Битрикс24 HRM: полное руководство по управлению персоналом в облачной системе

Нужна помощь с внедрением/настройкой CRM-системы? Наши эксперты помогут настроить CRM под ваши бизнес-процессы. Получите бесплатную консультацию и расчет стоимости внедрения.

Что такое Битрикс24 HRM и зачем он нужен бизнесу

Битрикс24 HRM (Human Resource Management) — это комплексное решение для управления персоналом, интегрированное в экосистему Битрикс24. Модуль позволяет автоматизировать основные HR-процессы: от найма сотрудников до ведения кадрового учета и расчета заработной платы.

Система объединяет в себе функции кадрового делопроизводства, учета рабочего времени, управления отпусками и больничными, ведения личных дел сотрудников. Это делает HRM-модуль незаменимым инструментом для HR-отделов любого размера.

Основные преимущества использования Битрикс24 HRM:

1. Централизованное хранение данных — вся информация о сотрудниках находится в одном месте
2. Автоматизация рутинных процессов — система сама рассчитывает отработанное время, отпускные, больничные
3. Интеграция с другими модулями — данные о сотрудниках автоматически синхронизируются с CRM, проектами, задачами
4. Соответствие законодательству РФ — система учитывает требования трудового кодекса и налогового законодательства
5. Экономия времени HR-специалистов — до 70% сокращение времени на ведение кадрового учета

Структура и компоненты HRM-модуля в Битрикс24

Базовая структура системы

HRM-модуль Битрикс24 построен на принципе иерархической структуры, где каждый элемент связан с другими компонентами системы. В основе лежит карточка сотрудника, которая содержит всю необходимую информацию для кадрового учета.

Основные компоненты модуля:

1. Справочник сотрудников — центральная база данных с информацией о всех работниках
2. Организационная структура — отображение подразделений и должностных позиций
3. Табель учета рабочего времени — фиксация отработанного времени каждого сотрудника
4. Календарь отпусков — планирование и учет отпусков по всей компании
5. Документооборот — создание и ведение кадровых документов
6. Отчетность — аналитические инструменты для HR-анализа

Карточка сотрудника: детальный обзор

Карточка сотрудника в Битрикс24 HRM содержит несколько разделов с подробной информацией:

Личные данные:

1. ФИО, дата рождения, пол
2. Паспортные данные
3. Адрес регистрации и фактического проживания
4. Контактная информация (телефоны, email)
5. Семейное положение и количество детей
6. Образование и квалификация

Трудовая информация:

1. Должность и подразделение
2. Дата приема на работу
3. Тип трудового договора
4. Испытательный срок
5. Режим работы
6. Оклад и надбавки
7. График работы

Документы:

1. Трудовой договор
2. Должностная инструкция
3. Приказы по личному составу
4. Документы об образовании
5. Медицинская книжка (при необходимости)

Настройка организационной структуры компании

Создание подразделений

Правильная настройка организационной структуры — основа эффективной работы HRM-модуля. Система позволяет создавать многоуровневую иерархию подразделений с указанием руководителей и подчиненных.

Пошаговая настройка подразделений:

1. Переход в раздел «Компания» → «Структура компании»
2. Создание головного подразделения — указание названия компании, юридического адреса, контактов
3. Добавление департаментов первого уровня — основные направления деятельности (продажи, маркетинг, разработка, бухгалтерия)
4. Создание отделов второго уровня — детализация по функциональным группам
5. Назначение руководителей — указание ответственных за каждое подразделение

Пример организационной структуры:CopyООО "Компания" ├── Департамент продаж │ ├── Отдел активных продаж │ ├── Отдел входящих продаж │ └── Отдел клиентского сервиса ├── Департамент маркетинга │ ├── Отдел интернет-маркетинга │ └── Отдел контент-маркетинга ├── IT-департамент │ ├── Отдел разработки │ └── Отдел технической поддержки └── Административный департамент ├── Бухгалтерия ├── HR-отдел └── Юридический отдел

Настройка должностей и ролей

Каждая должность в системе имеет свой набор характеристик и полномочий. Битрикс24 HRM позволяет создавать детальные описания должностей с указанием требований, обязанностей и уровня доступа.

