После обсуждения, пусть даже по телефону, с мастером работы и ее стоимости диспетчер отправляет ему задачу с точным описанием работ и с суммой, которая согласована с клиентом. Мастер принимает задачу в работу. Руководитель видит в системе, что один поставил задачу с конкретным объемом и описанием, а другой принял эту задачу в работу. Есть подтверждение, которое можно использовать в конфликтной ситуации. Да и сама вероятность появления конфликтной ситуации снижается в несколько раз, информация прозрачна и зафиксирована как в учетной системе, так и на мобильном устройстве.

Про эффективность в цифрах

Обычно в компании на каждые 25 мобильных сотрудников приходится 2 диспетчера. Чем больше в компании выездных сотрудников – тем больше необходимо диспетчеров для управления и контроля. По нашему опыту, внедрение системы позволяет разгрузить диспетчеров на 40-70%, вследствие чего можно сократить штат примерно вполовину, или поручить им другую работу.

Анализ рабочего дня мобильного сотрудника показывает, что только 26% времени сотрудник уделяет своей непосредственной работе – выполнению поставленных задач. Большую часть времени сотрудник проводит в пути - это время практически невозможно оптимизировать. При этом много времени отнимают звонки, прием заявок, согласования и прочая волокита. Наш опыт показывает, что на обработке каждой заявки можно сэкономить до 18 минут рабочего времени мобильного сотрудника.

Рассчитаем эффект от внедрения "Мобифорс" с помощью калькулятора эффективности. В качестве примера возьмем компанию Х, в штате которой трудится 10 мобильных сотрудников и один диспетчер. Компания выполняет 650 заявок в месяц со средним чеком 4500 рублей. Зарплата диспетчера – 35 тыс. рублей, мобильного работника – 70 тыс.

В результате расчетов получим, что благодаря внедрению «Мобифорс» компания X может заработать за год на 4,5 млн рублей больше, или сэкономить 1,2 млн на издержках.

Не очевидно? Тогда воспользуйтесь нашим калькулятором (больше подходит для сервисных компаний) указав количественные данные по своей компании и получите отчет (формируется автоматически) с расшифровкой цифр на электронную почту.

Как это возможно?

"Время - деньги" - фраза, сказанная Бенджамином Франклином в 1758 не теряет актуальности и сегодня. С помощью Мобифорс высвобождается много времени, которое можно потратить на обработку большего количества заявок. Если же рост количества заявок по какой-то причине невозможен (на дворе кризис), можно снизить издержки выполняя тот же объем заявок меньшим количеством сотрудников.

Независимо от того, какой вариант оптимизации выберет компания – рост выручки или снижение расходов, на выходе она получит рост производительности труда как мобильных сотрудников, так и диспетчеров, отвечающих за распределение и контроль выполнения работ.