Гибкие методы управления собственной жизнью, или Почему вам нужен канбан прямо сейчас

Почему именно канбан

Канбан как система ведения дел завоевала признание среди ведущих мировых компаний. Тойота — первая корпорация, внедрившая эту технику в свое производство. Благодаря этому им удалось избежать перепроизводства автомобилей и выпускать модели точно в срок. Постепенно канбан переняли разработчики — так стало проще контролировать этапы выполнения проектов. Затем гибкая техника управления задачами перешла в другие сферы бизнеса: маркетинг, SEO, дизайн, event-индустрию, ресторанный бизнес и пр.

Наконец, канбан стали применять к личным проектам и управлению повседневными делами.

Это стало возможным благодаря двум базовым принципам, которые позволяют легко применять такой подход в любой сфере жизни:

• Принцип визуализации. Все задачи должны быть записаны и собраны в одном месте. В классическом канбане для этого используют доску, разделенную на три столбца — «все задачи», «в работе» и «завершенные». Этот принцип помогает отслеживать на какой стадии выполнения находится каждая задача.
• Принцип ограничения количества задач «в работе». Обычно в процессе выполнения рекомендуют «держать» не более 3 задач. Это позволяет не перегружать себя, фокусироваться на конкретных задачах и не тратить силы и время на переключение между разными делами. Принцип ограничения помогает бороться с популярной многозадачностью, заставляя концентрировать внимание на отдельно взятой задаче.

Эти два принципа — универсальны. Они применимы как к рабочим, так и к повседневным делам, да и к жизни в целом. Когда вы видите список, схему или рисунок планов, идей, рабочих задач и домашних дел, становится понятнее, куда и в каком направлении двигаться, с чего начать, какие дела важны, а какие могут и подождать. Со временем ваша продуктивность вырастет, вы увидите свои сильные и слабые стороны, поймете, как, где и что можно доработать, улучшить. Вы начнете понимать, как можно рационально расходовать время, увидите, что вам не нужно 25 часов в сутках, чтобы успевать все.

Подведем итог:

• Визуализация позволяет не держать все в голове. Все записано на доске. Джеймс Бенсон, автор книги «Personal Kanban» писал, что невидимая работа — работа неконтролируемая. Вынося все дела на доску, вы получаете контроль над ними.
• Ограничение задач в «в работе» даст четкое понимание, какие задачи перед вами стоят сегодня. У вас будет конкретный план на день. Ограничивая количество задач, вы не будете перегружены огромным списком дел и избежите переключения с одного на другое и обратно.
• Вы будете работать энергичнее. Когда вы завершаете задачу и перемещаете ее в столбец «выполнено», происходит выброс дофамина. Поскольку дофамин влияет на процессы мотивации и обучения, мозг посылает сигнал, что готов работать еще усердней. Возникает своего рода зависимость, когда мозгу необходима подпитка в виде «гормона радости», и он готов выполнять любые дела с высокой отдачей. При увеличенной выработке дофамина настроение улучшается, и вы чувствуете готовность к новым свершениям.

Каких результатов ждать после внедрения

Многие известные личности уже начали использовать канбан в повседневной жизни. Они открыто делятся своим опытом и рассказывают об изменениях, которые произошли с ними и их семьями после внедрения методики канбан.

Джеймс Бенсон уверен, что, применяя эту систему к своей жизни, можно перестать постоянно жить в стрессе от бесконечного потока дел и найти баланс между рабочими делами и личными. Вместе с соавтором книги «Personal Kanban» Тоньянн Демария Барри Бенсон делится своими знаниями о применении канбан в личной жизни в своем блоге. Он активно отвечает на комментарии пользователей и помогает им начать правильно использовать канбан. Вот что говорит Бенсон об этой системе:

«Звучит как работа? Может быть. Но, в конце концов, вы сможете делать больше полезных дел, выполнение задач станет легче, и вы будете тратить гораздо меньше времени на жалобы».

Сергей Комаров, владелец продукта в команде цифровых розничных сервисов департамента «Банк XXI» Сбербанк, сначала использовал канбан-доску для рабочих проектов, затем перенес систему на свои повседневные дела. Он делится своими результатами использования канбан в жизни:

Скрин: https://rb.ru/opinion/kanban/

Брюс Фейлер, автор книги «Секреты счастливых семей. Мужской взгляд», на одной из конференции TED рассказывал, как его семья применяла гибкую технику управления делами. Он отметил, что после нескольких недель работы по канбану отношения в семье стали крепче, вместе с женой они узнали о сокровенных мыслях и желаниях детей, а дети стали счастливее, видя спокойных родителей, не замученных работой. Утренние семейные встречи для обсуждения планов на день стали самым приятным моментом для его близких. Отношения в семье стали крепче, а взаимопонимание между родителями и детьми лучше. Вот что говорит Брюс:

«Три года спустя… мы до сих пор проводим эти встречи. Моя жена считает их самыми драгоценными моментами для нее как мамы».

