Что такое BI-система и как она может быть полезна компании

Принципы работы BI-систем

Со стороны механизм программ, анализирующих бизнес-процессы, выглядит достаточно просто: информация из источников, имеющих отношение к отслеживаемой области/продукту, непрерывно поступает в единое хранилище (Data warehouse), обрабатывается там, после чего передается на интерактивную панель.

Автоматика BI-систем полностью заменяет рутину ручного сбора и сортировки информации, сводя к минимуму вероятность ошибки.

Форматы данных, с которыми работает большинство современных систем бизнес-аналитики:

1. облачные — Amazon Web Service (AWS), Microsoft Azure, Google Cloud Platform, IBM DB2, OpenStack;
2. файловые — XML, PDF, Excel;
3. реляционные — MySQL, MariaDB, Oracle DB, PostgreSQL.

BI-системы нетребовательны к уровню технической подготовки специалиста. Фокус на формате визуальной подачи итоговых отчетов делает большинство подобных приложений доступными широкому кругу пользователей.

Интерактивная, многофункциональная панель, на которую выводятся результаты мониторинга и аналитические расчеты, позволяет легко настраивать параметры показа и создавать собственные наборы данных, группируя их по заданным критериям.

Однако не стоит считать внешне упрощенную демонстрацию, признаком низкой эффективности. В зависимости от целей, BI-системы способны отвечать за множество самых сложных задач, являясь мощным, универсальным средством оптимизации бизнес-процессов любого масштаба и отрасли.

С позиций администрирования немаловажно, что BI-решения, как правило, бесконфликтно интегрируются в IT-среду компании, органично дополняя существующие в ней структуры.

Зачем BI-системы бизнесу

Вне зависимости от профиля, управление предприятием или продвижение продукта подразумевает необходимость контроля больших объемов информации, непрерывно поступающей из разных мест: от ERP, CRM и WMS-систем, до таблиц Excel и уникальных, разработанных на заказ приложений.

Если предположить, что отделов и направлений у компании несколько — производство, продажи, кадры, логистика и т. д., становится очевидно, что работа по компиляции и сравнению отчетов для выработки единой маркетинговой стратегии — сложная и ресурсоемкая задача.

В некоторых отраслях ситуацию осложняет высокая скорость, с которой меняются вводные для анализа. Ручная обработка в этом случае часто неэффективна, так как выводы теряют актуальность, не успевая за динамикой рынка.

Наконец, нельзя оставить без внимания человеческий фактор. Ошибка в расчетах, вызванная небрежностью или невнимательностью, может привести к искажению информации, на основе которой принимаются стратегические решения.

Business Intelligence системы значительно снижают эти риски и на сегодняшний день остаются одним из наиболее эффективных инструментов коммерческого и производственного менеджмента.

Цели внедрения BI-систем:

1. централизованный сбор и организация единого хранилища данных;

1. создание оперативных и стратегических отчетов, отражающих текущее состояние бизнес-процессов компании;
2. разработка, внедрение и анализ новых идей и решений, оптимизирующих продвижение/развитие продукта/компании;
3. формирование раздела FAQ для клиентов и базы знаний для персонала, описывающих варианты решения типичных ситуаций.

Таким образом, фактором, способствующим внедрению BI-системы, является организация устойчивой общей среды для сбора, систематизации и анализа информации, прямо или косвенно связанной с деятельностью компании или продвижением продукта.

Не менее важно, что большинство подобных программ не требуют специальных мероприятий по внедрению с участием подрядчиков. После короткого знакомства с приложением любой сотрудник компании сможет полноценно работать с нужными данными.

На что смотреть при выборе аналитической системы

Основной критерий — соответствие задачам и масштабу компании. Также существует ряд технических особенностей, служащих свидетельством эффективности программы.

Единая среда

Хорошая BI-система максимально автономна. То есть, все манипуляции с данными, начиная со сбора информации и заканчивая демонстрацией результатов, протекают внутри системы и не требуют участия стороннего ПО.

Это позволяет избегать конфликтов между программным обеспечением от разных вендоров и положительно сказывается на бюджете, так как обслуживать одно приложение проще и дешевле, чем несколько.

Облачные решения

Преимущества, которые имеют BI-инструменты, основанные на технологиях облачного хранения данных, те же, что и в любой современной цифровой отрасли:

1. доступ к информации произвольного количества сотрудников;
2. подключение к системе из любой точки и устройства;
3. масштабируемый объем хранилища файлов и документов;
4. более высокая, чем у локальных серверов, надежность и защита от взлома.

