​Как правильно построить работу с удаленными сотрудниками

Теперь можно собрать команду опытных специалистов из разных стран, открывая новые возможности и перспективы для развития бизнеса. Но как выстроить коммуникацию с виртуальной командой и добиться эффективной работы от людей, которых ты никогда в глаза не видел? О своём опыте создания эффективных удалённых команд рассказывает Роб Роусон, сооснователь программ учёта рабочего времени Тайм Доктор и Staff.com.

Ещё на старте проекта, когда запускали Тайм Доктор, договорились с партнером Лиамом Мартином о создании бизнеса и управлении им удаленно. Даже если наша компания и вырастет до размеров Google - офиса у нас все равно не будет. Программа учета рабочего времени Тайм Доктор создаёт технологии для учета рабочего времени и контроля удаленного персонала. Вместо того, чтобы «тренироваться на кошках», проверяем разработки на себе. Поэтому, знаем, как никто другой, все нюансы организации и управления виртуальной командой, и все те сложности, с которыми сталкивается бизнес.

Кейс “Тайм Доктор”

Наши посиделки в Skype выросли в большую команду из 80 сотрудников, с разных концов мира. Ныне - наш бизнес работает как единый, слаженный механизм - четко, без погрешностей. Но так было не всегда. На этапе старта мы наделали достаточно ошибок. Основные проблемы, с которыми сталкивались - разница во времени, недостаток личного общения, порой не получалось контролировать систему. Как говорится, опыт берет дорого, зато объясняет доходчиво. Именно поэтому хочу поделиться своими навыками и рассказать, как нашей команде удалось решить все проблемы и стать, пожалуй, без лишней скромности, первой в мире большой компанией, которая построена полностью удаленно и при этом работает эффективно.

Как правило, стартап сталкивается с тремя слабыми местами: организация рабочего процесса, коммуникация с сотрудниками и их мотивация. Именно эти проблемы можно сделать сильными сторонами бизнеса, построенного на удаленной модели. Главное - изменить мышление, и не «цепляться» за офисные стереотипы.

Организация рабочего процесса

Проблема: При удаленной системе сложно понять, работает ли сотрудник над задачей или решает свои личные проблемы. В офисе он на виду, в любой момент можно вживую пообщаться о проекте.

Решение: Автоматизируйте бизнес с помощью приложений и программ.

В нашей компании вся бумажная «волокита» и бюрократия максимально автоматизирована. Это позволяет не увеличивать аппарат менеджмента, обходиться теми силами, что есть и получать отличный результат. Система управления штатом, отчетность потраченного персоналом времени, начисление зарплат, перевод денег, GPS-трекинг - наши собственные разработки.

Работая удаленно, большинство сотрудников легко закрываются в собственном панцире и включают режим «хоть бы никто не тревожил». Программа учета рабочего времени Тайм Доктор избавляет владельца бизнеса от необходимости постоянно проверять, все ли члены команды работают. Программа самостоятельно создаст отчет и предоставляет его в виде скриншотов с экрана компьютеров, показывает, какие сайты и приложения используются подчиненными, куда и на какие таски потрачено время. Как правило, только наличие этих программ стимулирует коллег работать дисциплинированно, ответственно и на результат.

Управление маркетинговыми проектами ведём в Basecamp, задания разработчиков - в Jira. Рабочие документы храним в приложении Google Drive. Благодаря интеграции приложений с программой учета времени (их более 30 - с учет времени работы в Asana, ZenDesk, Trello, Slack, Podio, Teamwork.) задачи появляются в интерфейсе «Тайм Доктора», приступив к работе, коллеги включают таймер, а по завершению - нажимают стоп. Таким образом, видим, сколько времени и над каким вопросом трудился человек.

Проблема: Утверждение каждого шага с владельцем бизнеса отнимает много времени и снижает эффективность конкретного сотрудника, тормозит развитие компании в целом.

Решение: Метод CEO Flow

Книга Аарона Росса «Predictable Revenue» помогла пересмотреть мои взгляды на иерархию и опробовать результативный метод CEO Flow.

Идея простая - один начальник не всегда может эффективно давать указание абсолютно всем сотрудникам. Иногда персонал больше понимает в ситуации и может принять более правильное решение для компании. Они находятся ближе к делу и являются более гибкими, знают собственные возможности и ограничения. Владелец бизнеса всегда заинтересован в менеджерах с большим потенциалом, которые развиваются, двигаются вперед, реализовывают интересные идеи, выводя фирму на уровень выше. Сотрудники, которые не берут на себя ответственность за принятие своего решения - тупеют и трансформируются в ненужный ресурс.

CEO Flow - долгосрочная стратегия, где нужно направлять глобальный ход мыслей персонала в нужную для компании сторону. В иерархии CEO Flow каждый член команды должен чувствовать себя мини-CEO. Таким образом, решения принимаются быстро, менеджеры чувствуют себя значимей, их уровень удовлетворенности выше, рабочие процессы текут стремительнее. Во многих успешных компаниях разрешено сотруднику принимать решения в пределах определенного бюджета самостоятельно. Например, в нашей компании персоналу не требуется подтверждение свыше, если цена вопроса менее 50 долларов. Скажу вам прямо: наделив таким полномочием менеджеров, люди работают эффективней, проекты реализовывают быстрей.