Канбан дает огромное число возможностей — для личной продуктивности и укрепления семейных отношений, для жизни без стресса и постоянной нехватки времени на себя и семью. Чтобы начать работать и жить по канбан-системе, не нужно никаких специальных знаний и навыков. Достаточно решить, куда вы будете записывать свои дела.

Доска со стикерами или сервисы — что использовать

Для внедрения метода канбан используют обычную пробковую или магнитно-маркерную доску, разноцветные стикеры, маркеры или пользуются приложениями.

Доска — как вести

Физическая канбан-доска считается лучшим решением для новичков. Все потому, что доска позволяет тактильно взаимодействовать с задачами — вы руками перемещаете карточки по ней. Вы «чувствуете» задачи, а значит, ваше эмоциональное состояние и настрой на работу увеличивается, особенно при завершении дел.

Плюсы использования доски:

• Осязаемость. Доказано, что информация, записанная от руки на бумаге, лучше запоминается. С доской тоже самое. Вы получаете наглядную картину того, что нужно сделать, при этом задачи у вас откладываются в голове.
• Просто сделать. Если дома нет доски, вместо нее можно использовать холодильник, стену или любую другую поверхность. Останется только приобрести клейкие листочки и разноцветные маркеры.
• Совместная работа. Работать с канбан-доской могут сразу все члены семьи. Каждый наклеивает свои цветные стикеры с задачами на доску. Это дает визуальное представление всех дел, плюс возможность видеть, у кого больше задач, и решать, как распределить нагрузку поровну. Такой подход обычно приводит к лучшему взаимопониманию между близкими людьми.

Минусы:

• Отсутствие мобильности. Нельзя взять с собой на работу. Если вдруг вам понадобилось внести новую задачу в список, придется ждать возвращения домой. Это доставляет определенные неудобства.

Что вместо доски?

С популяризацией канбана появились и различные приложения. Есть классические Trello и Bitrix24 с возможностью ведения канбан-доски, а также специальные приложения типа KanbanFlow или Kanbanote, LeanKit.

Преимущества использования приложений:

• Всегда под рукой. В одном месте вы можете вести запись рабочих и личных дел. У вас будет понятная картинка ваших дел на день. Вы будете понимать, насколько заняты сегодня и как можно это решить.
• Не занимают места. Приложение уже находится в вашем смартфоне, на ПК. А значит, вам не надо думать, где разместить доску.

Минусы:

• Приложения — «бездушные», в отличие от «живой» физической доски, где мы перетаскиваем задачи руками. Перемещая карточки в приложении, например, в столбец «завершенные», вы не получите такого эмоционального всплеска, как при использовании физической доски. Приложение безжизненно, обезличено.
• Нельзя делать заметки. На доске вы можете оставлять различные рисунки, пометки: например, смайликами обозначать, насколько вам понравилось выполнять задачу. В приложении такого делать нельзя. Вы просто перенесете карточку в другой столбец и все. Остается лишь сухая констатация фактов — сделали вы задачу или нет.

Чем пользоваться — доской или приложением — вы поймете сами по ходу внедрения системы канбан в вашу жизнь.

Как начать использовать канбан в повседневной жизни — инструкция для новичков

Первый шаг для внедрения канбан — приобрести доску или скачать приложение. Дальше принцип работы будет одинаков. Здесь мы будем рассматривать канбан на примере использования физической доски.

Что понадобится для создания канбан-доски

• Собственно, доска или ее аналог.
• Разноцветные клейкие листочки, кнопки для пробковой доски или магниты для магнитно-маркерной.
• Маркеры, ручки, цветные карандаши.

С чего начать

1. Возьмите/купите доску. Это может быть пробковая доска, магнитно-маркерная, дверца холодильника или ватман на стене. Решать вам.
2. Доску нужно разделить на столбцы. Обычно делают три — «все задачи», «в работе», «завершенные». Вы можете добавлять столбцы: например, все задачи разбить на «срочные» и «несрочные» или сделать столбец с делами, завершение которых откладывается по независимым от вас причинам. Например, если вашу статью проверяет редактор, задача «написать статью» переместится в столбец «на проверке». Вариантов много. Вы настраиваете канбан-доску под себя, под свои личные потребности.
3. Сосредоточьтесь и выпишите в первый столбец все задачи, которые есть на данный момент и которые вы хотите сделать. Одна задача — один листочек.