Основные параметры должности:

1. Название должности
2. Код должности (для интеграции с зарплатными системами)
3. Подразделение
4. Категория персонала (руководители, специалисты, служащие, рабочие)
5. Уровень зарплаты
6. Требования к образованию и опыту
7. Функциональные обязанности

Учет рабочего времени в Битрикс24 HRM

Настройка графиков работы

Система поддерживает различные типы рабочих графиков, что особенно важно для компаний с разными режимами работы подразделений.

Типы рабочих графиков:

1. Стандартный 5/2 — 8-часовой рабочий день, выходные суббота и воскресенье
2. Сменный график — работа в 2-3 смены с ротацией сотрудников
3. Гибкий график — возможность варьировать время начала и окончания работы
4. Удаленная работа — учет времени для сотрудников на дистанционной работе
5. Суммированный учет — учет отработанного времени за месяц/квартал

Настройка графика работы включает:

1. Время начала и окончания рабочего дня
2. Продолжительность обеденного перерыва
3. Рабочие и выходные дни
4. Сокращенные предпраздничные дни
5. Ночные смены и переработки

Ведение табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени в Битрикс24 ведется автоматически на основе данных о входе и выходе сотрудников из системы, а также может заполняться вручную HR-специалистом.

Виды отметок в табеле:

1. Я — явочные дни (отработано полное время)
2. ОТ — отпуск основной
3. ДО — отпуск дополнительный
4. Б — больничный лист
5. К — командировка
6. НН — неявка без уважительной причины
7. ОЖ — отпуск по семейным обстоятельствам
8. У — отпуск учебный

Автоматизация учета через интеграции

Битрикс24 HRM интегрируется с различными системами учета рабочего времени:

Системы контроля доступа:

1. Турникеты с RFID-картами
2. Биометрические сканеры
3. QR-код сканеры на мобильных устройствах

Мобильные приложения:

1. Геолокация для удаленных сотрудников
2. Фотофиксация рабочего места
3. Push-уведомления о начале/окончании рабочего дня

Управление отпусками и больничными

Планирование отпусков

Система позволяет эффективно планировать отпуска сотрудников с учетом рабочих процессов и загрузки подразделений.

Функционал планирования отпусков:

1. График отпусков на год — общий план отпусков по всей компании
2. Контроль пересечений — система предупреждает о конфликтах в датах
3. Согласование с руководителем — автоматическая отправка заявок на согласование
4. Расчет компенсаций — автоматический расчет отпускных
5. Уведомления — напоминания о приближающихся отпусках

Типы отпусков в системе:

1. Основной ежегодный отпуск (28 календарных дней)
2. Дополнительные отпуска (за вредные условия труда, ненормированный рабочий день)
3. Отпуск без сохранения заработной платы
4. Учебные отпуска
5. Отпуск по беременности и родам
6. Отпуск по уходу за ребенком

Учет больничных листов

Модуль автоматизирует процесс учета временной нетрудоспособности сотрудников и расчет больничных выплат.

Процесс оформления больничного:

1. Подача заявления — сотрудник уведомляет о болезни через систему
2. Предоставление документов — загрузка скана больничного листа
3. Проверка данных — HR-специалист проверяет корректность документов
4. Расчет выплат — система автоматически рассчитывает сумму пособия
5. Передача в зарплатную систему — данные передаются для начисления

Документооборот и кадровое делопроизводство

Автоматизация создания документов

Битрикс24 HRM содержит встроенные шаблоны основных кадровых документов, что значительно упрощает работу HR-отдела.

Доступные шаблоны документов:

При приеме на работу:

1. Трудовой договор
2. Должностная инструкция
3. Приказ о приеме на работу
4. Уведомление о трудоустройстве в ПФР
5. Карточка сотрудника Т-2

В процессе работы:

1. Приказы о переводе
2. Приказы о премировании
3. Приказы об отпуске
4. Служебные записки
5. Уведомления и предупреждения

При увольнении:

1. Приказ об увольнении
2. Записка-расчет при увольнении
3. Справка о доходах
4. Обходной лист

Электронный документооборот

Система поддерживает полный цикл электронного документооборота с возможностью электронной подписи документов.

