Партнёрство разработчика платформы Docsvision и оператора электронного документооборота Такском позволило создать решение для клиентов, которым нужно комплексное внедрение ЭДО на предприятии: внутреннего и внешнего.
Платформа
Docsvision позволяет компании
выстроить внутреннюю среду для работы с документами, объединить в сквозные
бизнес-процессы распределённые департаменты и территориальные отделения. В
связи с переходом на удалённый или гибридный формат работы возрос интерес к полноценному
ЭДО со стороны двух типов клиентов:
· ранее
не внедрявших ЭДО в компании;
· уже
имеющих платформу Docsvision для внутрикорпоративного
ЭДО, но желающих подключить ЭДО с контрагентами.
К разработке единого решения для ЭДО
подтолкнули также требования законодательства по обязательному переводу всё
больших типов документов в электронный вид. ФНС разработала Концепцию
развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности
(утв. решением президиума Правительственной комиссии протоколом от 25 декабря
2020 г. № 34). В документе отмечается, что постепенное развитие ЭДО в России к
концу 2024 года может привести к приросту ВВП на 4-5 % накопленным итогом (в
процентах от ВВП 2019 г.).
В планах государства — до конца 2024 года
перевести в электронную форму 95 % выставляемых хозяйствующими субъектами
счетов-фактур, 70 % формируемых ими транспортных и товарных накладных.
Это подталкивает компании подключать комплексные
решения для ЭДО, чтобы автоматизировать свои процессы под требования закона.
Цели проекта
Бизнесу в ближайшие несколько лет
потребуется продукт на стыке внутреннего и внешнего ЭДО. Необходимо, во-первых,
предоставить клиентам возможность работать в формате одного окна, не
переключаясь между разными программами. Во-вторых — обеспечить в решении
бесшовное движение электронных документов, начиная с их получения от контрагента
и заканчивая итоговым согласованием внутри фирмы.
Решение задач
Платформа Docsvision направлена на закрытие задач внутреннего ЭДО, а сервисы Такскома — на организацию внешнего ЭДО, но с содержанием некоторых элементов
СЭДа. Партнёры создали решение, позволяющее объединить две функциональности — дать
клиентам возможность в режиме одного окна работать в цепочке внутреннего и
внешнего документооборота.
При поддержке специалистов Такском к
функциональности внутреннего ЭДО в платформе Docsvision добавлен полноценный сценарий работы и с внешними электронными
документами. В одном окне клиенты могут:
· обмениваться
формализованными документами (например — УПД, УКД) в обе стороны, т. е.
работать как с входящими, так исходящими документами;
· работать
с функциональностью одностороннего и двустороннего подписания документов;
· контролировать
статусы документов;
· обмениваться
документами с контрагентами, подключёнными к другим операторам ЭДО (в роуминге);
· обмениваться
запросами на аннулирование документов и подписывать с обеих сторон.
Как клиент работает в системе
Когда сотруднику необходимо согласовать
договор с контрагентом, в системе на базе платформы Docsvision
он создаёт соответствующий документ и отправляет его на согласование внутри
компании. Как правило, маршрут согласования определяет сама система в
зависимости от условий контракта: его суммы, контрагента и отдела, который
работает с документом. После согласования договора руководитель подписывает его,
а ответственный сотрудник отправляет его из внутренней системы в облако «Такском».
После подписания договора контрагентом его можно загрузить в систему Docsvision, проверить валидность подписи и все —
компании совершили юридически значимый обмен электронными документами.
Обратная ситуация, когда контрагент
отправил через сервис Такском документы на подписание клиенту Docsivison. В этом случае с помощью платформы Docsivison клиент может не только загрузить
полученные юридически значимые документы, но и отправить их на ознакомление или
согласование ответственным сотрудникам внутри компании в рамках СЭД, а после
подписания снова отправить контрагенту. При этом вся работа происходит в режиме
одного окна платформы Docsvision. Для
дополнительного удобства можно настроить уведомления по электронной почте о
поступлении новых документов на подписание в облаке Такском.