Здесь потребуется умение правильно формулировать задачи. Например, вместо абстрактной «написать книгу» — «написать первую главу» или «собрать информацию по такой-то теме». Пишите конкретную задачу. Смотря на карточку, вы должны понимать, с чего начать выполнение. Если такого понимания нет, нужно подумать над формулировкой или разделить задачу на подзадачи.

4. Разделите цветом личные и рабочие задачи (если вы ведете на одной доске все проекты), а также исполнителей, если начинаете вести канбан-доску всей семьей. Пусть у каждого из семьи будет свой цвет карточек.
5. Посмотрите на весь список задач и прикиньте, какие вам нужно сделать срочно, какие могут подождать.
6. Выделите три задачи, которые вы будет делать, и перенесите их в столбец «в работе». Тут вспоминаем про принцип ограничения числа задач.

Часто применяется правило 3-х. Под каждую цель прописываются задачи. Завершение каждой задачи подводит на шаг ближе к выполнению цели недельной, потом месячной, а затем годовой. Следуя правилу 3-х, вы перестанете механически выполнять нужные дела, а начнете планомерно двигаться к поставленной цели.

7. Концентрируйтесь на выполнении только задач в столбце «в работе». После завершения перетаскивайте их в столбец «выполнено».

Сохраняйте законченные дела в столбце «выполнено». Потом вы сможете проанализировать, где были сложности, а что давалось легко, и скорректировать дальнейшую работу.

К организации жизни по методу канбан можно привлечь и детей. При правильной подаче они будут только рады поучаствовать в общем семейном планировании. Дети выписывают свои планы и задачи на доску, чувствуя себя взрослыми, а родители контролируют детей, не нарушая при этом их независимость. К тому же, работая с канбан-доской, дети учатся расставлять приоритеты и самостоятельно планировать свое время.

Для «семейного» канбана хорошо устраивать короткие встречи-собрания, чтобы поделиться успехами, рассказать о планах на день, а в конце недели можно собраться всем вместе и подвести итоги. Так атмосфера в семье станет более доверительной и позитивной.

Канбан помогает адаптировать время, получать на выходе больше свободных часов для общения с детьми, любимого хобби и пр.

Какие трудности вас ждут и как их решить

Планировать свою жизнь не так легко, как может показаться на первый взгляд. Когда мы начинаем что-то новое, неизбежно приходится сталкиваться с некоторыми трудностями. Так и с канбан-системой. У большинства, кто начинает вести канбан-доску, появляются одни и те же проблемы, а именно:

• Проблема: определение количества задач. Задачи бывают разные по сложности. На сложные уходит больше времени. Решение других задач не зависит от нас напрямую, мы не можем перетащить их в столбец «выполнено». Так задачи «в работе» накапливаются, процесс не движется, вывод — канбан не работает.

Решение: канбан не зря называют гибкой системой. Цель канбана — позволить вам корректировать задачи и их выполнение в самом процессе работы. Для задач, которые ждут решения от третьих лиц и пр., можно создать отдельный столбец. Сложные задачи можно разбить на подзадачи. Со временем вы научитесь структурировать свои дела.

• Проблема: самоорганизация. Многие думают, что достаточно завести доску со стикерами и все, задачи будут решаться сами по себе, без усилий с вашей стороны. Это работает не так. Основная ошибка многих начинающих — отсутствие самоорганизации. Трудно приучить себя, особенно в самом начале, просматривать доску, строго следовать намеченному плану, концентрироваться на выполнении только тех задач, которые есть в столбце «в работе».

Решение: тут поможет только практика. Следите за собой, работайте над своей собранностью и организованностью. Раз уж решили жить по принципам канбана, то придется приложить усилия.

• Проблема: нет анализа процесса и итога работы. Часто люди не считают нужным анализировать выполненные задачи и вообще сам процесс. Это касается как работы, так и повседневной жизни. Из-за этого возникают проблемы, не всегда удается легко справиться с задачей, правильно спланировать и расставить приоритеты.

Решение: Проводите регулярно встречи с семьей для обсуждения планов на день и текущих проблем. Лично для себя каждое утро просматривайте доску и анализируйте прошедший день: что получилось и что нет, почему так произошло, что помешало закончить задачу. Когда вы научитесь анализировать собственные действия, придет понимание, как улучшить свою работу и жизнь.

Будьте гибкими

Канбан — идеальный способ добиться баланса между возможностями и достижениями, не испытывая стресса, не перегружая организм чрезмерной работой. Вся суть канбана сводится к тому, чтобы помочь сделать жизнь легкой и организованной.

Для этого нужно — визуализировать свои задачи, расставить приоритеты и определить три задачи, на которых нужно сконцентрироваться. Не забывайте наблюдать за процессом и анализировать свои действия. В результате вы получите спокойную спланированную жизнь без авралов на работе и дома. Вы действительно начнете получать удовольствие даже от выполнения рутинных домашних дел.