Система управления документооборотом компании

Представляем вам программу, которая сделает документооборот прозрачным и контролируемым. Вы сможете разграничивать права доступа между пользователями системы, делегируя часть важных бумаг своим самым ответственным работникам.

Вам не придется беспокоиться за потерю, удаление или неправильное редактирование деловой информации. Забудьте об ошибках и сорванных контрактах навсегда.

Кому подойдет CRM-система:

• Агентствам недвижимости;
• Банковским организациям;
• Крупным предприятиям и компаниям.

Описание индивидуальной разработки

Система автоматизации документооборота была создана по заказу фирмы, сдающей в аренду офисные помещения. Помимо центрального офиса, у компании было несколько региональных филиалов. Весь документооборот велся по электронной почте.

С какими проблемами сталкивался руководитель компании:

• Сбоями при отправке финансовых и деловых документов. Сотрудники филиалов забывали отправлять договора одним клиентам, а другим могли отправить бумаги повторно;
• Долгим согласованием официальных бумаг. Требовался инструмент для одновременного электронного согласования документов в нескольких филиалах;
• Отсутствием конфиденциальности при работе с документами – требовалось разграничить доступ между сотрудниками.

За 2 недели была разработана система электронного документооборота, которая полностью автоматизировала движение документов внутри компании и ее филиалов. Благодаря программе поток документов был грамотно структурирован и организован. После разработки программа была передана в собственность заказчика.

Функционал CRM-программы

Система состоит из 3 основных модулей, рассчитанных на администратора и неограниченное количество пользователей. Администратор наделяет каждого сотрудника определенными правами и прописывает его роль в системе. Каждой роли соответствуют свои документы.

Рабочий стол

Статистический модуль, отображающий:

• общее число зарегистрированных в программе документов;
• виды ролей, предусмотренных в компании;
• группы документов, действующих в компании (внутренние, служебные, финансовые);
• количество документов, прошедших согласование.

Администратор может настроить сроки для отображения статистических данных – день, неделя, месяц.

Документы

Секция, необходимая для регистрации, хранения и согласования документов компании. Для добавления нового документа пользователь вводит в электронную форму его наименование и номер, контрагента, группу, к которой он относится, регион филиала и дату создания.

Наличие электронной подписи позволяет быстро согласовывать важные договора и экономить время руководства. Документы, требующие одобрения нескольких отделов компании, теперь утверждаются в 2 раза быстрее.

Каждый документ имеет свой статус – согласованный или ждущий согласования. Система позволяет найти нужный договор по 5 различным фильтрам. Утвержденные договора доступны всем пользователям программы, неутвержденные только тем, кто создал их или должен согласовать.

Справочники

Системная папка, доступная администратору программы. Состоит из нескольких секций, позволяющих:

• регистрировать и удалять пользователей программы;
• распределять роли и права доступа к определенным группам документов;
• добавлять новые филиалы компании;
• создавать группы документов по направлениям деятельности и важности согласования.

Результаты от автоматизации документооборота компании

Спустя месяц после сдачи индивидуальной программы, мы позвонили в фирму клиента и поинтересовались ее работой, а также итогами внедрения.

Внедрение системы электронного документооборотадало следующие положительные результаты:

• Количество ошибок и случаев утери документов сократилось в 3 раза - во всех филиалах резко повысилась дисциплина сдачи документов;
• За счет своевременной сдачи документации повысилась лояльность большинства клиентов и партнеров фирмы;
• Фирма стала своевременно сдавать бухгалтерскую отчетность;
• Руководство компании экономит время на утверждении и согласовании важных бумаг.

Автоматизируйте документооборот компании вместе с TEO - Technology to EveryOne, чтобы удаленно контролировать перемещение и согласование документов в любом филиале или отделе фирмы.