Маркировка парфюмерии: кейс крупного дистрибьютора по внедрению ЭДО

Обязательная маркировка парфюмерной продукции началась в России 1 октября 2020 года. Помимо обязательного нанесения на товары средств идентификации (кодов Data Matrix), производители, дистрибьюторы и продавцы должны также передавать в систему маркировки сведения о смене прав собственности на товар. Для такой товарной группы, как парфюмерия, оператор маркировки «Честный ЗНАК» предоставляет несколько вариантов, как это можно делать. Один из них — при помощи электронных универсальных передаточных документов (УПД), в которых указываются коды товара. Этот вариант подразумевает использование систем электронного документооборота (ЭДО).

Заказчик: исходные данные

С необходимостью внедрения маркировки на продукцию столкнулось ООО «Ноктюрн». Компания является одним из крупнейших дистрибьюторов парфюмерно-косметической продукции в Нижнем Новгороде, имеет складской комплекс и собственную службу доставки, интернет-магазин, широкую клиентскую базу. В нижегородском регионе «Ноктюрн» представляет более 200 российских и зарубежных производителей и поставляет их продукцию в более чем 2000 магазинов и аптек.

До необходимости маркировать парфюмерную продукцию и передавать сведения о ней в «Честный ЗНАК» компания не использовала ЭДО. Сотрудники работали в биллинговой системе, через которую проводились все расчеты с контрагентами. Развитием и обслуживанием этой системы занималась IT-компания «ИСТ».

Ввиду масштабов бизнеса ООО «Ноктюрн» стало ясно, что проект внедрения маркировки потребует комплексной проработки по выбору наиболее оптимального варианта передачи сведений о смене собственника на продукцию.

Постановка задачи

ООО «Ноктюрн» поставил перед «ИСТ» задачу — расширить функционал используемой системы для перехода на ЭДО в части реализации маркируемой продукции. Внедрение ЭДО не должно было никаким образом нарушить текущие бизнес-процессы компании или серьезно перестроить их. Необходимо было встроить функционал ЭДО в систему заказчика, с сохранением ее интерфейса.

Для передачи сведений о маркированной продукции заказчик выбрал вариант использования решения для ЭДО от оператора, как самый оптимальный и стратегически выгодный. ЭДО от оператора имеет ряд преимуществ.

Во-первых, ООО «Ноктюрн» работает с большим количеством поставщиков и покупателей, которые пользуются услугами разных операторов ЭДО. Чтобы беспрепятственно передавать электронные документы контрагентам на другом операторе, нужен роуминг. Такую услугу могут предоставить только операторы ЭДО.

Во-вторых, используя другие варианты для передачи сведений о товаре, которые предлагает оператор маркировки (работа через личный кабинет «Честного ЗНАКА» и прямая интеграция с ним), заказчик смог бы работать только с ограниченными типами документов: УПД и УКД. Он не смог бы обмениваться неформализованными документами, документами по электронным торгам и другими типами документов. Это накладывает определенные ограничения, и если для малого бизнеса они приемлемы, то для крупного предприятия — критичны.

Выбор оператора ЭДО

Нужно было выбрать оператора ЭДО, который подходил бы под требования крупного бизнеса. В первую очередь, оператор должен был обладать соответствующим опытом по реализации и выводу в промышленную эксплуатацию проектов с другими производителями и дистрибьюторами.

Также было важно, чтобы оператор предоставлял несколько решений по внедрению ЭДО в систему заказчика, а предлагаемое решение должно было быть гибким и простым для внедрения, обеспечивающим возможность настройки роуминга со всеми операторами ЭДО, с которыми работают поставщики и покупатели компании.

Третий критерий — это готовность предоставления консультационных услуг на каждом этапе проекта. Внедрение ЭДО требовало от специалистов «ИСТ» использования непрофильных компетенций, касающихся формата УПД, электронного документооборота, требований ЦРПТ, криптографии. В связи с этим нужно было либо собирать и изучать подобную экспертизу самостоятельно, либо расширять проектную команду, включив в нее специалистов со стороны.

Необходима была тандемная работа разработчиков, глубоко погруженных в систему заказчика, и специалистов оператора, которые знакомы со спецификой ЭДО. В результате был выбран оператор ЭДО «Такском».

Реализация проекта

Оператор предоставляет несколько вариантов интеграции ЭДО в учетные системы клиентов. Как наиболее простой был выбран перенос функционала ЭДО на базе набора готовых библиотек SDK.

Решение значительно сэкономило время проектной команды «ИСТ». Вместо изучения с нуля устройства электронного документооборота, оно позволило оперировать сервисом ЭДО на уровне команд. Отпала необходимость изучения принципов формирования специализированных контейнеров, служебных сообщений и других особенностей ЭДО. Выбранную библиотеку нужно было только адаптировать под используемую систему.

Удобство тестирования — еще одна из причин, почему было выбрано решение на базе SDK. Готовые наработки в виде тестовых приложений, содержащих открытый и прокомментированный программный код, которые дал оператор, существенно упростили работу программистам.

Сложности

Как и в любом проекте, всегда имеющем нюансы по части практической реализации сценариев работы пользователей с новым функционалом, в нем возникают сложности. Нужно было учитывать требования форматов, методические рекомендации ЦРПТ.

«Сложности возникали как на этапе тендера по выбору поставщика решения для ЭДО, так и на этапе реализации проекта. На этапе выбора оператора мы столкнулись с тем, что некоторые операторы были не готовы полноценно работать с маркированным товаром, работать в роуминге. На этапе реализации были сложности с использованием API, так как не все функции были реализованы, и не все было документировано. Но с помощью специалистов „Такском“ нам удалось получить недостающую информацию и реализовать почти весь задуманный функционал, либо — в каких-то случаях найти альтернативное решение», — пояснил Александр Лещев.

При этом те сложности, которые касались именно технологий ЭДО, были скрыты «внутри» самого решения от оператора, не создавая никаких дополнительных препятствий для работы пользователей.

Результаты

Работая в тандеме, проектной команде «ИСТ» и «Такском» удалось полностью внедрить электронный документооборот в используемые учетные системы заказчика за 8 месяцев (с июня по январь), что для крупного игрока рынка, имеющего сотни контрагентов, достаточно короткий срок.

Сейчас обмен электронными документами с контрагентами в компании «Ноктюрн» растет с геометрической прогрессией. Так, если в феврале, в начале вывода проекта в промышленную эксплуатацию, было передано более 500 электронных документов, в марте это число превысило 2000.

Через два месяца «Ноктюрн» уже обменивался электронными документами более чем с сотней контрагентов.

Для сотрудников, работающих с документами, роуминг незаметен.

«Запуск проекта осуществлен в намеченный срок. Созданный механизм позволяет вести закупки и дистрибуцию маркированного товара. В наших планах — расширить функциональность сервиса, в частности, автоматизировать процесс эмиссии кодов маркировки для производства и товарных остатков. В перспективе планируется внедрить данное решение и для наших клиентов — как крупных, так и не больших фирм и ИП, которые осуществляют розничную торговлю маркированным товаром», — комментирует текущие результаты от проекта и дальнейшие перспективы генеральный директор ООО «Ноктюрн» Алексей Зудилов.