Как все успеть, или 9 способов экономии времени

Попробуйте поймать время. Даже Фаусту не удалось. Его бывает слишком много, и оно тянется как резина до конца рабочего дня. Или его слишком мало и конец рабочего дня наступил, а вы завалены работой. В отпуске оно летит незаметно, на работе еще быстрее. Как же упорядочить свою жизнь, чтобы поймать время за хвост?

Способ 1. Список

Список дел, так или иначе, есть у всех. В блокноте, в планшете или телефоне, на обрывке конверта или письма. Но как мы структурируем эти записи? Чаще никак – пишем все подряд. Попробуем разделить листок на три части:

1. Сегодня.
2. Завтра.
3. Постепенно.

В первой запишем то, что должно быть сделано именно сегодня. Во второй завтрашние дела. В третьей – отложенные, с датой крайнего выполнения.

Придерживайтесь правил:

• если сегодня остались незаконченные дела, они переходят наверх второго пункта;
• нельзя отложить дело из списка №1 просто потому, что оно мне не нравится;
• не приступаю к делам второй части, пока не выполнена первая;
• вознаграждаю себя за вычеркивание пункта чашкой кофе или чая.

Как составить список, если дела валятся непрерывно? И все срочные. Можно утром, можно вечером. Но сделав, старайтесь придерживаться. Двигаем дела только ради чрезвычайных ситуаций и цейтнотов.

Способ 2. Контролируем время

У каждого есть типовые действия, которые занимают определенный промежуток времени. На основании предыдущего опыта можно поставить временные рамки для каждой задачи. Для новых засекаем время – сколько его уйдет на решение. Это даст возможность контролировать его в будущем.

Сначала это будет трудно, но зато в будущем выработается автоматизм в распределении временных ресурсов в зависимости от комплекса задач и дел.

Способ 3. Выделяем время

Устанавливаем для определенных дел определенное время. Например, с часу до двух читаем почту и отвечаем на письма. С утра работаем с менеджерами. Приучите окружающих, что это время выделено для этой задачи и никак иначе. Особенно сотрудников.

Способ 4. Не отвлекаемся

Когда мы заняты проектом, не переключаем внимание на другие дела. Стараемся не отвечать на звонки (кроме самых важных), закрываем дверь, вешаем табличку «Не беспокоить».

Способ 5. Бережем список

Мы пытаемся действовать по списку, и вдруг кому-то срочно нужны - возникает масса дополнительных дел, всем срочно нужно именно наше внимание. Не ведитесь на это. Есть список, придерживаемся его. Кроме чрезвычайных ситуаций, естественно. Но только нам решать, насколько это важно и не терпит отлагательств. В конце концов, это мое время, я волен его распределять.

Способ 6. Расставляем приоритеты

Учимся говорить «Нет». Если список перегружен делами, нет свободной минуты – отказываемся от решения чужих проблем. Если есть время – пожалуйста. Учимся различать, что мы можем в данный момент сделать, а что не можем. И исходим из этого. Время-то наше.

Способ 7. Убираем отвлекающие факторы

На столе лежит стопка документов, все нужно просмотреть, проанализировать, сделать звонки. Убираем их. В шкаф, на пол позади себя или в любое другое место с глаз долой. Оставляем только то, чем занимаемся в данный момент. Иначе постоянно будет появляться мысль о том, что еще надо сделать. Сосредотачиваемся на текущей проблеме.

Способ 8. Правильно заканчиваем день

Бывают ситуации, когда работу приходится брать домой. Подумаем, можно ли незаконченные дела из первого списка перенести во второй? Нет – только в этом случае берем на дом! Просматриваем третий раздел, проверяем сроки. Начинают поджимать и нельзя перенести во вторую часть? Тоже берем домой. Не делайте это привычкой, иначе рабочий день растянется до 30 часов в сутки. У начинающего бизнесмена он и так 24 часа. Вот и не стоит увеличивать.

Способ 9. Не бывает ненужного времени

Сидим в очереди к врачу? Или ждем ребенка с тренировки? Это тоже время и его можно потратить с пользой. Решаем задачу, просматриваем документы, анализируем, думаем, делаем звонки, отвечаем на письма.

И в заключение

Читается с недоверием и скептицизмом, не так ли? Кажется, что в реальности все не так и все дела неотложные. Ничего подобного. Если мы не научимся контролировать свое время, никто нам его не добавит. Сутки не растянутся на 30 часов, организм все равно будет просить отдыха.

Занятой человек часто не может сосредоточиться на текущей задаче. Мысли все равно уносятся к тем проблемам, которые отложены или их еще предстоит сделать – телефонный звонок, ответ на письмо, чтение документа. Надо научиться выбрасывать из головы все второстепенное.

Эти способы действительно работают и реально помогают контролировать свое время. Проверено на личном опыте.

______________________________________________________________________

Материал создан агентством контент-маркетинга Текстотека.

Хотите самостоятельно внедрить контент-маркетинг в свой бизнес? Подписывайтесь на наше сообщество ВКонтакте, там много бесплатного обучающего материала.