Система для управления фирмой по ремонту помещений

TEO – STORY была создана по техническому заданию фирмы, которая ремонтирует квартиры в новостройках и вторичном жилье.

Основное назначение проекта – автоматизация организационных и финансовых процессов, обеспечивающих ход ремонта:

• Создания, редактирования и хранения проектов;
• Учета материалов;
• Расчета параметров ремонта;
• Расчета заработной платы бригадира и прораба;
• Контроля движения денежных средств (оплаты от заказчиков, расходов на материалы, дополнительных авансов рабочим).

Программа https://teo-stroy.ru предусматривает как ручной ввод данных, так и автоматический расчет финансовых показателей. Благодаря ее функционалу руководитель фирмы всегда в курсе каждого текущего проекта и общего финансового состояния фирмы.

Как работала фирма заказчика до автоматизации

Несколько менеджеров принимали заказы по телефону и вносили данные в Excel таблицы. У фирмы не было своего склада, материалы закупались по факту взятия заказа. Кадровый учет и расчет выплат также велся в Excel.

С какими проблемами сталкивался руководитель:

• 1. Материалы несвоевременно поставлялись на объект;
• 2. Случались случаи недостачи материалов на объектах;
• 3. Не было четкого распределения заказов на первоочередные и более отсроченные;
• 4. Из-за несвоевременного заполнения данных по каждому объекту, руководителю было сложно проанализировать рентабельность фирмы, планирование бюджета происходило в последние дни месяца.

Разработка длилась 2 недели. После сдачи проекта сотрудники практически сразу приступили к работе, на изучение функционала ушло несколько дней.

Внутреннее устройство программы

Функционал программы рассчитан на администратора, менеджеров и прорабов. Система рассчитана на неограниченное число пользователей, филиалов и заказов.

Проекты

Вкладка необходима для создания, редактирования и хранения текущих заказов. Получив новую заявку на ремонт, менеджер заполняет электронную форму:

• адрес проекта;
• его стоимость;
• номер бригады;
• даты заключения и сдачи проекта.

По ходу выполнения заказа менеджер может редактировать каждый проект: добавлять новые материалы, виды расходов, менять параметры объекта.

В систему встроены формулы автоматического расчета:

• заработной платы;
• общей площади объекта;
• стоимости отделочных материалов;
• произведенных расходов;
• количества дней монтажа;
• рентабельности каждого заказа.

Администратор может вручную вводить в систему дополнительные данные – суммы штрафов, премий, авансов рабочим, расходы на инструмент. Также он видит, сколько подотчетных денег находится у каждого прораба.

Материалы

Папка для добавления и учета отделочных материалов.

Виды работ

Каталог всех услуг, которые предоставляет фирма.

Дополнительные расходы

Модуль для автоматического расчета основных и дополнительных расходов фирмы (заработных плат, авансов, оплаты аренды, транспорта, материалов, коммунальных услуг и прочего).

Пользователи

Системная папка, позволяющая администратору добавлять новых пользователей программы: их полные инициалы, должность, логин и дату регистрации.

Для каждого прораба и бригады в системе задается ставка в рублях за квадратный метр сданной работы. Эту информацию можно менять в зависимости от сложности и срочности проекта. Система автоматически рассчитает зарплату после ввода данных.

Бригады

Раздел для добавления и редактирования ремонтных бригад. Создавая заказ, менеджер выбирает необходимую бригаду из имеющегося списка и закрепляет за ней проект.

Итоги автоматизации

Директор фирмы по отделке квартир отметил, что в результате автоматизации управленческого и финансового учета:

• 1. В фирме наладилось общее планирование деятельности;
• 2. Анализ рентабельности выполненных заказов позволил выделить самые прибыльные и сделать акцент именно на них;
• 3. Контроль подотчетных средств и закупленных материалов исключил факты воровства на объектах;
• 4. Прозрачные сроки отделки и анализ поступления оплаты от заказчиков позволили классифицировать заказы по срочности и сдавать объекты вовремя;
• 5. Анализ расходов и доходов дал возможность определить рентабельность ремонтной деятельности в целом и искать новые пути развития и сокращения издержек.

Автоматизация управленческого и финансового учета вместе с TEO- STROY https://teo-stroy.ru/ позволяет повысить эффективность ремонтной фирмы в несколько раз.