Преимущества электронного документооборота:

1. Сокращение времени на подготовку документов на 80%
2. Исключение ошибок при заполнении типовых форм
3. Автоматическое формирование архива документов
4. Быстрый поиск необходимых документов
5. Контроль сроков действия документов

Интеграция с государственными системами

Битрикс24 HRM поддерживает интеграцию с основными государственными информационными системами:

Пенсионный фонд РФ:

1. Автоматическая подача СЗВ-М
2. Передача данных о стаже
3. Уведомления о трудоустройстве

Фонд социального страхования:

1. Подача документов по больничным
2. Расчет и подача 4-ФСС
3. Уведомления о несчастных случаях

Налоговая служба:

1. Передача данных для расчета НДФЛ
2. Справки 2-НДФЛ
3. Уведомления об открытии/закрытии ИП

Аналитика и отчетность в HRM-модуле

Стандартные отчеты

Система предоставляет широкий набор готовых отчетов для анализа HR-показателей компании.

Отчеты по персоналу:

1. Списочный состав — актуальная информация о всех сотрудниках
2. Движение кадров — прием, увольнение, переводы за период
3. Текучесть кадров — расчет коэффициента текучести по подразделениям
4. Возрастная структура — распределение сотрудников по возрастным группам
5. Стаж работы — анализ стажа сотрудников в компании

Отчеты по рабочему времени:

1. Табель учета рабочего времени — детальный учет отработанного времени
2. Анализ нарушений — опоздания, прогулы, ранние уходы
3. Переработки — учет сверхурочных часов
4. Использование рабочего времени — эффективность использования ФРВ

Отчеты по отпускам:

1. График отпусков — план отпусков на год
2. Задолженность по отпускам — неиспользованные дни отпуска
3. Расчет отпускных — суммы начисленных отпускных
4. Анализ отпускной нагрузки — распределение отпусков по месяцам

Настройка произвольных отчетов

Для решения специфических задач система позволяет создавать собственные отчеты с помощью конструктора.

Возможности конструктора отчетов:

1. Выбор источников данных из любых модулей Битрикс24
2. Настройка фильтров и условий отбора
3. Группировка данных по различным критериям
4. Вычисляемые поля и формулы
5. Графическое представление данных (диаграммы, графики)
6. Автоматическая рассылка отчетов по расписанию

Примеры произвольных отчетов:

1. Анализ эффективности подразделений
2. KPI сотрудников по различным показателям
3. Прогноз кадровых потребностей
4. Анализ затрат на персонал
5. Мониторинг выполнения планов найма

Дашборды и визуализация данных

Битрикс24 HRM предоставляет интерактивные дашборды для визуального анализа HR-метрик.

Основные виджеты дашборда:

1. Численность персонала — текущее количество сотрудников с динамикой
2. Средний возраст — возрастные характеристики коллектива
3. Текучесть кадров — коэффициент текучести в сравнении с предыдущими периодами
4. Топ нарушителей — сотрудники с наибольшим количеством нарушений
5. Отпускная нагрузка — количество сотрудников в отпуске по дням
6. Больничный фонд — статистика по временной нетрудоспособности

Интеграция с зарплатными системами

Поддерживаемые системы

Битрикс24 HRM интегрируется с основными зарплатными системами, используемыми в России:

1С:Зарплата и управление персоналом:

1. Автоматическая передача кадровых данных
2. Синхронизация табелей учета рабочего времени
3. Передача данных об отпусках и больничных
4. Обмен справочниками подразделений и должностей

1С:Предприятие (различные конфигурации):

1. Универсальные механизмы обмена данными
2. Настраиваемые правила синхронизации
3. Контроль ошибок при передаче данных

Специализированные HR-системы:

1. SAP HCM
2. Oracle HCM Cloud
3. Парус-Персонал
4. БОСС-Кадровик

Настройка интеграции

Процесс настройки интеграции включает несколько этапов:

Подготовительный этап:

1. Анализ текущих процессов — изучение существующих бизнес-процессов
2. Определение точек интеграции — какие данные и как часто передавать
3. Настройка соответствия справочников — сопоставление подразделений, должностей, сотрудников
4. Определение ответственных — назначение сотрудников за поддержку интеграции

Техническая настройка:

