Главное Свежее Вакансии   Проекты
233 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

СОВЕЩАНИЯ И ЗАСЕДАНИЯ

При необходимости проведения совещаний, у сотрудников крупных предприятий возникает много вопросов: - Какой зал свободен на нужную дату? - Подходит ли свободный зал для проведения мероприятия? - Как правильно организовать процесс планирования? Ответы уже в статье

Совещания и заседания являются неотъемлемой частью работы каждой компании. Именно на таких мероприятиях обсуждают взлеты и падения, подводят итоги работы, намечают стратегии дальнейшего развития. Такие совещания как правило имеют регулярную периодичность и планируются заблаговременно на предстоящий год.

Планирование таких совещаний чаще всего не вызывает трудностей, расписание многих из них уже известно на год вперед. Другое дело оперативные мероприятия, которые возникают внепланово в течение года. Как правило на крупном предприятии бывает несколько залов, однако при необходимости провести внеплановый конкурс или партнерский форум возникает много вопросов:

  1. Какой зал свободен на нужную дату?
  2. Подходит ли свободный зал для проведения данного мероприятия?
  3. Какая вместимость зала?
  4. Имеется ли в зале необходимое оборудование?

Для решения вышеперечисленных вопросов в системе Олимп присутствует отличный функционал, позволяющий вносить коррективы в утвержденный план мероприятий без каких-либо сложностей.

МОДЕЛЬ РАБОТЫ ПО ПЛАНИРОВАНИЮ МЕРОПРИЯТИЙ В СИСТЕМЕ ОЛИМП:


ПОДГОТОВКА К МЕРОПРИЯТИЯМ

В системе уже присутствует перечень всех видов проводимых мероприятий:


Каждому мероприятию определено название, место проведения, председатель, секретарь, продолжительность, расписание, постоянные участники, шаблон повестки. Такая «заготовка» позволяет значительно ускорить процесс планирования совещания.

Также для планирования мероприятий важно понимать характеристики помещений, к примеру, для проведения форума необходим зал с большой вместимостью, а для проведения презентации нужно помещение со специальным оборудованием. Данная информация также доступна в системе Олимп.

В карточке места проведения мероприятия присутствуют следующие характеристики:

  1. вместимость (макс. кол. участников);;
  2. проекционное оборудование (проектор, монитор);
  3. звуковое оборудование;
  4. наличие трибуны, сцены;
  5. телеконференции (наличие оборудования для телемоста);
  6. площадь помещения;
  7. время (доступность помещения).


Такая информация поможет ориентироваться при выборе места проведения мероприятия в зависимости от его формата.

ПЛАНИРОВАНИЕ МЕРОПРИЯТИЙ

На указанную дату система автоматически рассчитывает и подготавливает план мероприятий на предстоящий год. В нем указаны залы и даты, в которые будут проводиться соответствующие совещания.


В течение года у разных служб возникает потребность провести совещание, планерку, поздравление или любое другое мероприятие. Чтобы сделать заявку на бронь нужного зала необходимо понимать какой зал и в какое время свободен. Для этого в системе Олимп разработан специальный режим «Планирование совещаний» в котором по дням отображается занятость тех или иных помещений.


Его задача проинформировать сотрудников о времени проведения мероприятий и местах, в которых эти мероприятия будут проводиться. Благодаря данному режиму сотруднику, работающему в программе, становится намного проще делать заявку на бронь того или иного помещения, поскольку система предоставляет наглядные данные о проводимых мероприятиях (календарная загруженность как всех залов, так и каждого в отдельности).

Комплексный подход к решению организации и проведения совещаний является залогом результативной работы всей компании в целом. Выбирайте для этого дела грамотного помощника — доверьте эту работу системе Олимп.

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Первые Новые Популярные
Комментариев еще не оставлено
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.