ЕФС‑1 новый отчет с 1 января 2023 года

Сформировать платежки на уплату НДФЛ и взносов с актуальными реквизитами. Попробовать бесплатно.

Порядок заполнения ЕФС-1 при заключении и прекращении договора ГПХ.

С 1 января 2023 года сдавать сведения о трудовой деятельности нужно не только штатных специалистов, но и на исполнителей на ГПД. Отчитывайтесь, если заключаете:

• договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказание услуг);

• договор авторского заказа;

• договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;

• издательский лицензионный договор;

• лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы. искусства, в том, числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключенному с организацией по управлению правами на коллективной основе.

Есть некоторые нюансы, которые придётся учитывать в работе. Следуйте такому порядку:

• В графе 1 укажите номер по порядку по каждому договору ГПХ;

• В графе 2 в формате ДД.ММ.ГГГГ внесите дату начала или окончания работ по договору ГПХ;

• В графе 3 укажите один из двух кодов мероприятия: начало договора ГПХ или окончание договора ГПХ;

• В графе 4 укажите код РКС или МКС, если работник трудится в районах Крайнего Севера и приравненных к ним территорий;

• Графу 5 не заполняйте;

• В графе 6 укажите код выполняемой функции по ОКЗ. После кода трудовой функции укажите дополнительно код договора подряда.

Код ДГПХ — договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг);

Код ДАВТ — договор авторского заказа;

Код ДОИП — договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;

Код ИЗЛД — издательский лицензионный договор;

Код ЛДПИ — лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключенный с организацией по управлению правами на коллективной основе.

• Графу 7 при прекращении трудового договора не заполняйте.

• В графе 8 укажите наименование договора ГПХ;

• В графе 9 — дата заключения или прекращения договора ГПХ;

• В графе 10 — номер договора ГПХ.

Рассчитать «сложную» зарплату с коэффициентами и надбавками. Попробовать бесплатно.

Как заполнить разделы ЕФС-1 со сведениями по травматизму.

В новой форме ЕФС-1 есть и второй раздел — «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний». Этот раздел полностью заменяет форму 4-ФСС, поэтому заполнять его должны бухгалтеры. Вот из чего состоит раздел 2:

• Подраздел 2.1 — расчет сумм взносов на травматизм. Сюда нужно включать сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах. Этот раздел заполняют организации, подразделения которых выделили в самостоятельные классификационные единицы.

• Подраздел 2.2 — тут сведения, которые нужны для исчисления страховых взносов страхователями. Его заполняют компании, которые временно направляют сотрудников для выполнения определенных задач в другие организации.

• Подраздел 2.3 — сюда включают сведения о проведенных обязательных медосмотрах и СОУТ. Сюда же вносят сведения о численности работников, которые должны проходить медосмотры, и количестве сотрудников, которые эти осмотры прошли. В этом же разделе указывают количество сотрудников, на рабочих местах которых провели спецоценку.

Подготовить все документы для защиты персональных данных по готовым шаблонам.

В какие сроки сдавать ЕФС-1.

Сдавать ЕФС-1 нужно за периоды, начиная с 1 января 2023 года. Срок сдачи один — 25 число. Но всю форму целиком каждый раз заполнять не нужно. Для разделов и подразделов сохраняется прежняя периодичность сдачи:

• Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):при приеме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня; при переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

• Подраздел 1.3 (СИоЗП) — ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

• Подраздел 3 (ДСВ-3) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
• Раздел 2 (4-ФСС) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;

• Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) — ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Более наглядно сроки сдачи разделов и подразделов приведены на схеме. Тут же можно увидеть, когда и какой раздел ЕФС-1 нужно будет подать впервые.

Подразделы 1.2 и 2 (аналоги СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1) впервые нужно будет направить в СФР уже в 2024 году — до 25 января. Но в некоторых случаях действуют специальные сроки. Например, если застрахованный подаст заявление о срочной пенсионной выплате, СЗВ-СТАЖ нужно будет подать в течение трех рабочих дней после этого. Все такие ситуации перечислены в п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Составить локальные акты по готовым шаблонам и подготовить всю кадровую отчетность.

Можно ли подавать отчет по разделам.

