Реальные цифры: сколько позволяет сэкономить переход на электронный документооборот?

Группа «Черкизово»: ускорение обработки документов в 10 раз

Группа «Черкизово» — один из крупнейших производителей мяса и мясных полуфабрикатов в России. Чтобы оставаться лидером своей отрасли, компании нужно было ускорить обработку и прохождение документов по отгрузке продукции как в собственные торговые сети, так и ритейлерам-партнёрам. ЭДО решил для «Черкизово» сразу 4 основные задачи:

1. Привёл в порядок транзакции при отгрузке мяса и мясных полуфабрикатов.
2. Увеличил скорость обработки документов. Если раньше в минуту обрабатывалось 60 документов, то цифровизация увеличила этот показатель до 600. Планируемый объём обработки документов — 800 000 в месяц.
3. Сократил количество потерь, порчи документов и отправления информации «не туда».
4. Увеличил скорость решения проблем при отправке документов некорректному адресату, при их порче или утере.

В результате внедрения ЭДО удалось также автоматизировать свыше 50 рабочих мест. За 3 месяца «Черкизово» с помощью цифрового документооборота смогли обработать почти 1,5 млн документов.

Weigandt Consulting: экономия на курьерах

Weigandt Consulting — международная IT-компания, которая решила оптимизировать кадровый документооборот, переведя его в электронную форму. Немного цифр:

1. Через сервис КЭДО упростился кадровый документооборот со 100 сотрудниками, которые, в свою очередь, оформили 350 документов.
2. Количество утерянных документов снизилось до 0%.
3. На 35% снизилась нагрузка на сотрудников кадрового отдела.
4. На внедрение КЭДО Weigandt Consulting потратила 0 руб.
5. Последующие затраты на КЭДО полностью окупили себя — они оказались меньше, чем расходы на курьерские службы.

Перевод сотрудников на кадровый электронный документооборот, знакомство с сервисом не отрывали их от выполнения своих основных рабочих задач. Это заняло всего 4 часа в неделю.

Essity: больше никаких затрат на пересылку документов

Essity — международный производитель продукции медицинского назначения и средств личной гигиены. Компания известна брендами Libresse, Zewa, TENA и Tork. Предприятие также решило перевести кадровый документооборот в электронную форму. Результаты говорят сами за себя:

1. На 100% сократились затраты на почтовую пересылку кадровых документов дистанционным сотрудникам.
2. На 25% снизились расходы на хранение бумажных версий документов в архивах.
3. На 25% уменьшилась нагрузка на специалистов отдела кадров.
4. Сократились расходы на печать бумажных документов.

Одно из преимуществ КЭДО — возможность оформления сотрудникам электронной подписи за 5 минут. Работникам достаточно подать электронное заявление в сервисе на получение ЭЦП и подтвердить действия по sms. Сотрудникам оформляются усиленные неквалифицированные электронные подписи (УНЭП).

METRO Cash & Carry: экологичный отказ от бумаги

METRO Cash & Carry — один из крупнейших ритейлеров в России, для которого ЭДО стал приоритетным направлением обмена информацией с контрагентами. Партнёры торговой сети могут бесплатно получать цифровые счета, универсальные корректировочные и передаточные документы, любую другую бухгалтерскую «первичку» и юридически значимые документы.

За 10 месяцев использования сервиса в 2021 году METRO Cash & Carry обменялся с контрагентами 2,7 млн электронных документов. Среднее количество документов, которыми ритейлер обменивается с партнёрами за месяц, достигает 250 000.

Итоги

Внедрение цифровых решений в процессы документооборота — это не только о следовании в ногу со временем, но и реальная возможность оптимизировать финансовые и временные затраты бизнеса. Более того, цифровизация служит и ESG — сокращает использование бумаги, делая предпринимательскую деятельность более экологичной.