Автоматизация процесса закупок: возможности функционала товарного планирования в 1С:ERP

Для своевременного удовлетворения потребностей необходимо выстроить эффективные процессы планирования и закупок — и без автоматизации в данном случае компании будет сложно справиться.

В данной статье мы не будем говорить в общих чертах об автоматизации управления закупками, а затронем один из популярных вопросов, с которым к нам часто обращаются — поговорим о верхнеуровневом планировании (или, как его еще называют, товарном или сценарном).

Рассматривая этот способ планирования, можно выделить две основных проблемы, с которыми сталкиваются большинство средних и крупных предприятий.

• Затаривание складов товарами/материалами, которые в большинстве случаев не будут использованы в продаже/производстве

Когда компания идет по сценарному планированию, она ставит перед собой цели, сколько нужно заработать за такой-то период. А для этого ей нужно понять, сколько требуется продать товаров, услуг или произвести продукции. Соответственно, выстраивая логическую цепочку, компания должна обеспечить производство или продажные процессы ресурсами и материалами, чтобы удовлетворить потребности.

Автоматизация планирования закупок контролирует данные процессы, по которым не берутся цифры с потолка, и материалы/товары закупаются под реальные объемы, что в свою очередь позволяет избежать проблем с затариванием склада, где оставшиеся товары/материалы со временем обесцениваются. Таким образом, компания не тратить средства впустую, грамотно планируя ресурсы.

• Сложности с планированием денежных средств

Планирование ресурсов касается не только движения товарооборота, но и денежных средств. Как обычно формируется БДДС: берутся данные прошлого года или данные по закупкам, на основании которых компания определяет, сколько хочет приобрести и сколько потребуется заплатить поставщикам. Собственно, полученная информация плавно перетекает в статьи планирования денежных ресурсов. И без автоматизации процессов закупок в данном случае чтобы избежать проблем некорректного формирования БДДС многие компании в данном компании стремятся изначально автоматизировать процессы закупок, чтобы избежать проблем корректного формирования БДДС.

Решить данные проблемы можно с помощью инструмента товарного планирования в 1С:ERP

Суть инструмента сценарного (товарного) планирования в 1С:ERP состоит в следующем: пользователь определяет цели, сколько он хочет продать или произвести, то есть формирует в системе план продаж, которому требуется обеспечение. Если компания занимается куплей-продажей, то она будет обеспечивать его планом закупок. Производственные компании в свою очередь должны сформировать сначала план продаж, затем описать план производства, который как раз покажет, что требуется изготовить, на основании чего будет формироваться план закупок. Он и будет являться итоговой точкой.

Удобство работы с процессом закупок в 1С:ERP заключается как раз в том, что формирование данных по планам продаж и производства полностью автоматизированы. Система понимает, что требуется приобрести/произвести, и если у компании, например, в системе ERP заложена спецификация на производство, то на ее основании будет рассчитано необходимое количество материалов. Если же компания продает готовые товары, то система просто подгружает данные, показывая, что и в каком количестве нужно закупить.

КАК ВЫСТРОИТЬ ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ, ЕСЛИ ПОСТАВЩИК НЕИЗВЕСТЕН

В нашей практике мы сталкивались как с компаниями, которые работают с конкретными поставщиками, так и крупными предприятиями, которым нужно определяться в подборе поставщиков. В первом случае в системах 1С:ERP процесс выстраивается довольно просто: например, можно загрузить прайс-листы поставщиков и на их основании сформировать план закупок.

Во втором случае, когда компанию интересует сама закупочная процедура, она проводит тендеры, сравнивает различные закупочные предложения, чтобы выбрать «победителя», мы советуем обратить внимание на конфигурацию 1С:ERP.Управление холдингом.

В данной системе автоматизирован функционал корпоративных закупок: после того, как компания сформировала план продаж/производство, проводится закупочная процедура, где оцениваются предложения поставщиков, а после принятия решения автоматически формируется договор с выбранным контрагентом.

Выбор системы, в котором автоматизирован процесс управления закупками зависит от ваших выстроенных бизнес-процессов, специфики ведения учета, но в любом случае современные системы 1С:ERP или 1С:ERP. Управление холдингом на сегодняшний день способны закрыть максимум ваших задач. Они позволяют эффективно решать вопросы закупочных процедур на всех ее этапах, используя гибкий инструментарий.

Чем глубже и детальнее будет проанализирована специфика закупочной деятельности, тем меньше рисков, изменений содержания, сроков, бюджета вы получите при выполнении проекта автоматизации.

Наши специалисты готовы вас проконсультировать по вопросам автоматизации процесса закупок и найти оптимальное решение под специфику бизнеса.