Сбер2B рассказал логистам из пищевой промышленности, как перейти на электронные перевозочные документы
Спикерами онлайн-встречи были:
· Андрей Коченков, коммерческий директор Сбер2В ЭДО;
· Сергей Филичев, ведущий эксперт отдела продаж Сбер2В ЭДО;
· Марк Барков, ведущий эксперт отдела внедрения Сбер2В ЭДО;
· Ирина Правская, руководитель департамента разработки компании «Константа».
Эксперты рассказали об особенностях работы с государственной информационной системой (ГИС) ЭПД, раскрыли типовые сценарии документооборота в грузоперевозках.
С 1 сентября вступят поправки в закон № 87-ФЗ от 30 июня 2003 года, и оформлять транспортные документы на бумаге можно будет в исключительных случаях. По общему правилу все компании и предприниматели, хотя бы изредка занимающиеся грузоперевозками, должны будут создавать и подписывать ЭПД. Нововведения коснутся всех: логистики, ретейла, производства, строительства, сельского хозяйства и многих других.
Если бизнес проигнорирует требование закона, то, помимо штрафов, он не сможет учесть транспортные расходы, что приведёт к росту налоговой нагрузки.
С осени в электронную форму нужно будет перевести следующие перевозочные документы:
· транспортные накладные;
· путевые листы;
· заказы-заявки;
· поручения экспедитору;
· экспедиторские расписки.
Оформлять ЭПД необходимо во всех случаях, когда используется наёмный транспорт: если вы забираете сырьё от поставщика или возвращаете ему излишки заказа, отгружаете товары покупателям или перемещаете грузы между подразделениями. Перемещение товаров собственным транспортом в некоторых случаях также требует оформления ЭПД — например, если перевозка оформлена как отдельная услуга.
Переход на ЭПД — это сложный многоступенчатый процесс, который в большинстве случаев, если бизнес регулярно занимается грузоперевозками, требует интеграции сервисов оператора ИС ЭПД с учётными системами клиента.
Заранее настроить бизнес-процессы, обучить персонал оформлению ключевых электронных транспортных документов и избежать штрафов в будущем можно, подключившись к сервису ЭПД Сбер2В. Он адаптирован под разные потребности участников логистических процессов, и работать с ним можно через:
1. Веб-сервис — решение для малых предприятий с документооборотом не более 15 документов в день. Достаточно подключения к браузеру и ввода логина и пароля для авторизации в сервисе.
2. Модуль 1С — подходит для компаний с большим объёмом документооборота. Представляет собой расширение для текущей конфигурации 1С, которое автоматически подтягивает данные из первичных документов, сокращая необходимость ручного ввода информации. Поддерживаются конфигурации от УТ 10Е3 до ERP 2.4 и 2.5.
3. API (Application Programming Interface — программный интерфейс приложения) — решение, которое подходит для бизнеса с «тяжёлыми» учётными системами, где нужна глубокая интеграция.
Помимо этого, Сбер2В предоставляет мобильное приложение для водителей, которое работает на iOS и Android. С его помощью можно:
· подписывать простой электронной подписью (ПЭП) водительские титулы на ЭПД;
· генерировать QR-коды электронных транспортных документов для предъявления сотрудникам ГАИ (ГИБДД) для проверки;
· прикреплять фотографии груза при приёмке.
Также можно воспользоваться коннектором с автоподписанием для случаев, если у водителя в пути нет доступа в интернет: в этом случае диспетчер удалённо подпишет ЭПД усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Сервис ЭПД Сбер2В поддерживает как стандартную отправку документов, так и работу с нетиповыми ситуациями: замена водителя, частичная приёмка груза, переадресация, сотрудничество с экспедиторами.
Для перехода на обязательные ЭПД необходимо начать аудит бизнес-процессов заранее, не дожидаясь 1 сентября. Подключение сервисов для обмена электронными транспортными документами — лишь малая часть работы. Куда важнее подстроить систему именно под специфику работы конкретного предприятия, до этого оптимизировав все этапы документооборота.