1. Установка модулей интеграции — специальные компоненты для обмена данными
2. Настройка параметров подключения — адреса серверов, логины, пароли
3. Конфигурирование правил обмена — что, когда и как передавать
4. Тестирование интеграции — проверка корректности передачи данных

Регламенты обмена данными:

1. Ежедневно: табели учета рабочего времени, данные о больничных
2. Еженедельно: информация о новых сотрудниках, изменения в кадровом составе
3. Ежемесячно: отчеты по отпускам, сводные данные по подразделениям
4. По запросу: справки, выписки, специальные отчеты

Мобильное приложение Битрикс24 для HR-задач

Функционал мобильного приложения

Мобильное приложение Битрикс24 предоставляет доступ к основным HR-функциям для сотрудников и руководителей.

Для обычных сотрудников:

1. Просмотр личной информации
2. Подача заявлений на отпуск
3. Уведомление о больничном
4. Просмотр графика работы
5. Отметки о приходе/уходе
6. Просмотр начислений и удержаний

For руководителей:

1. Согласование заявлений подчиненных
2. Просмотр табеля подразделения
3. Анализ показателей команды
4. Быстрые отчеты по персоналу
5. Push-уведомления о важных событиях

Для HR-специалистов:

1. Управление кадровыми процессами
2. Создание и редактирование документов
3. Контроль рабочего времени
4. Оперативные отчеты
5. Уведомления о критических ситуациях

Геолокация и контроль удаленных сотрудников

Особенно актуальная функция для компаний с удаленными сотрудниками или выездным персоналом.

Возможности геоконтроля:

1. Фиксация местоположения при отметке о начале работы
2. Контроль нахождения в рабочей зоне
3. Построение маршрутов движения сотрудников
4. Уведомления о выходе за пределы рабочей территории
5. Учет времени в пути для командировочных

Безопасность и защита персональных данных

Соответствие требованиям 152-ФЗ

Битрикс24 HRM полностью соответствует требованиям Федерального закона «О персональных данных» и обеспечивает необходимый уровень защиты информации.

Технические меры защиты:

1. Шифрование данных при передаче и хранении
2. Многоуровневая система авторизации
3. Аудит всех действий с персональными данными
4. Резервное копирование с шифрованием
5. Защита от SQL-инъекций и XSS-атак

Организационные меры:

1. Разграничение доступа по ролям
2. Обучение сотрудников работе с ПДн
3. Регулярный аудит безопасности
4. Уведомление о нарушениях безопасности
5. Процедуры реагирования на инциденты

Настройка прав доступа

Система позволяет гибко настраивать права доступа к различным типам информации:

Уровни доступа:

1. Полный доступ — HR-директор, системный администратор
2. Доступ к подразделению — руководители подразделений
3. Ограниченный доступ — HR-специалисты
4. Только чтение — бухгалтеры, аудиторы
5. Личные данные — только собственная информация

Принципы разграничения:

1. Минимально необходимые права
2. Временные права доступа
3. Контроль попыток несанкционированного доступа
4. Автоматическое отключение неактивных учетных записей

Стоимость и тарифные планы

Тарифы Битрикс24 HRM

Битрикс24 предлагает несколько тарифных планов с различным функционалом HRM-модуля:

Базовый план (бесплатно):

1. До 12 пользователей
2. Основные функции CRM
3. Простой учет сотрудников
4. Базовые отчеты
5. 5 ГБ дискового пространства

Стандартный план (от 1 560 руб/мес):

1. До 50 пользователей
2. Полный функционал HRM
3. Табель учета рабочего времени
4. Управление отпусками
5. Интеграции с внешними системами
6. 100 ГБ дискового пространства

Профессиональный план (от 3 120 руб/мес):

1. До 100 пользователей
2. Расширенная аналитика
3. Настраиваемые отчеты
4. Мобильное приложение с полным функционалом
5. Приоритетная техническая поддержка
6. 1 ТБ дискового пространства

Корпоративный план (от 6 240 руб/мес):

1. Неограниченное количество пользователей
2. Все функции системы
3. Индивидуальные настройки
4. Персональный менеджер
5. SLA на техническую поддержку
6. 3 ТБ дискового пространства

Расчет ROI от внедрения

Возврат инвестиций от внедрения Битрикс24 HRM достигается за счет следующих факторов:

