Автоматизация процессов HR. Часть 1. Адаптация сотрудников
Однажды в далёкой-далёкой галактике… случился новый проект. К нам обратилась известная международная торговая сеть, хотя, точнее сказать, МЫ обратились на тендер в известную международную торговую сеть.
Мнение автора может не совпадать с мнением редакции
Вселенная HR
Вероятно, неискушённый читатель представляет себе, что HR — это вот те люди, которые меня на работу брали и задавали каверзные вопросы на собеседовании. Мы тоже так думали и удивились, узнав, что это только вершина айсберга.
Оказывается, HR в крупной компании — это десятки (если не сотни) специалистов, которые отвечают за следующие аспекты деятельности:
Поиск, найм и увольнение сотрудников.
Адаптация сотрудников.
Оценка персонала.
Обучение и развитие сотрудников.
Формирование и развитие корпоративной культуры.
Мотивация сотрудников, борьба с выгоранием.
Значимая часть вселенной HR — адаптация сотрудников. Мы увидели адаптацию как единый процесс со множеством ролей, который создан для того, чтобы правильно, быстро, системно встроить новичка в работу компании. Именно этот процесс нам и предстояло автоматизировать.
ТЗ на процесс Адаптации
Получив техническое задание, мы с энтузиазмом принялись его читать. Оказалось, что 200+ листов не так-то просто загрузить в мозг и не потерять при этом смысловую нить.
Обычно при написании задания аналитик сначала создаёт схему процесса, а потом приступает к детализации требований. Мы же получили документ, который потребовал обратной операции.
На помощь пришёл старый добрый Visio и диаграммы процессов.
Работает это так: читаем ТЗ и рисуем квадратики, каждый квадратик — это процесс или событие. Таким образом, 10 листов ТЗ превращается в элегантный квадратик, который связан с другим таким же квадратиком. В результате к завершению чтения документа мы получаем понятную схему процесса, и уже можно осознавать роли, зависимости, определить узкие места.
По итогам проработки ТЗ, мы осознали, что предстоит гораздо больше работы, чем предполагали изначально, но проект выглядел перспективно, и мы решили рискнуть.
Функционал модуля адаптации
Мы разработали модуль для Битрикс24, в котором предусмотрены следующие роли:
Новичок — сотрудник, который только что вышел на работу.
HR — специалист, который курирует адаптацию и управляет процессом.
Руководитель — начальник новичка.
Наставник — помощник новичка.
Модуль поддерживает два процесса адаптации: в головном офисе и в магазине. Для каждого из этих процессов есть дополнительные специфические роли и функционал, однако, чтобы читатель не заскучал, мы поговорим о процессе в общих чертах.
Новичок попадает в 1С, когда его принимают на работу. 1С дружит с порталом Битрикс24 и передаёт в него данные по новичку (параллельно у новичка появляется собственный доступ на портал). Вот тут и включается магия :) HR видит новичка с специальном разделе «Адаптация в офисе».