Если говорить о Тайм Доктор, автономную систему внедрили в самом начале нашего пути. Безусловно, не стоит исключать наличие ошибок, совершенных коллегами. Но если честно, в такой модели мы наблюдаем больше позитива, нежели отрицательных последствий. Например, один наш сотрудник захотел обогатиться знаниями в области SEO. Он сам предложил посвятить этому часть своего рабочего времени. На перспективу нашей компании действительно нужна была помощь в необъятном пространстве оптимизации. Получилось, что менеджер не просто преуспел, он помог отделу SEO добиться масштабных результатов.

Коммуникация

Проблема: Личная коммуникация эффективней, нежели виртуальная.

Решение: С удаленной командой нужен "over-communication" - в два раза больше общения через каналы связи.

С таким большим штатом, состоящим из 80 человек, большинство коллег друг друга никогда не видели. Мы являемся одной из первых серьезных компаний в мире без центрального офиса и считаем, что затеваем некую новую волну в IT индустрии, набивая шишки, приобретая опыт и улучшая коммуникацию с удаленной командой.

Пытаемся нанимать и распределять сотрудников по двум главным для нас часовым поясам - Филиппины и Канада. Такой подход помогает коллективу выстроить правильную взаимосвязь - общение происходит чаще в два раза, чем в компаниях, где все работают в одном пространстве.

Ежедневную коммуникацию выстраиваем в онлайн чате на платформе Slack. Здесь у нас есть определенные каналы, где обсуждение вопросов разделяется по темам - рабочим и чилл-аут (что не связано с работой). Видеоконференции устраиваем через Google Hangouts.

Один раз в неделю организовываем “coffee breaks”- сообщаем двум сотрудникам, что у них совпала произвольная 15-ти минутная встреча за чашечкой кофе и обсуждение любых тем, кроме работы. Не обсуждать работу получается редко т.к всегда накапливаются вопросы к любому из сотрудников. Еженедельно с каждым сотрудником СЕО проводят личные совещания, подбивая отчеты о проделанной работе и устанавливая цели на неделю вперед.

Ежемесячно проводим открытые Q&A сессии, где команда получает ответы от учредителей на любые вопросы. Встречи отделов собираем 2 раза в году - девелоперов в Европе, а те, кто ответственный за продажи, поддержку, маркетинг - прилетают на Филиппины.

Для учредителей и тим-лидеров установлены свои правила коммуникации: “inbox zero policy”. Им нельзя моментально реагировать на все письма. В приоритете - срочные, второстепенные письма архивируем, решаем, по мере накопления, настраиваем фильтры Gmail.

Если нет постоянного общения с командой, теряется контроль. Нет контроля - нет прибыли

Мотивация

Для мотивации разбросанных по всему миру специалистов используются классические приемы в виде карьерного и личностного роста, достойной зарплаты, социальных привилегий.

Сотрудник сам выбирает, чем хочет заниматься в компании, если не нравится определенная деятельность - смело может перейти в другой отдел.

Ещё работник ежемесячно использует 2 полных рабочих дня на самообучение. Он сам выбирает - курсы по повышению квалификаций или прочтение полезной литературы. Учебный материал утверждается в начале каждого квартала для каждого сотрудника по отдельности. Интересные моменты, взятые из учебы в последствии обсуждаются со всей командой. Предоставляем коллегам фул-тайм - 15 оплачиваемых рабочих дней в году. Удобно, что служащему не нужно отпрашиваться в отпуск заранее, за пару месяцев. Если ему надо уйти прямо завтра - он просто предупреждает об этом. Раз в три года оплачиваем сослуживцам любой курс личностного развития, не связанный с работой.

А если заболел - компания высылает подарок из-за границы, оплачивает госпитализацию.

Ну и самая привлекательная “плюшка” удаленной работы - служащий сам выбирает когда ему работать - в выходные, днём или ночью. Главное - трудиться 160 часов в месяц.

Напоследок скажу, что схема ведения бизнеса с каждым днём стремительно меняется. Чтобы оставаться в числе лучших и сильных компаний, зарабатывающих огромные состояния и делающих мир лучше - необходимо держать руку на пульсе и шагать в ногу со временем. Все мы наблюдаем, как вектор бизнеса движется в сторону Интернета. А это означает, что завтра-послезавтра все больше российских предпринимателей пересмотрят свои взгляды на бизнес, откроют онлайн офисы и возглавят удаленные команды. Поэтому, использование тайм-трекеров с каждым днём становится просто необходимостью. Программа учёта рабочего времени отслеживает движения мыши, активность клавиатуры, запущенные приложения. В это время сотрудники находятся на пике продуктивности.

Наши инструменты:

Общая коммуникация и тимбилдинг: Slack — рабочий чат, Yammer — закрытая социальная сеть для сотрудников.

Звонки и встречи: Skype, GoToMeeting и Google Hangouts. Кстати, мы написали статью о том как сравнивали Slack как аналог скайпа.

Управление проектами: маркетинг - Basecamp, разработчики - Jira.

Для быстрой организации встреч - Calendly.

Для дизайнеров: Mural и Invision (визуальная коммуникация: комментарии, правки, идеи). Zeplin (для совместной работы дизайнеров и девелоперов — проблемный момент во многих командах).