Тютюнник, Евгений
Stiga - портал для работы с представителями и дилерами
Введение
Многие компании среднего и крупного бизнеса, внедряя Битрикс24, преследуют главной целью оптимизацию совместной работы сотрудников в рамках единой IT-платформы. Кроме того, для эффективного взаимодействия с внешними пользователями часто реализуется функционал CRM-системы.
В этом кейсе расскажем о достаточно типичном процессе взаимодействия B2B-контрагентов (дистрибьютера и дилеров) и решении задачи нашего клиента на платформе Битрикс24.
Задача клиента, формирование ТЗ
Stiga — известный производитель садовой техники на электрическом или ДВС-приводе.
Перед российским представительством компании встала задача создания ресурса, который позволит реализовать процесс взаимодействия с дилерами максимально просто и удобно.
Цели и задачи проекта
1. Обеспечить единое информационное пространство для участников бизнес-процесса.
- Реализовать систему внешнихвнутренних пользователей и ролей с функциональными ограничениями
- Обеспечить Регистрацию и Авторизацию пользователей
- Обеспечить коммуникации между участниками бизнес-процесса
2. Автоматизировать процедуру создания и утверждения Заявок на отгрузку товаров.
- Создание и редактирование Дилеров
- Создание Товарного Каталога
- Формирование Заявок в электронном виде
- Реализация логики прохождения Заявки по всем этапам бизнес-процесса
3. Обеспечить информирование всех участников процесса на всех его этапах.
- Реализовать систему нотификаций
4. Реализовать быстрый и удобный доступ Представительства к финансовой информации по отгрузкам и статистике продаж.
- Система отчетов
5. Обеспечить взаимодействие с другими информационными системами, участвующими в бизнес-процессе.
- Интеграция с 1С
Реализация системы предполагается на базе программного продукта «1С-Битрикс24» с кастомизацией и разработкой некоторых модулей для соответствия функционала системы бизнес-требованиям заказчика. Система также будет интегрирована с «1С: Предприятие».
Реализация
В процессе реализации были созданы удобные интерфейсы для дилера:
1. Каталог продукции (с поиском и фильтрами)
Позволяет дилеру просматривать актуальную информацию о номенклатуре, остатках и ценах (обновляемую в реальном времени). Также, предусмотрен удобный импорт данных в Excel для дальнейшей локальной работы с каталогом. 2. Форма оформления заявки Позволяет пользователю сформировать заказ с учетом всех существенных параметров (список и количество конкретных позиций, информации об оплате и доставке). 3. Форма оформления рекламации Кроме того, на портале реализована удобная форма для оформления рекламаций. Когда Дилер создает заявку он указывает все необходимые параметры, в том числе и продукцию, по которой составляется Рекламация. А в состав самой Рекламации добавляются конкретные позиции (работы, детали), которые участвуют в ремонте или требуют замены. 4. Список рекламаций Удобный интерфейс для сотрудника, обрабатывающего рекламации. Рекламации попадают в список в хронологическом порядке. При этом, в списке отображается текущий статус рекламации с визуальной маркировкой цветом. 5. Список заявок Данный раздел предназначен для отображения списка созданных дилером заявок. По каждой из них, не переходя внутрь можно увидеть статус и скачать документацию. 6. Интерфейсы обработки заявки и обработки рекламации Для создания, редактирования и изменения статуса Заявки используется один и тот же интерфейс, с различным отображением некоторых элементов, в зависимости от Роли пользователя и статуса Заявки. Для работы на портале были разработаны следующие ролевые модели пользователей: Интранет (сотрудники компании): Экстранет (внешние, сотрудники дилеров): Каждый пользователь, в зависимости от роли, имеет ограниченные права. Некоторые элементы уровней доступа отображены в таблице ниже: Общая логика «движения» Заявки по процессу представлена на схеме: Интеграция с 1С, формирование документации Для полноценной работы портала была настроена интеграция с 1С, которая позволяет: Все это значительно сократило время на коммуникации между сотрудниками компании и дилеров. Интеграция со службами уведомлений Система нотификаций подразумевает адресную рассылку автоматических сообщений пользователям Портала при наступлении определенных событий в системе. Предназначена для оповещения всех заинтересованных участников бизнес-процесса о событиях, требующих их внимания и действий. Таблица нотификаций. Для всех ролей учитывается привязка Регион и Дилер: Каждая нотификация отправляется через SMS иили e-mail. Реализована настройка включениявыключения режима «иили» для каждого вида нотификации через административную панель Битрикс24. Для каждого вида нотификаций разработан шаблон автоматического сообщенияписьма. Работа с решением. Достигнутые результаты. Внедрение решения помогло оптимизировать бизнес-процессы взаимодействия компании с дилерами и представителями: Документы по заказам и рекламациям формируются и подгружаются в 1С автоматически. В результате внедрения решения процесс создания и обработки заявок (заказов и рекламаций) значительно ускорился. Автоматизация процессов и интеграция с 1С практически исключают человеческий фактор в значимых бизнес-процессах, что выводит работу системы на новый качественный уровень. Выстраивание бизнес-процессов в компаниях с большим количеством сотрудников и контрагентов невозможно без IT-платформы, соответствующей высоким требованиям по стабильности, гибкости и возможностям интеграции со сторонними сервисами. Выбор Битрикс24 для решения задачи клиента во всех отношениях оправдал себя. Грамотно составленное техническое задание на этапе планирования и сильная команда разработчиков позволила реализовать нестандартные решения, которые полностью закрыли задачи клиента в части интерфейсных решений, интеграций и получения конечных результатов работы (таких как отчеты и бухгалтерская документация). Команда PWD продолжает обеспечивать техническую поддержку проекта и, при необходимости, всегда готова к разработке и внедрению дополнительного функционала под стремительно меняющиеся требования бизнеса. У вас есть похожий проект? Специалисты PWD готовы обсудить его и проконсультировать по всем техническим аспектам его реализации! Отзыв клиента:
Реализация логики бизнес-процессов
Преимущества от внедрения
Вывод
Благодаря этому проекту нам удалось объединить в одном месте, и систему заказов, логистику и работу с претензиями от наших клиентов. Каждый сотрудник может в любой момент времени получить нужную ему информацию в рамках своего процесса, а так же доступна и развернутая статистика по выполним процессам. Все это позволяет быстро реагировать на внештатные ситуации или решать иные проблемы возникающие в бизнес процессах. Простая, интуитивно понятная оболочка позволяет быстро провести обучение как для наших сотрудников, так и для наших партнеров. Не возникло проблем и с интеграцией аутсорсинговых служб, все процессы быстро интегрировались как в 1С так и в другие специальные программы.
