Главное Свежее Вакансии   Проекты
Комментируемое:
73 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Работаем из дома

Выбираем облачное решение для совместной офисной работы, удобное для смартфона и планшета

Современный бизнес невозможен без совместной работы с документами, электронной почты, мессенджеров, видеоконференций. Но пандемия COVID-19 заставила бизнес в считанные дни массово переводить работников на удаленную работу. С таким масштабом, пожалуй, еще никто не сталкивался. И вопрос, как сохранить при работе вне офиса производительность сотрудников, контакт внутри команды и с клиентами, контроль за коллективом и выполнение обязательств перед клиентами, придется решить практически каждой компании.

Решения для совместной работы онлайн на рынке есть, но как развернуть новый проект быстро, без начальных затрат и в соответствии с требованиями законодательства РФ и минимальными рисками? Рассмотрим это на примере Zextras Suite — решения, которое позволяет создать среду для совместной работы и корпоративных коммуникаций. Zextras Suite развернуто в российском облаке одного из крупнейших провайдеров облачных сервисов — компании СБКлауд, и это сразу снимает вопросы о том, где и как будут храниться данные. Где — в России, как — в защищенном ЦОДе уровня TierIII, а облако сертифицировано ФСТЭК.

А что же Zextras? Компания известна как разработчик расширений для почтового сервера с открытым программным кодом Zimbra. Zextras Suite — ее основной продукт, который добавляет в Zimbra OSE такие функции, как текстовый и видеочат, резервирование информации, совместную работу с документами, поддержку мобильных устройств и дисковых хранилищ с высокой степенью надежности и экономным использованием вычислительных ресурсов. Решение используется в крупнейших мировых компаниях, операторах связи и провайдерах облачных услуг более чем 20 миллионами пользователей. Давайте протестируем это решение и решим, насколько оно подходит для совместной офисной работы.

Развертывание

Плюс сервиса в том, что он работает в веб-интерфейсе и не зависит от операционной системы на рабочем месте или на тонком клиенте. Это может быть Windows, MacOS, различные дистрибутивы Linux. Он уже настроен провайдером в стандартной конфигурации и готов к использованию после минимальных операций собственного администратора, или даже без него.

Управление пользователями

Благодаря возможностям модуля Zextras Admin и поддержке многопользовательской архитектуры (multitenancy), провайдер предоставляет доступ к сервису не только пользователям, но возможность администрирования сервиса через удобную панель администратора. Таким образом в вашей компании назначается администратор тенанта. Ему назначены права для создания, удаления учетных записей и назначения прав доступа пользователей к набору сервисов: почте, мессенджеру, работе с документами и другим. Это позволяет клиенту самостоятельно контролировать использование арендованных ресурсов и своевременно изменять настройки в зависимости от бизнес-требований. Делегирование прав управления тенантом помогает быстро адаптироваться к изменению ситуации на рынке и экономить средства предприятия.

Попробуем создать новых пользователей. Сделать это можно как в панели администрирования Zimbra, так и в консоли. В панели администрирования необходимо в боковой панели выбрать пункт «Управление» и затем перейти в подпункт «Пользователи». В открывшемся окне нужно найти выпадающее меню в правом верхнем углу, и выбрать пункт «Создать». В открывшемся окне нужно указать название аккаунта, а также имя, фамилию и, при желании, отчество. Кроме того, можно ввести и подтвердить пароль. после нажатия кнопки «Сохранить», пользователь появится в системе.

Работа с мобильных устройств

Организовать удалённую коллективную работу с мобильных устройств можно с помощью Zextras Mobile. Это расширение, благодаря поддержке протокола ActiveSync, поможет подключить к инфраструктуре предприятия пользователей мобильных устройств iOS и Android. Этот же протокол позволит использовать почтовый клиент Outlook на обычных и мобильных устройствах. Недостатком является то, что поддерживаются версии Outlook начиная с 13. Подключить Zextras Mobile для каждого пользователя можно из администраторской консоли. Если на предприятии используется политика BYOD (Bring Your Own Device), то расширенные функции управления мобильными устройствами MDM (Mobile Device Management) позволят

удаленно управлять различными настройками безопасности: изменять PIN-код устройства, отключать устройство от синхронизации с сервером, назначать приложения по умолчанию, а также удаленно стирать с него всю информацию в случае его потери. Для повышения конфиденциальности корпоративной информации можно отключать различные функции мобильного устройства: камеру, порты, память, WiFi, съемные носители или Bluetooth. В случае же форс-мажорной ситуации с личным устройством сотрудника, можно в несколько кликов отключить устройство от синхронизации с сервером. Минусом решения является, что функции поддерживаются в соответствии с используемой версией EAS и не весь перечисленный функционал доступен на всех мобильных устройствах.

