Мифы и правда про электронный документооборот (ЭДО)

Сегодня поговорим начистоту! Да, мы согласны с тем, что для того, чтобы перейти на электронное документооборот, одного лишь решения будет мало. К этому важно подготовиться как технически, так и морально. Думаете отказаться от бумажных процессов и всей рутинной волокиты непросто? Мы так не думаем!

Ну, а если серьезно, то сегодня мы разберем актуальные мифы по вопросам автоматизации и узнаем, какие из них правдивы, а какие — нет.

Миф 1. Системы ЭДО — это ОЧЕЕЕЕНЬ затратно

Уверяем, любое ИТ-решение по электронному взаимодействию, в пользу которого будет Ваша компания, станет не эффективным, если подходить к нему не с умом. Система будет подобрана верно только при учете необходимого функционала и потребностям именно Вашего бизнеса. И только в этом случае, Ваши потраченные деньги смогут вернуться очень быстро.

В среднем срок окупаемости ПО составит несколько месяцев, а положительный финансовый эффект может растягиваться на десятки лет.

Основным и ключевым плюсом перехода на электронное делопроизводство является сокращение трудовых издержек. Современные ИТ-решения избавляют от бумажной рутины, значительно упростят процессы регистрации и обработки корреспонденции. При этом делопроизводитель может использовать освободившееся время для других, более важных задач.

Миф 2. Организация ЭДО — это долго и сложно

Далеко не всегда это бывает именно так. ДА! Приобретение системы для цифровизации документооборота — это только первый шаг. Покупая новое ПО, Вам нужно учесть несколько важных этапов:

1. выяснить у разработчиков особенности внедрения его системы: опыт, услуги по дальнейшей работе с Вами;
2. важно определить ответственных сотрудников и зафиксировать сроки внедрения;
3. выделить ресурсы на обучение своих сотрудников по работе с системой, назначить ответственное лицо за сопровождение и администрирование;
4. быть готовым к изменениям/обновлениям в бизнес-процессах.

Важно учитывать экспертность компании при выборе продукта! Грамотные консультанты и бизнес-аналитики смогут подсказать, какие именно процессы требуют вмешательства и в каких кейсах оптимизация может быть схожей с Вашей.

Для того, чтобы получить бесплатную консультацию нужно воспользоваться одним из следующих вариантов:

1. Написать сообщение в группе — https://vk.com/olimp4biz
2. Позвонить нам: +7 (3412) 95-69-75
3. Оставить заявку на сайте — http://olimp.best/

Миф 3. Делопроизводство в ЭДО — это неудобно

Это 100% ложь. Чем больше процессов в организации проходят в автоматическом режиме, тем проще и удобнее их сотрудникам. Цифровизация, по своей сути, направлена на создание максимально комфортных условий для работы пользователей.

Делопроизводители могут не только исключить какие-то рутинные задачи, но и экономить время на поиске нужных документов.

1. Оперативный поиск каждого документа
2. Исключение потерь важных файлов
3. Хранение всей документов в одном месте
4. Прозрачность движения документации
5. Контроль этапов жизненного цикла работ.

Отметим, что изменения упрощают жизнь не только рядовых сотрудников, но и руководителей.

1. Повышение эффективности управления коллективом
2. Максимальная дисциплина персонала
3. Оперативность в ознакомлении с документами

Миф 4. ЭДО — это для других

Если Вы хотите стоять на месте и боитесь развиваться, то возможно ЭДО — не Ваша история. Если же Вам не безразлично развитие Вашей компании, и Вы стремитесь делать ее современной, то Вам пора переходить на электронное взаимодействие. Электронное делопроизводство уже давно стало конкурентным преимуществом на рынке, игнорировать его — явный шаг назад.

Доказано:

1. Отказ от бумаг и их обработки напрямую влияет скорость бизнес-процессов.
2. Ускоряется информационный поток — становится быстрее и качественнее обслуживание клиентов
3. Cовершенствуется взаимодействие с контрагентами.

Вся более подробная информация об электронном документообороте в компании в нашем специальном разделе — http://olimp.best/products/docflow.

Торопитесь. Вы можете сделать работу удобнее, а процессы прозрачнее уже прямо сейчас!