Экономия времени персонала:

1. Сокращение времени на кадровое делопроизводство на 70%
2. Автоматизация расчетов отпускных и больничных
3. Устранение дублирования данных между системами
4. Быстрый поиск информации о сотрудниках

Снижение ошибок:

1. Исключение ошибок при ручном заполнении документов
2. Автоматический контроль сроков действия документов
3. Проверка корректности данных при вводе
4. Соответствие требованиям законодательства

Типичный пример расчета ROI для компании на 100 сотрудников:

Затраты в год:

1. Лицензия Битрикс24 Профессиональный: 37 440 руб
2. Внедрение и настройка: 50 000 руб
3. Обучение персонала: 20 000 руб
4. Итого затрат: 107 440 руб

Экономия в год:

1. Экономия времени HR-специалистов (1,5 ставки): 600 000 руб
2. Снижение штрафов за нарушения: 50 000 руб
3. Экономия на канцелярских расходах: 30 000 руб
4. Снижение времени на поиск информации: 100 000 руб
5. Итого экономии: 780 000 руб

ROI = (780 000 — 107 440) / 107 440 × 100% = 626%

Практические кейсы внедрения

Кейс 1: Торговая сеть (500+ сотрудников)

Задачи клиента:

1. Автоматизация учета рабочего времени в 50 магазинах
2. Централизованное управление отпусками
3. Контроль соблюдения трудового законодательства
4. Интеграция с 1С:Зарплата и управление персоналом

Решение: Внедрен полный функционал Битрикс24 HRM с интеграцией мобильного приложения для отметок сотрудников. Настроена автоматическая передача данных в зарплатную систему.

Результаты:

1. Сокращение времени на ведение табелей на 80%
2. Снижение количества ошибок в расчетах на 95%
3. Повышение дисциплины сотрудников
4. Экономия 2 ставки HR-специалистов

Кейс 2: IT-компания (150 сотрудников)

Задачи клиента:

1. Управление удаленными сотрудниками
2. Гибкие графики работы
3. Проектный учет времени
4. Интеграция с системой управления проектами

Решение: Настроены гибкие графики работы, интеграция с модулем «Проекты» для учета времени по задачам. Внедрен геоконтроль для мобильных сотрудников.

Результаты:

1. Точный учет времени по проектам
2. Повышение эффективности удаленной работы на 25%
3. Автоматизация планирования ресурсов
4. Улучшение контроля за выполнением проектов

Кейс 3: Производственное предприятие (800 сотрудников)

Задачи клиента:

1. Сменная работа с различными графиками
2. Учет вредных условий труда
3. Множественные дополнительные отпуска
4. Интеграция с системами контроля доступа

Решение: Настроены сложные графики работы с учетом сменности. Интегрированы турникеты для автоматического учета времени. Настроены специальные типы отпусков.

Результаты:

1. Полная автоматизация учета рабочего времени
2. Соответствие требованиям трудового законодательства
3. Снижение трудозатрат HR-отдела на 60%
4. Повышение точности расчетов

Миграция данных из других HR-систем

Подготовка к миграции

Процесс миграции данных из существующих HR-систем требует тщательной подготовки и планирования.

Этапы подготовки:

1. Аудит текущих данных — анализ структуры и качества существующих данных
2. Очистка данных — исправление ошибок, дубликатов, неполных записей
3. Сопоставление полей — определение соответствия между старой и новой системой
4. Создание правил преобразования — алгоритмы конвертации данных
5. Тестовая миграция — проверка процесса на небольшом объеме данных

Типовые источники данных

Excel-файлы:

1. Простейший случай миграции
2. Требует стандартизации структуры данных
3. Возможность пакетной загрузки
4. Контроль корректности данных при импорте

1С:Предприятие различных конфигураций:

1. Выгрузка через стандартные механизмы обмена
2. Сохранение связей между объектами
3. Миграция документооборота
4. Перенос истории изменений

Специализированные HR-системы:

1. Индивидуальные скрипты миграции
2. API для автоматического переноса
3. Поэтапная миграция модулями
4. Параллельная работа систем в переходный период

Контроль качества миграции

Проверочные процедуры:

1. Сверка количества записей до и после миграции
2. Выборочная проверка корректности данных
3. Тестирование работы бизнес-процессов
4. Проверка целостности связей между объектами
5. Валидация расчетных показателей

Обучение персонала работе с системой

Программа обучения

Эффективное внедрение HRM-системы невозможно без качественного обучения всех категорий пользователей.

