Как выбрать свой первый офис ? (для IT фирмы)

Я создал свою фирму более 1 года назад. Точной даты сказать не могу, потому что здесь зависит уже от какого события считать, регистрации домена, регистрации ФЛП (аналог близкий ИП), начало аренды офиса и наем первых сотрудников.

Моя основная деятельность это интернет маркетинг, а именно поисковое продвижение сайтов и контекстная реклама. Именно эти две услуги являются базовыми на текущий момент.

После работы со своими сайтами, фриланса для клиентов, я пришел к выводу что нужно расти и создавать свое предприятия для оказания такого рода услуг.

Сайт компании сейчас обсуждать не будем, но вот он - https://prodvizhenie.com.ua/

Изначально я решал сложный вопрос, создавать онлайн студию или организовывать всю деятельность на основе офиса, то есть оффлайн места работы всех сотрудников, базово. И выбрал все же обычный офис.

В этой статье я хотел бы подробно описать метод выбора офиса и раскрыть подводные камни с которыми я столкнулся в этом процессе, возможно эта информация будет полезна и поможет сэкономить и деньги и ваши силы.

Цель офиса и бюджеты на него

Создавая офис я преследовал сразу множество целей. Которые по своему важны в дальнейшем в развитие. Здесь я предпочел бы описать последовательно:

1. Офис как пространство для работы сотрудников и их взаимодействия.

Сколько мы не печатали и не звонили коллегам, личное общение эмоции движения и нахождение в социуме - должно быть. У меня есть знакомые которые впадают в депрессию если они целый день провели дома и не вышли на улицу. Движение и рабочий график перемещения для многих важный момент. Когда есть место для отдыха и место для работы и когда они разделены хотя бы парочкой километров.

2. Офис как место только для работы

Каждому человеку необходимы разные условия для продуктивной работы. Но так с детства пошло что развивались мы в садике, учились в школе и учились в высших учебных заведениях. Мы не были мотивированы данным процессом, мы заставляли себя это делать исходя из сложившихся обстоятельств. Отчасти это являлось и само место, то ли садик, то ли университет, это достаточно эффективно давало нам осознать что место предназначено для обучения и развития. И это записывалось у нас в головах, лишая личного принятия решения что и как стоит делать и какой путь выбрать.

Это не говорит что это плохо, это говорит что место может предопределять настрой человека и сильно влиять на его работу, (продуктивность), вектор действий на весь рабочий день.

Это также касается и внешних факторов которые могут мешать вам (даже в хорошем смысле этого слова), когда вы не дома вас не отправят в магазин, вас не отвлечет работник электросети, чтобы снять показания счетчиков.

И наверное самое важно за что я ценю офис, это то что ты когда приложил усилия приехал, а перед этим еще и собрался - ты знаешь что у тебя есть оставшееся время чтобы работать и принести оправданный результат всем этим действиям.

3. Офис как место для официального представительства и регистраций сервисов

Когда ты развиваешь свою фирму многие сервисы, тот же Google Бизнес требует подтверждение почтой что вы именно по этому адресу находитесь и способны получить письмо.

Это можно обойти, но все же если я бы выбирал фирму с одинаковыми параметрами и ценами (или даже разными). То между фирмой без офиса и с ним, я бы выбрал вторую. Это психология или подсознание, не уверен как оно называется - но оценивая риски и серьезность подхода людей к своему делу. Я оцениваю их вложения как материальные так и личное время и усилия.

В работе с услугами в интернете, у нашего бизнеса уже сформировался не хороший стереотип. Что не прозрачно, нельзя руками пощупать, не видно результатов или проще пропасть когда из контактов только почта или скайп.

4. Офис как место для встречи с клиентом

Часто требуется обсудить рабочие моменты или провести знакомство с потенциальным клиентом. Встреча не независимой территории где то в кафе - несет в себе ряд неудобств в виде шума, в виде отсутствия под рукой чего-то необходимого что постоянно думаешь что не понадобиться.

Когда клиент приходит в офис, он видит как кипит работа, как работают сотрудники что это не выдумано - это реально.

