«Система на бумажках долго не протянет»: как ЖК перешел в таск-менеджер
В 2023 году управляющая компания жилого комплекса «Эдем» столкнулась с неэффективностью работы и потерей управляемости из-за бумажного документооборота и отсутствия единой системы постановки задач. Управляющий Алексей инициировал цифровизацию процессов, внедрив систему управления задачами и документооборотом Projecto. Это позволило структурировать работу, сократить количество ошибок и повысить прозрачность взаимодействия с жителями.
Проблема
На момент прихода нового управляющего большинство процессов в компании велось вручную. Документы передавались по кабинетам, обращения жителей фиксировались в чатах и на бумаге, контроль исполнения поручений велся «на память». Из-за этого возникали типичные для отрасли проблемы:
- терялись заявки и документы;
- сроки ответов на обращения нарушались;
- не было прозрачности по статусам задач;
- сотрудники тратили много времени на рутинные операции.
Накопившийся объем микрозадач привел к потере управляемости и рискам — жалобам в надзорные органы и штрафам. Задачи Перед командой стояло несколько ключевых задач: Первым шагом стала цифровизация документооборота. Все акты, счета, договоры и сметы были переведены в электронный формат. Для каждого документа настроен маршрут согласования: специалист — председатель — управляющий — бухгалтерия. Теперь каждый участник процесса видит, на каком этапе находится документ и кто отвечает за задержку. Следующим этапом стала организация работы с обращениями жителей. Каждое входящее письмо теперь регистрируется, автоматически связывается с исходящим ответом и сопровождается системой напоминаний. При нарушении сроков система фиксирует просрочку, что позволило своевременно реагировать и избежать жалоб. Для инженерной службы и подрядчиков была внедрена мобильная среда: комендант на объекте фиксирует проблему, прикладывает фото и формирует задачу. Исполнители видят ее в реальном времени, отмечают выполнение и прикладывают отчет. Это позволило контролировать десятки микрозадач ежедневно. Дополнительно компания внедрила электронный календарь для планирования командировок, отпусков и судебных заседаний, что облегчило распределение нагрузки и ресурсов. Результат Через два года после начала цифровизации с помощью Projecto компания «Эдем» добилась ощутимых результатов: Цифровизация изменила корпоративную культуру компании: процессы стали управляемыми, коммуникации — прозрачными, а работа — предсказуемой и документально подтвержденной.Вывод Опыт «Эдема» показал: автоматизация управленческих и операционных процессов может стать фактором устойчивости даже в сложной сфере ЖКХ. Главное — выстроить систему, где каждый этап фиксируется, контролируется и доступен для анализа. Такой подход помогает не просто ускорить работу, а обеспечить ответственность и прозрачность на всех уровнях.
Решение
