Переход на электронные трудовые книжки: на что обратить внимание

Плюсы новой системы для предпринимателей в том, что не нужно тратить средства на закупку БТК и организовывать их хранение. Также работодателю теперь будет удобно анализировать данные о профессиональном опыте сотрудников.

Минусы заключаются в дополнительной отчетности в ПФР и в «двойном» документообороте для отдельных сотрудников. Речь идет о тех работниках, которые сохранили старый вариант: по ним бизнесмен должен и вести БТК, и сдавать отчеты в ПФР.

Как перейти на ЭТК

В 2020 и начале 2021 года бизнесмены должны пошагово провести ряд мероприятий для внедрения нового формата работы. Рассмотрим порядок перехода:

1. Изменить документы, в которых упоминаются трудовые книжки: положения о персонале, трудовые договора и т.п. Во все указанные акты нужно добавить информацию о передаче сведений в ПФР и выдаче работникам выписок.

Важно то, что «старые» положения о ведении БТК при этом необходимо сохранить. Дело в том, что вряд ли все сотрудники компании сразу откажутся от привычных БТК. Поэтому нужно предусмотреть оба варианта работы.

1. Оформить усиленную квалифицированную электронную подпись, если работодатель решил предоставлять сотрудникам форму СТД-Р в электронном виде.
2. В течение 2020 года сдавать форму СЗВ-ТД по принятым, уволенным, переведенным сотрудникам, а также по тем, кто решил сохранить БТК или запросил выписку по трудовой деятельности.
3. До 31.10.2020 письменно уведомить всех работников о праве перейти на ЭТК или сохранить бумажный вариант.
4. До 31.12.2020 собрать заявления сотрудников о выборе между ЭТК и БТК.
5. В течение трех рабочих дней после получения заявлений выдать БТК на руки сотрудникам, которые выбрали электронный формат (письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260).
6. До 15.02.2021 сдать форму СЗВ-ТД по тем сотрудникам, по которым не предоставлялись сведения в «переходном» 2020 году. Таким образом, в феврале 2021 года у ПФР сформируется полная база данных по всем работникам.

Как в 2021 году и далее работать с данными о сотрудниках в новом формате

В 2021 году и далее все работодатели должны выполнять следующие обязанности по электронному обмену информацией о стаже сотрудников:

1. Предоставлять в ПФР отчет СЗВ-ТД:

1. при приеме или увольнении сотрудника — не позднее следующего рабочего дня;
2. при внутреннем переводе, подаче заявления о ведении БТК или запроса на выписку о стаже — до 15 числа следующего месяца.

Отчет СЗВ-ТД нужно сдавать, в том числе, и по тем сотрудникам, которые сохранили БТК. За нарушение сроков и порядка предоставления формы СЗВ-ТД для должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в сумме от 300 до 500 рублей (п. 2 ст. 15.33.2 КоАП).

1. Предоставлять сотрудникам, перешедшим на ЭТК, сведения о стаже по форме СТД-Р: в день увольнения или в течение трех рабочих дней по заявлению.
2. Если сотрудник решил перейти на ЭТК, то выдать ему БТК в течение трех рабочих дней.

Вывод

С 2020 бизнесмены обязаны передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудников.

Сотрудник может получить данные о своем трудовом стаже, если обратится в ПФР или к работодателю.

Чтобы избежать штрафов, работодатель должен строго соблюдать все правила предоставления информации о трудовом стаже в ПФР и сотрудникам.

Мы можем ответить на любые вопросы, связанные с кадровым делопроизводством. А если вы хотите гарантированно избежать проблем в этой области — передайте кадровый учет нам на аутсорсинг.

Бухгалтерское агенство «Простые Решения»

Телефон: +7 499 444 62 10

Email: contacts@simple-desicion.ru

Официальный сайт: simple-desicion.ru