Как управлять виртуальными платёжными картами в отелях

Поскольку случаи утечки данных кредитных карт всё чаще попадают в выпуски новостей, фирмы ищут более безопасные способы проведения транзакций. Виртуальные платёжные карты, которые действуют так же, как и традиционные, оказались надёжным вариантом. Однако они также создали некоторые проблемы в связи с тем, что те же свойства, которые делают их безопасными, ставят препятствия на пути гостя, пытающегося зарегистрироваться в отеле.

И пока гостиничная индустрия пытается найти различные способы решения этих проблем, некоторые отельеры разработали обходные варианты, тогда как другие просто не принимают платежи с виртуальных карт. Ассоциация гостиничной сети электронной дистрибуции взялась за решение проблемы путём издания путеводителя по передовым практическим методам работы. После вступления в партнёрские отношения с ассоциацией Hotel Technology Next Generation (HTNG) две организации издали путеводитель, находящийся сейчас в свободном доступе.

По словам Дэвида Сьёландера, главного операционного директора HTNG, когда компании начали использовать виртуальные платёжные карты, гостиничные системы не были готовы к ним. Системы в то время были разработаны под традиционные кредитные карты и не могли отличать их от виртуальных платёжных карт. Это создавало проблемы для гостей.

Отельеры не могут определить, что набор цифр кредитной карты на самом деле принадлежит виртуальной платёжной карте. Каждая гостиничная компания имеет свою систему бронирования, и существует множество форм виртуальных платёжных карт.

Как же распознать виртуальную платёжную карту?

1. Определите туристические онлайн-агентства (ТОА) или компании по управлению туризмом, которые подключены к движку бронирования и обычно расплачиваются виртуальными платёжными картами.
2. Ищите брони с конкретными тарифными кодами, которые, как вам известно, совершаются только компаниями, использующими виртуальные платёжные карты.
3. Просмотрите инструкции к платежу или другую информацию в разделе примечаний или комментариев к брони.
4. Убедитесь, что присланные по факсу или электронной почте информационные сообщения не нарушают отраслевых стандартов данных платёжных карт, например, включением полной информации о карте.

Как они работают

По словам Лайла Уортингтона, генерального вице-президента американской ассоциации Hospitality Financial and Technology Professionals, виртуальные платёжные карты и физические кредитные карты работают одинаково. Но существует больше ограничений, которые компании могут наложить на виртуальные номера, что делает их безопаснее. Лицо, осуществляющее выпуск виртуальной карты, генерирует её номер с использованием алгоритма, устанавливая возможность использовать такой номер только один раз.

Номера могут быть авторизованы для конкретной суммы. Также виртуальные карты могут быть запрограммированы на конкретного получателя платежа или использование в определённую дату. Благодаря этим дополнительным средствам безопасности виртуальные карты более привлекательны для бизнеса.

Отельная индустрия успешно использовала виртуальные платёжные карты для проведения таких межкорпоративных транзакций, как покупка товаров и услуг и платежи подрядчикам.

Безопаснее, но прощают меньше ошибок

Поскольку виртуальные карты более безопасны, коммерческие организации стремятся использовать их для совершения платежей сотрудникам или подрядчикам, которым они не будут или не смогут выдавать корпоративные кредитные карты. Виртуальные карты также набирают популярность при совершении транзакций с ТОА из-за их безопасности, удобства и простоты использования.

Главная проблема связана с неспособностью персонала у стойки регистрации опознать набор цифр как принадлежащий виртуальной платёжной карте.

Если сотрудник обрабатывает номер некорректно, система отклоняет платёж по виртуальной карте. Это годами создавало неудобства для гостиничной индустрии и стало ещё большей проблемой сейчас, когда использование виртуальных платёжных карт становится более широким.

Как зарегистрировать гостя, используя виртуальную карту:

1. Создайте один счёт для платежа за номер и налогов, покрываемых за счёт виртуальной карты.
2. Создайте второй счёт для незапланированных издержек, покрываемых за счёт личной кредитной карты гостя.
3. Посоветуйте гостю связываться с ТОА или компанией по управлению туризмом для внесения любых изменений в бронь.
4. Отмены должны производиться в соответствии с требованиями принципов и правил бронирования или контракта при его наличии.
5. Производите все возвраты денежных средств на тот же счёт виртуальной карты, через который совершалась оплата бронирования.

Как проводить счета по виртуальным платёжным картам:

1. Авторизуйте виртуальную карту в соответствии с информацией о бронировании и другими договорными условиями, как установлено держателем карты и её эмитентом.
2. Не авторизуйте карту до даты её активации.
3. Взыщите оплату за номер и налоги со счёта виртуальной карты за весь период пребывания гостя в отеле, оплаченного с помощью данной карты.
4. Проверьте, нужно ли вам изменить правила авторизации в вашей системе управления гостиницей, чтобы быть уверенными, что незапланированные платежи не взыскиваются автоматически с виртуальной карты, а вместо этого взыскиваются с личной карты гостя, предъявленной им при вселении.
5. Позвоните на горячую линию вашего партнёра по дистрибуции в случае отклонения виртуальной карты при бронировании через ТОА.

Разрешение проблемы

Компания Choice Hotels International разработала временное решение. Компания определила необходимость в системе распознавания для виртуальных кредитных карт корпоративных туристов, чтобы упростить процесс вселения. Она создала четырёхзначный код, который определяет, что цифры принадлежат виртуальной платёжной карте. Такой код устраняет головную боль, связанную с использованием факса, и помечает в системе управления гостиницей бронь, сделанную с помощью виртуальной карты.

Факсы – это устаревшая технология, которая может создать множество проблем для персонала на стойке регистрации, а кодовая система упрощает процесс вселения.

«Процесс прошёл проверку на наших клиентах, которые выразили большую удовлетворённость и отметили удобство процесса вселения», – завил Тим Олдфилд, вице-президент по международной торговле в компании.

Источник: Hotelnewsnow