Коллективные коммуникации

Наладить командную работу при удаленном доступе и в офисе можно при помощи Zextras Team. Zextras Team — это платформа корпоративного общения, включающая персональный и групповой мессенджер с видеочатом. Эти возможности доступны в веб-клиенте Zextras/Zimbra. Все пользователи, подключенные к сервису, могут пересылать сообщения друг другу, общаться в групповых чатах, быстро организовать совещание по видео с возможностью делиться экраном и пересылать файлы. Платформа использует протокол WebRTC, что позволяет использовать для общения интернет-браузеры, без необходимости закупки дорогих видеосерверов. Минус в том, что ресурсы для коммуникаций ограничены системными возможностями клиентских компьютеров и серверов, на которых установлены остальные сервисы. Поэтому есть архитектурные ограничения на количество участников видеоконференции. Также не все возможности решения поддерживаются устаревшими браузерами типа Microsoft Explorer. Отметим, что для видеочатов и аудиозвонков пользователям Zextras Team понадобятся веб-камера и микрофон на персональном устройстве. Функционал Zextras Team может быть включен или отключен для каждого пользователя в административной консоли Zimbra.

В продвинутой версии приложения — Zextras Team Pro доступно создание виртуальных переговорных для сотрудников и каналов для общения по профилю. Это структурирует общение работников и повышает конфиденциальность информации.

Помимо видеочатов с сотрудниками, Zextras Team позволяет общаться с любыми сторонними пользователями, при помощи отправки им специальной ссылки для подключения к совещанию.

Для общения через мобильные устройства удобно использовать мобильное приложение Zextras Team, которое позволяет сотрудникам участвовать в корпоративных чатах, не находясь на рабочем месте. Приложение доступно для платформ iOS и Android.

Таким образом, Zextras Team является полноценным решением для организации удобного онлайн-общения как между сотрудниками, так и с партнерами, где бы они не находились. Компании могут заменить небезопасные публичные мессенджеры на Zextras Team и повысить конфиденциальность корпоративной информации.

Благодаря Zextras Backup в системе сохраняется архив почты, сообщений и документов, с возможностью восстановления практически 100% информации в случае аварии. Технология резервирования Zextras сохраняет любое изменение системы в режиме онлайн, а не снэпшоты в определеное время. Наличие дедупликации и компрессии уменьшает пространство необходимое для резервной копии до 50%.

Работа с документами

Еще одним удобным инструментом в Zimbra является Drive. Он позволяет использовать персональные хранилища данных, увеличивая их защищённость. Информация при этом храниться у провайдера в России, а не за рубежом как в облачных сервисах. Сотрудники могут систематизировать документы, которыми они пользуются, делиться ссылками, в том числе и защищёнными, с коллегами внутри компании и с партнерами. Zextras Docs интегрирован с Drive и позволяет создавать и редактировать документы, таблицы и презентации совместно. Решение базируется на онлайн версии популярного офисного пакета LibreOffice и поддерживает более 100 форматов документов, в т.ч. Microsoft Office. Давайте попробуем создать в Zextras Docs текстовый документ и попробуем поделиться им с коллегой. Для этого зайдем в аккаунт Zimbra, перейдем на вкладку «Drive» и нажмем на кнопку «Новый». При нажатии на эту кнопку откроется выпадающее меню, в котором можно выбрать, какой именно документ вы хотите создать. Выбрать можно из текстового документа, презентации и таблицы. Также с помощью этой кнопки можно создать новую папку.

Создадим текстовый файл и напишем в нем произвольный текст. Каждое новое действие фиксируется системой, благодаря чему при желании можно будет не только вернуться к любому этапу создания документа, но и отследить порядок внесения правок в него, что помогает участвовать в процесс редактирования другим сотрудникам.

После того как работа над документом завершена, его можно сохранить в качестве текстового файла. Поддерживаются все популярные стандарты, в том числе и .docx. Документы, созданные в Microsoft Excel, Word можно сохранять в форматах LibreOffice, без потери форматирования, даже сложного, включающего изображения и таблицы. Протестировали сохранение файла Excel с нескольким страницами с внутренними связями в формат Calc LibreOffice и тоже успешно. Также можно делиться файлом в виде ссылки на Zextras Docs. Похожим образом происходит работа с презентациями. Из минусов можно отметить то, что в LibreOffice не поддерживаются макросы Microsoft Office и пользовательский интерфейс онлайн версии упрощен по сравнению со стандартным для экономии ресурсов.

Вывод

Инструментов Zextras Suite достаточно для того, чтобы организовать удобную и эффективную коллективную работу с документами даже на крупном предприятии, для работников в удаленном режиме и с мобильных устройств. Наличие средств администрирования, резервирования и управления хранилищами упрощает управление инфраструктурой офисных рабочих мест для отдела ИТ. Открытый код почтового сервера Zimbra Open Source и доступный API позволяет интегрировать с ним имеющиеся информационные системы, а поддержка AD — наладить авторизацию пользователей, в т. ч. мобильных и удаленных. Из минусов можно отметить возможные проблемы с администрированием систем на серверах Linux, т. к. не все администраторы хорошо знакомы с Open Source. Но в случае использования сервиса из облака это не имеет значения, потому что поддержку системы берет на себя персонал провайдера. Большим плюсом решения является обработка и хранение персональных данных в российском ЦОД в соответствии с требованиями закона «О персональных данных» N 152-ФЗ и отсутствие рисков блокировок в отличие от аналогичных сервисов зарубежных облачных провайдеров.

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Первые Новые Популярные
Комментариев еще не оставлено
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.