Внедрение БИТ.ФИНАНС: автоматизация распределения прямых и косвенных расходов для формирования стоимости услуг

Возьмем, например, консалтинговые компании или колл-центры, для которых основным ресурсом для осуществления своей деятельности является персонал, а весомый процент себестоимости оказываемых услуг составляют расходы на содержание сотрудников. При этом консультанты, аналитики или операторы компании могут работать одновременно над несколькими задачами или проектами для одного или нескольких заказчиков.

В подобных ситуациях для решения задач расчета себестоимости и формирования обоснованной эффективной ценовой политики возникает необходимость в разработке оптимального алгоритма распределения, в первую очередь, прямых расходов между выполненными задачами, реализованными проектами или предоставленными услугами.

Не будем при этом забывать, что в каждой компании есть и косвенные расходы (например, аренда, коммунальные услуги), которые также необходимо распределять между объектами калькуляции для формирования полной себестоимости. Алгоритм распределения должен быть не только оптимальным, но и прозрачным, аудируемым как со стороны руководства компании, так и со стороны заказчиков, если этого требуют условия договора.

В первую очередь компании стараются разработать понятные схемы распределения как прямых, так и косвенных расходов между объектами калькуляции. Но дальше встаёт вопрос: с использованием каких механизмов можно данные схемы реализовать?

Когда компания небольшая, то с этим может справиться Excel, но как только происходит рост численности персонала, количества заказчиков и, соответственно, оказываемых услуг, стоит посмотреть в сторону автоматизации процесса формирования себестоимости.

Именно с таким вопросом к нам обратился крупный колл-центр, в котором большое количество операторов выполняет звонки в соответствии с целями, обозначенными заказчиками.

На первом этапе реализации проекта перед нами были поставлены следующие задачи:

1. Интегрировать в 1С:ЗУП базу распределения как прямых, так и косвенных расходов из внешней системы учета затраченного времени операторами на совершение звонков.
2. Обогатить базу распределения такой аналитикой, как цель звонка и ее заказчик, статус оператора и география звонка.
3. Выполнить автоматическое распределение сформированных начислений в системе 1С:ЗУП между целями звонков пропорционально базе распределения с учетом всех аналитических разрезов.

Решение указанных задач позволило руководству компании оптимизировать и сделать прозрачным процесс формирования по каждой цели звонка следующей аналитической информации (примеч. данные на скриншотах изменены и обезличены):

• сколько времени потратил оператор на ту или иную цель звонка для конкретного заказчика;

• насколько эффективно операторы работают (какой % времени, тратиться на обработку цели звонка, какой % времени уходит на неэффективные статусы операторов);

• на какие цели и в каком объеме были отнесены расходы по содержанию операторов, включая премиальные начисления и страховые взносы, с учетом отработанного времени по той или иной цели звонка;
• в каком объеме на ту или иную цель звонка были распределены расходы на содержание персонала, обслуживающего деятельность компании (например руководителей и бухгалтеров) с учетом базы распределения.

На втором этапе реализации проекта необходимо было решить вопрос распределения косвенных расходов на осуществление деятельности компании (например, расходы на аренду, на коммунальные, транспортные, почтовые услуги), учет которых в компании велся в системе 1С:Предприятие 8.3.

Для поставленных задач был выбран программный продукт БИТ.ФИНАНС, который оптимально и бесшовно интегрируется с решением 1С:Предприятие 8.3.

В единой учетной системе (1С:Предприятие 8.3 + БИТ.ФИНАНС) были выполнены:

1. Организация в соответствии с требованиями компании сбора данных по фактическим расходам на управленческих статьях, перечень которых был расширен относительно регламентированных.
2. Разработка механизмов, аналитических признаков и разрезов, по которым расходы, учитываемые в системе, относились либо к распределяемым, либо к прямым.
3. Настройка нетиповой синхронизации между базами 1С:ЗУП (источник) и 1С:Предприятие 8.3 + БИТ.ФИНАНС (приёмник), для интеграции обогащенных аналитикой результатов распределения начислений сотрудников и данных по отработанному времени операторов (базы распределения). При этом данные по установленным правилам относились на соответствующие управленческие статьи.
4. Создание оптимального механизма, который бы позволял по итогам отчетного периода все распределяемые расходы отнести на отработанные за период цели звонков пропорционально базе распределения с учетом требуемой аналитики.

По итогам реализации проекта компания получила:

1. Надежный и достоверный источник информации в широкой управленческой аналитике.
2. Возможность своевременно формировать полную себестоимость, выстраивать обоснованную ценовую политику и анализировать рентабельность выполняемых услуг с использование разработанных шаблонов управленческих отчетов.
3. Существенную экономию трудозатрат на формирование управленческой отчетности и минимизацию количества ошибок.

Кроме того, компания получила возможность анализировать управленческие данные с использованием типовых отчетов БИТ.ФИНАНС.

Надо отметить, что данный подход применим не только для сферы услуг, но также был бы полезен компаниям, которые в рамках своей основной деятельности оказывают клиентам разные типы услуг, например, транспортные. Формирование стоимости таких услуг также связано с вопросами корректного выбора базы распределения для включения в себестоимость услуг прямых и косвенных расходов.

Если вам нужна консультация по процессу автоматизации распределения прямых и косвенных расходов, а также вы рассматриваете внедрение БИТ.ФИНАНС — оставляйте заявку нашим специалистам.