Сведения, которые должны быть поданы до 25 числа месяца, не обязательно направлять единовременно.

Например, до 25 апреля 2023 года организация должна подать подраздел 1.1 (СЗВ-ТД) за март, подраздел 3 (ДСВ-3) и раздел 2 (4-ФСС) за первый квартал.

Бухгалтер может заполнить и сдать ДСВ-3 20 апреля, 4-ФСС — 21 апреля, а кадровик берет на себя работу с СЗВ-ТД и отправляет свой подраздел 24 апреля.

Как корректировать сведения о трудовой деятельности.

Если после приема Фондом сведений о трудовой деятельности требуется отменить запись о мероприятии по работнику, то надо представить форму ЕФС-1 с подразделом 1.1, заполненным в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, и в графе 11 «Признак отмены записи» проставить знак «X».

Когда требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения, заполняйте две строки:

1. отмена ранее представленных сведений, как описано выше;
2. скорректированные (исправленные) сведения.

Удобный обмен кадровыми документами между работодателем и сотрудниками.

Как отчитываться за прошлые периоды.

За периоды, истекшие до 1 января 2023 года, отчетность нужно подавать в порядке и по формам, которые действовали на тот момент. Это касается и всей отчетности за 2022 год. Для нее сохранятся прежние сроки и формы сдачи:

• СЗВ-М за декабрь — до 16 января;

• СЗВ-ТД по декабрьским мероприятиям — до 16 января;

• ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года — до 20 января;

• 4-ФСС за 2022 год — до 20 или 25 января;

• СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 за 2022 год — до 1 марта.

Это касается и корректировочных отчетов. К примеру, если в 2023 году понадобилось уточнить 4-ФСС за 9 месяцев 2022 года, следует направить отчет по форме, утвержденной приказом ФСС от 14.03.2022 № 80 (подробнее см. «Новая форма 4-ФСС: что изменилось и как заполнить.»).

Важно! Все отчеты за 2022 год в 2023 году нужно сдать по прежним формам. ЕФС-1 применяется только в отчетных периодах 2023 года и последующих.

Получить ЭЦП по ускоренной процедуре и с полной техподдержкой.

Кто должен сдавать ЕФС-1: бухгалтер или кадровик.

Сдавать ЕФС-1 в социальный фонд России — обязанность работодателя. В порядке заполнения формы и законодательстве о страховании не указаны конкретные сотрудники, которые должны отчитываться за компанию.

Исходя из состава формы, ее заполнение логично доверить:

1. бухгалтерии — в части подразделов 1.3 (СИоЗП) и 3 (ДСВ-3), раздела 2 (4-ФСС);
2. кадровому отделу — в части раздела 1 (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ).

Возможность для этого есть. Как мы уже говорили, заполнение отчета можно поручить разным людям, а его части можно направлять в СФР в разные даты в пределах установленного срока.

Более 1000 форм кадровых документов. Узнать больше.

Как накажут за ошибки в новой форме.

Ответственность страхователей за нарушение порядка представления отчетов по индивидуальному персонифицированному учету прописана в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ:

• непредставление в срок или представление неполных или недостоверных сведений — 500 рублей по каждому застрахованному лицу (кроме сведений о трудовой деятельности);

• несоблюдение порядка сдачи в виде электронных документов — 1000 рублей.

За нарушения в разделе 2 штрафы те же, что были для 4-ФСС. Непредставление сведений в срок влечет штраф в размере 5 % от начисленной за последние три месяцы отчетного периода суммы, но не более 30 % и не менее 1000 рублей (ст. 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

С 1 января 2023 года в закон № 27-ФЗ внесли изменения в части применения финансовых санкций (Федеральный закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ). Страхователь сможет их избежать, если:

• подаст уточненку в течение пяти рабочих дней после получения уведомления об устранении ошибок и несоответствий;

• исправит ошибку до того, как ее обнаружат органы фонда.

Еще одно послабление — 50% скидка по административному штрафу в течение 10 дней после получения требования. Напомним, что при нарушении сроков представления либо подаче ЕФС-1 с ошибками фонд направит страхователю требование об уплате штрафа в течение 20 дней.

Источник.