Обсуждать хорошо в тишине, когда никто не мешает, в удобным креслах и с подручными материалами для презентации или показать наглядные примеры со своего аккаунта и компьютера.

5. Офис как часть упаковки сайта и фирмы

Для того чтобы прибавить справедливой солидности, серьезного отношения как к своим услугам, так и к своим обязательствам - мы должны показывать свой офис. То что офис есть, означает что клиент у них не первый, значит вам уже доверяют и работают. А если работают и нет негативных отзывов об обман, а наоборот - то значит вы молодцы.

Все это стоит показывать на сайте, в презентации, маркет-ките.

6. Офис как личное средство мотивации

Каждый человек бизнесмен, хочет получать прибыль путем созидания. Аренда, покупка офисных помещений это процесс приятный и дающий уверенность что ты делаешь все правильно. Отношение к тебе как к человеку который что то делает в интернете у взрослых людей меняется, когда есть синергия с оффлайн жизнью и более стандартные сигналы бизнес-активности, а не просто цифры.

Составляем основные параметры

Какие параметры выставил я для себя при поиске и выборе первого офиса для работы.

Размещение. Я выбирал исходя из своего района в городе. Мне важно было чтобы я добирался не более 20-30 минут до офиса, как на машине так и общественным транспортом.

Близость от метро. За сотрудников без автомобиля или те кто не ездит на такси, я тоже думал. Было важно брать во внимание близость и к метро и хорошим транспортным развязкам в целом, троллейбусы, трамваи и маршрутки все это должно быть в пешей доступности от офиса - 5-10 минут спокойным шагом.

Квадратура. Изначально целью было офис на 4-8 человек. С двумя помещениями минимум, один как основной для сотрудников. один для меня как владельца и управляющего. Это было от 30 до 50 квадратных метров.

Бюджет на месяц. Изначально ориентировались в пределах вилки 5000-15000 грн в месяц. Это в долларах на текущий момент - 185-560. Задача была вписаться в эти рамки совокупно с коммунальными услугами.

Удобства и техника. Наличие кондиционера обязательно. Большое количество розеток и стабильная сеть. Возможность установки интернета - то есть присутствие провайдера в здании. Отсутствие соседей которые создавали бы неприемлемые условия для работы: шум, запахи, дрожание пола и стен.

Готовый вид помещения, что бы не под ремонт. У нас не было задачи делать все под себя, брендинг и так далее. Не было на это ни времени, ни денег. Да и мы понимали что расширяться будем и желательно это не оттягивать.

Инфраструктура. Наличие супермаркета, кафе, булочных или столовых. Для покупки всего необходимого в короткие сроки рабочего обеда. Возможно наличие поблизости службы доставки типа “Новой почты”. Заказывать технику или другие товары которые нужны для офиса.

Парковка. Безусловно это удобно для тех кто на машине.

Источники поиска предложений

Для поиска объявлений мы изначально пользовались всеми методами что попадались под руку.

1. Отправляли заявки агентствам.
2. Мониторили форумы региональные в разделе недвижимость - аренда офисов
3. Мониторили доски объявлений типа olx.ua
4. Искали через поиск, сайты агрегаторы или профильные сайты, объявления

Сразу скажу что именно наш офис нашли на региональном форуме, там тему разместили коммерческий отдел компании которая сдает свою недвижимость. А до этого, смотрели предложения которые находили свежими на досках объявления (считаю что это самый правильный путь поиска недвижимости аренды, возможно сарафан еще будет хорошо)

Из минусов других каналов поиска. Смею отметить агентства. Сотрудники там работают на процент, зачастую это 50-100% от месячной стоимости. И им абсолютно все равно какой объект вам впихнуть, они откровенно способны обманывать об особенностях помещения или же пытаться с помощью обмана сопоставить ожидания арендоискателя и желания арендодателя. Так что если и пользоваться услугами таких людей, то следует перепроверять все: и слова, и на бумаге, и при личном присутствие и даже практической проверке. Воспринимайте как вызов работу с такими людьми.

