Бесшовная интеграция 1С:ERP и 1С:Документооборот

Откуда появилась потребность в бесшовной интеграции? Ранее процесс работы в двух системах был организован следующим образом: пользователь при работе в учетной системе передавал запрос в документооборот, затем ему было необходимо дополнительно запустить саму систему документооборота, решить там все задачи, а затем вновь вернуться в учетную систему. Для упрощения процесса компания 1С придумала бесшовную интеграцию своих систем. Такая интеграция позволяет решать задачи из единого окна, что экономит время пользователя и облегчает его работу, а также снижает возможность ошибок.

Для чего нужна синхронизация 1С:ERP и 1С:Документооборот

Чаще всего документооборотом пользуются для согласования чего-либо (договоров, операций). Например, в ERP регистрируется заказ\заявка, которая должна пройти согласование ответственными лицами организации.

При этом в 1С:ERP тоже есть механизмы согласования, но там они представлены в виде максимально простого процесса. В RDV обычно приходят заказчики с запросом на сложные процессы, где маршрут согласования документа зависит от многих факторов.

В это же время, в 1С:Документооборот можно создавать многоэтапные и разветвленные процессы, устанавливать сроки, задавать ответственных лиц. Бесшовная интеграция позволяет использовать этот функционал в полном объеме в системе 1С:ERP и отслеживать на каком этапе находится документ, у какого ответственного исполнителя стоит активная задача, в какие сроки будет завершён процесс.

Для чего нужна синхронизация 1С:ERP и 1С:Документооборот

Чаще всего документооборотом пользуются для согласования чего-либо (договоров, операций). Например, в ERP регистрируется заказ\заявка, которая должна пройти согласование ответственными лицами организации.

При этом в 1С:ERP тоже есть механизмы согласования, но там они представлены в виде максимально простого процесса. В RDV обычно приходят заказчики с запросом на сложные процессы, где маршрут согласования документа зависит от многих факторов.

В это же время, в 1С:Документооборот можно создавать многоэтапные и разветвленные процессы, устанавливать сроки, задавать ответственных лиц. Бесшовная интеграция позволяет использовать этот функционал в полном объеме в системе 1С:ERP и отслеживать на каком этапе находится документ, у какого ответственного исполнителя стоит активная задача, в какие сроки будет завершён процесс.

Как происходит процесс бесшовной интеграции 1С:ДО и 1C:ERP

При бесшовной интеграции пользователь работает в двух системах, но при этом в режиме одного окна. Инициатор документа запускает процесс согласования в 1С:ERP, документ уходит в 1С:Документооборот, но сам пользователь при этом никаких действий в системе 1С:Документооборот не осуществляет и даже не запускает отдельно эту программу. При этом, лица, ответственные за согласование документа, также получают задачи в 1С:ERP, заходить отдельно в интерфейс документооборота им не нужно. В то же время есть пользователи, которые не работают в учетной системе, тогда они согласовывают документ в 1С:Документооборот. А есть еще одна категория согласователей, как правило, это ТОП-менеджеры компаний, которые не работают ни в одной из этих систем. Таким пользователям заявки на согласование приходят непосредственно с рабочую почту. К письму прикрепляется PDF-файл, в котором содержится вся необходимая информация для принятия решения, а в самом письме две кнопки — «Согласовано» или «Не согласовано».

Но для контроля всех этапов из ERP-системы не хватает стандартных статусов документа. Всего в базе их три — «На согласовании», «Согласован» и «Подтвержден». В этой схеме нет промежуточного состояния, когда кто-то из цепочки согласователей отклонил этот заказ. Решается это небольшой доработкой и добавлением статусов в 1С:ERP:

Дополнительно можно ограничить доступ в учетную систему тех сотрудников, которые в ней не работают, но кому нужно предоставлять некую информацию оттуда. Например, службе безопасности или службе управления рисками для проверки контрагентов в сервисе 1С Контрагент. В одном из проектов нами дополнительно был реализован «светофор» для оценки уровня надежности контрагентов, и затем этот светофор использовался уже в других подсистемах ERP. Как он работал: при старте процесса согласования заявки, «красного» контрагента (с высоким уровнем риска) система даже не даст выбрать, при выборе «желтого» контрагента система принудительно направляет заявку на проверку дополнительному согласователю, а с «зеленым» контрагентом согласование происходит по упрощенной схеме.

Что нужно сделать на этапе подготовки интеграции

Сперва необходимо определить ту нормативно-справочную информацию, которой будут обмениваться две системы, и какая из систем будет являться мастером для каждой НСИ: где будет заводиться контрагент, где будут создаваться договоры, где будет создаваться номенклатура и так далее. Также важно проработать моменты со справочниками, так как возможно задвоение информации в двух системах, что влечет ошибки в дальнейшей работе пользователей.Для выстраивания бесшовной интеграции нужно выяснить все маршруты и все условия для согласования документа, принятые в компании. Затем необходимо определить роли для каждого участника процесса согласования, определить точку входа и возврата информации из 1С:ERP в 1С:Документооборот 3.0 — по каким результатам можно будет считать, что документ согласован.

Почему именно бесшовная интеграция?

В 1С предусмотрен стандартный обмен информацией между системами через узел.

Но именно благодаря бесшовной интеграции можно прописать все правила в режиме предприятия, чтобы в дальнейшем для добавления еще одного объекта для взаимодействия с документооборотом достаточно будет просто прописать правила без привлечения разработчиков. И это может сделать даже сам заказчик, процесс получается полностью прозрачный. А значит, осуществлять поддержку систем тоже проще при такой схеме.

Дополнительные возможности 1С:Документооборот

Зачастую связка 1С:ERP и 1С:ДО чаще всего используется для согласования документов — заказов поставщикам, заявок на расходование денежных средств и так далее.

В одном из реализованных нами проектов был выполнен интересный кейс. У клиента уже использовался документооборот, при этом было необходимо, чтобы договор инициировался именно в 1С:ДО, а согласованный договор уже выгружался в 1С:ERP. Второй задачей на этом проекте была реализация обмена справочниками контрагентов. Здесь мы столкнулись с тем, что заказчик в своей учетной системе должен видеть не только юридическое лицо, с которым он сотрудничает, но и к какому холдингу это юридическое лицо относится. Для этого была выбрана концепция использования справочника-партнера, которая позволяет показывать структуру партнера в учетной системе. Но в документообороте такой сущности не существует, там нет понятия холдинга в принципе. Поэтому встал вопрос — как обеспечить, чтобы мастер-системой по контрагентам был 1С:Документооборот, в котором нет понятия управленческой структуры контрагентов, а в то же время в ERP-систему из 1С:ДО контрагент выгружался уже с привязкой к холдингу.

Мы доработали интеграцию 1С:ДО с 1С:ERP таким образом, чтобы по головному контрагенту определялся тот партнер, к которому должно быть привязано новое юридическое лицо из 1С:ДО. То есть был использован типовой функционал по бесшовной интеграции справочников контрагентов, но мы сделали доработку по выстраиванию управленческой структуры контрагента (холдинг), которая решила потребность компании.

Изначально в концепцию бесшовной интеграции систем не заложена возможность, чтобы 1С:Документооборот выступал мастером системы, по умолчанию мастером системы всегда выступает 1C:ERP. Тем не менее, мы смогли внести изменения в бесшовную интеграцию систем, чтобы удовлетворить требования заказчика и остаться в концепции бесшовной интеграции.

Александр, Главный бизнес-аналитик