Уровни обучения:

Базовый уровень (все сотрудники):

1. Вход в систему и навигация
2. Просмотр личной информации
3. Подача заявлений на отпуск
4. Работа с мобильным приложением
5. Продолжительность: 2 часа

Пользовательский уровень (руководители):

1. Работа с подчиненными
2. Согласование заявлений
3. Просмотр отчетов по подразделению
4. Планирование отпусков команды
5. Продолжительность: 4 часа

Административный уровень (HR-специалисты):

1. Полный функционал системы
2. Создание и настройка документов
3. Ведение кадрового учета
4. Построение отчетов
5. Администрирование системы
6. Продолжительность: 16 часов

Форматы обучения

Очное обучение:

1. Групповые семинары в офисе клиента
2. Индивидуальные консультации
3. Практические занятия на реальных данных
4. Возможность задать вопросы напрямую

Дистанционное обучение:

1. Вебинары в режиме реального времени
2. Записанные видеоуроки
3. Интерактивные онлайн-курсы
4. Техническая поддержка в чате

Смешанное обучение:

1. Комбинация очных и дистанционных форматов
2. Теория в онлайн-формате
3. Практика в очном режиме
4. Итоговая аттестация

Техническая поддержка и сопровождение

Уровни технической поддержки

Стандартная поддержка:

1. Консультации по работе с системой
2. Помощь в решении типовых задач
3. Время ответа: до 24 часов
4. Каналы связи: email, онлайн-чат

Приоритетная поддержка:

1. Ускоренное решение проблем
2. Индивидуальный менеджер
3. Время ответа: до 4 часов
4. Телефонные консультации

VIP-поддержка:

1. Персональный технический консультант
2. Время ответа: до 1 часа
3. Выделенная линия поддержки
4. Возможность выезда специалиста

Самообслуживание и документация

База знаний:

1. Подробные инструкции по всем функциям
2. Видеоуроки и скриншоты
3. Ответы на часто задаваемые вопросы
4. Примеры настроек и конфигураций

Форум пользователей:

1. Общение с другими пользователями системы
2. Обмен опытом внедрения
3. Советы по оптимизации процессов
4. Обратная связь с разработчиками

Развитие и планы модернизации

Текущие тренды в HR-технологиях

Битрикс24 HRM постоянно развивается с учетом современных трендов в области управления персоналом:

Искусственный интеллект и машинное обучение:

1. Автоматическое распознавание документов
2. Предиктивная аналитика по текучести кадров
3. Рекомендательные системы для подбора персонала
4. Анализ эмоционального состояния сотрудников

Мобильность и удаленная работа:

1. Расширенный функционал мобильных приложений
2. Инструменты для управления гибридными командами
3. Системы виртуального онбординга
4. Контроль продуктивности удаленных сотрудников

Интеграция и экосистемы:

1. API для интеграции с любыми внешними системами
2. Готовые коннекторы к популярным сервисам
3. Единая экосистема управления бизнесом
4. Централизованная аналитика по всем процессам

Планы развития функционала

Ближайшие обновления (3-6 месяцев):

1. Улучшенный конструктор отчетов
2. Новые шаблоны кадровых документов
3. Расширенные возможности мобильного приложения
4. Интеграция с популярными мессенджерами

Среднесрочные планы (6-12 месяцев):

1. Модуль рекрутинга и подбора персонала
2. Система оценки и развития сотрудников
3. Расширенная аналитика и BI-инструменты
4. Интеграция с системами электронного документооборота

Долгосрочные цели (1-2 года):

1. Полная цифровизация HR-процессов
2. Использование блокчейн для защиты персональных данных
3. Внедрение элементов искусственного интеллекта
4. Создание предиктивных моделей управления персоналом

Нужна помощь с внедрением/настройкой CRM-системы? Наши эксперты помогут настроить CRM под ваши бизнес-процессы. Получите бесплатную консультацию и расчет стоимости внедрения.