Агрегаторы в моем регионе показались достаточно заброшенными, скорее всего ветку первенства они уже давно отдали доскам объявлений, которые в разы популярней и практичней.

Форумы достаточно неактивные. Аудитория все же меньше чем на досках и список предложений раз в 5-10 меньше. но все же там что есть есть и там могут не так быстро его забрать как на доске.

Выбор, аренда, договор и подводные камни

Мы не сразу выбрали свой итоговый вариант. Перед тем как первый раз посмотреть его мы съездили на 2 варианта. Разговаривали с владельцами, смотрели сами помещения. В первом случае нам не подошел по причине текущего ремонта в середине, то есть был вариант ремонта под себя или подождать итога ремонта как сочтет это владелец. Сама планировка будущая нам показалась не практично, а как выше писал сами делать ремонт не было желания.

Второй объем мы сочли неудобным в плане места размещения и инфраструктуры. Все же было желание иметь другие условия.

Итоговый офис, который мы впоследствии выбрали. Мы смотрели третьим по списку. Первый раз ознакомившись, выслушав сотрудника из коммерческого отдела по характеристикам и особенностям офиса и порядка расчета стоимости оплаты мы решения по нему никакого не приняли. Но через несколько дней, когда на свежую голову оценили все увиденное и услышанное, а также просмотрел еще несколько актуальных вариантов онлайн - решили забронировать офис, чтобы его никто другой не забрал. Было озвучено желание встречаться и заключать договор.

Так как компания занималась можно сказать профессиональной сдачей под аренду коммерческих помещений у них был разработан договор где все фиксированные цифры уже были прописаны, они в совокупности давали общую стоимость. Из них было, сама стоимость квадрата помещения, стоимость квадрата как налога за землю, и стоимость квадрата как налога на помещение (тут могу ошибаться) и общая нагрузка в проценте на освещение и обустройство близлежащих территорий, также отдельным пунктом стояла стоимость оплаты коммунальных расходов (свет, отопление).

При первичной оценке стоимость аренды выглядело на 50%-100% меньше от реальной. Это не было для нас сюрпризом, мы обсуждали итоговый суммы перед заключение договора конечно же.

В договоре была необходимо оплатить гарантийный платеж (как говориться за последний месяц в сумме 130% от средней оплаты за месяц аренды) + саму месячную аренду первого месяца.

Аренда офиса в месяц вышла 6500 грн (255$)

Также к офису предложили еженедельную уборку за сумму в 300 и 600 грн в месяц, В зависимости от количества уборок в неделю, 1 или 2 соответственно. Мы выбрали вариант за 600 грн.

Какие подводные камни вышли после аренды и на протяжении пользования офисом. Но те которые можно было зафиксировать изначально и учитывать при выборе офиса.

• Время работы помещения

Оказалось что до 23-00 в будни и до 19-00 в выходные дни. После этого охранник закрывал двери здания. Не очень удобно. Для IT сферы

• Соседи которые есть

Внизу оказалась СТО, которая не часто но шумела. Ко всему к этому фасад здания был постоянно в ремонтированных машинах, грязных работниках и в загазованном воздухе от этих машин.

• Соседи которые не рядом

В этом здание но не с нами рядом была служба доставки и склад. Так вот к ним в день приезжали две большие грузовые машины и они очень громко разгружали. Что приходилось в теплое время года закрывать окна чтобы не слышать этот шум и разговоры сотрудников. Казалось бы да, есть кондиционер, но иногда хочется свежего воздуха и ветерка с пением птиц - было проверено на практике это бодрило.

• Доступность санузла и особенности его использования

Когда здание находиться в зоне СТО и туалет доступен для всех. Там можно увидеть и моющихся в раковинах работников и случайно зашедших бомжей. Говорить что там был пропускной пункт, то есть охрана - думаю не стоит.

• Качество текущего оборудование в офисе

Жалюзи, кондиционер - вс еэто стоит проверить переж арендой и решить менять вы будете или работать с этим. А не в момент уже аренды узнавать об этом.

• Договор о модернизации офиса или дополнении

Сверлить дырки, ставить проводы в стену или что то вешать и крепить - это стоит обсудить заранее перед договором и оплатой.