Немаловажно, что ответственность за обслуживание удаленных вычислительных мощностей лежит на поставщике услуги.

Встроенные инструменты интеграции

Большое число популярных технических решений и форматов, которые BI-система может интегрировать по умолчанию — это плюс. Во-первых, мгновенное соединение с внешними сервисами позволяет получать первые данные сразу после запуска приложения.

Во-вторых, штатная настройка соединения не требует опыта и особенных знаний. Все задачи легко решит штатный администратор компании или ответственный сотрудник.

Самообучаемость

Профессиональная BI-система не просто собирает, обрабатывает и демонстрирует результаты расчетов. Искусственный интеллект способен самостоятельно подстраиваться под изменения в отслеживаемой среде и предлагать новые наборы данных, более подходящие для текущего момента.

Детализация отчетов

В оценке BI-приложения не последнюю роль играет функциональность информационной панели. Самый точный и своевременный отчет может оказаться бесполезным набором изображений и символов, если интерфейс пользователя не продуман, а возможности интерактива недостаточны для свободной комбинации и группировки показателей.

Качественная аналитическая программа для бизнеса дает возможность отображать одни и те же данные в разных форматах — диаграммой, таблицей, текстом.

Мобильная версия

Учитывая, что около 50% мирового интернет-трафика проходит через смартфоны и планшеты, возможность в полной мере использовать аналитические бизнес-системы с мобильного устройства, независимо от географического положения, видится обязательным условием.

Доступность без обучения

Важный аргумент в пользу выбора той или иной BI-системы — нетребовательность к технической подготовке персонала. На рынке можно встретить разные по сложности и масштабу предложения, но, если говорить о решениях для общих задач, такие продукты обычно просты для освоения штатным персоналом и достаточно примитивны в администрировании.

Примеры BI-систем

Несмотря на схожие цели и алгоритмы решения оперативных и стратегических задач, каждая платформа BI-аналитики имеет уникальные черты и технические возможности, связанные с видением разработчика или спецификой отрасли, для которой она создана. Назвать какую-либо из них явным фаворитом — сложно, тем не менее на рынке есть несколько популярных брендов.

1. QlikView.
2. Klipfolio.
3. Tableau.
4. Power BI.
5. Pentaho BA.

Все эти программы отличает обширный инструментарий, уверенность в интеграции и стабильность в работе

Разработка BI-системы

Стандартная BI-система — это комплекс решений и большинство подобных программ убедительно закрывают базовые потребности бизнеса. Однако существуют задачи, для решения которых необходимы уникальные инструменты. Выходом станет заказ на разработку приложения с нуля либо приглашение подрядчика для оптимизации действующего программного обеспечения.

Пример № 1

Есть компания, в которой лишь пара менеджеров обладает необходимой компетенцией в приоритетных направлениях — продажи, производство, кадры, логистика. Это опасная ситуация для стабильности бизнес-процессов, так как ключевые функции зависят от работоспособности и ответственности нескольких человек.

Возможным решением потенциальной проблемы станет разработка и внедрение алгоритма автоматического обучения (AutoML) системы. Программа самостоятельно выявит повторяющиеся события в процессах и рассчитает вероятность их возникновения на разных периодах.

Такой прогноз позволит грамотно распределить нагрузку на ответственный персонал, тем самым увеличив эффективность и стабильность его труда.

Пример № 2

Шаблонная система бизнес-аналитики (BI) уверенно предскажет спрос на товар или услугу на спокойном, цикличном рынке. Однако в некоторых нишах (продукция групп Fresh и Ultra-fresh) это сделать непросто, так как условия хранения и реализации продукции в них крайне требовательны и зависят от множества факторов.

Проблема решается разработкой дополнения, которое будет учитывать тонкости и условия целевого сегмента, для более точного расчета конкретных товарных категорий с учетом сезона, складских остатков, сроков годности и т. д.

Автоматический режим в прогнозировании динамики реализации скоропортящихся продуктов помогает точнее управлять необходимыми объемами закупок, сводя к минимуму опасность получить неликвид.

Вывод

BI-аналитика — это:

1. объединение разнородных источников информации в единую среду;
2. детальная аналитика финансовых процессов, целевое управление средствами компании;
3. оперативный и безопасный доступ к базам данных на любой стадии обработки;
4. оптимизация IT-структуры организации, упорядочение прав доступа к информации;
5. выбор форматов отображения результатов аналитики, интерактивные инструменты интерфейса;
6. доступный рядовому персоналу технический уровень, сокращение расходов на внедрение и обслуживание.

Оригинал статьи: https://sibdev.pro/blog/articles/chto-takoe-bi-sistema

.