• Вредители в здании

Когда здание более менее старое, есть вероятность что могут завестись мыши. У нас последние месяцы аренды стоял запах - мышей.С утра по приходу этот запах сохранялся пару часов пока не выветривался сотрудниками.

Первичное обустройство офиса

После аренды здания. Первое что необходимо сделать это:

• Спланировать рабочие места для сотрудников и для себя.
• Спланировать место для кофе, чая, шкафа для атрибутов готовки
• Место отдыха, где можно просто посидеть и переговорить о разном

Факторы которые могут быть важны

• Окна и как падает солнечный свет, есть ли шторы
• Розетки и их количество
• Входные двери, и какой там у Вас трафик
• Кондиционер и куда он дует. Чтобы никто не простуживался и морзнул
• В зимний период, батареи, как они греют, может быть холодно, а може жарко
• Размещение рабочих мест, чтобы сотрудникам было комфортно работать не ощущая что за ними кто то следит

Из списка что мы приобрели:

1. Столы сотрудникам. С запасом было 3 стола еще запасные
2. Офисные кресла (персонально под каждого)
3. Офисные стулья с запасом (взяли сразу 10 штук)
4. Стол под Чайник и мини-кухню
5. Мусорное ведро 1
6. Ведро под бумажный мусор, 3 штуки
7. Офисная доска магнитная маркерная (2,5м на 1,5м)
8. Принтер и канцелярия + мелкие подставки для столов сотрудника
9. Стол для руководителя
10. Кресло для руководителя
11. Два кресла мешка для отдыха в других позах

Так как в зимний период здание оказалось очень холодным и температура была минимально допустимая 16-17 градусов (в договоре было так написано, хотя сотрудники обещали что тут очень тепло зимой).

Для справки: Это нормальная температура для активной работы. но когда сидишь за компьютером и кроме пальцев и головы мало что работает - это очень холодно. Возможно сыграла роль влажность и сырость.

Мы купили два обогревателя.

UFO 3,0 кВт - для обогрева большой комнаты

UFO 0,5 кВт - для обогрева малой комнаты

Пробовали когда на улице было не больше -5 градусов мороза пользоваться кондиционером на тепло, но практика показала что обогревателями удобно, экономичнее и быстрее было нагреть здание для комфортных 21-24 градусов.

По мере нахождения и работы в офисе, создавался стабильный список что нужно покупать для месячной работы в удобствах.

• Туалетная бумага
• Влажные салфетки
• Салфетки
• Чай
• Кофе
• Воду
• Сахар
• Палочки для размешивания
• Стаканы (для воды и для чая\кофе)
• Мусорные пакеты
• Ложки, вилки (пластиковые)

Кофемашину мы изначально брали в аренду. Но так как там сужаются условия выбора покупки кофе (по условиям только у них нужно было заказывать кофе для машины). Спустя некоторое время купили свою. С условием окупаемости в сравнении с арендной за 8-9 месяцев.

Дальнейшие планы и переезд

Идя в сторону престижности и улучшения комфортности труда, мы уже переехали с того офиса.

Из важных особенностей при выборе следующего было:

• Нахождение в центре города в бизнес здании.
• Соседи: юристы, турфирмы, агентства недвижимости, агераторы по рынка труду, СМИ, другие IT фирмы
• Круглосуточный доступ к помещений
• Охрана на входе в здание
• Отремонтированные общие помещения
• Отремонтированный офис или офис под ремонт с каникулами под работы
• Больший размер офиса (был 42, стал 80 квадратов)

Из того что вышло приятным бонусом.

• Потолки в 4,25 метров
• Окна высотой 2 метра и шириной почти во всю стену помещения
• Круглое окно в комнате руководителя
• Сигнализация
• Куча розеток, штук 60 наверное
• Промышленные кондиционеры в каждой комнате
• Презентабельный коридор и два удобных лифта

Думаю информацию по условиям переезда и нового выбора офиса под требования (да еще и ремонт его под себя) можно тоже раскрыть в будущих статьях.